Imagine esto:
una sala de reuniones tapada en el apogeo del verano. Hablador Tom es sólo escribir sobre algo que ni siquiera es relevante para el tema en cuestión. Son siete preciosos minutos en tu hora de almuerzo. Tu estómago está empezando a retumbar. El tic-tac del reloj en la pared es de repente más fuerte
all todos hemos estado allí.
el encuentro sin fin.,
si te preocupa cómo se gastan las reuniones en tu negocio, no te preocupes, no estás solo. Según una encuesta realizada a 1.000 empleados de oficina en todo el Reino Unido, el empleado promedio pasa casi 11 horas cada semana preparándose y asistiendo a 4,4 reuniones, de las cuales 2,6 se consideran innecesarias. Este tiempo perdido le cuesta a las empresas del Reino Unido la friolera de £191 mil millones al año, ¡imagínese cuánto cuesta en todo el mundo!
tiene que haber una mejor manera.
en este artículo, vamos a mostrarle 8 ideas de reuniones de personal que pueden garantizar que su tiempo siempre esté bien empleado.,
Contenido del Artículo
1. Establecer una agenda
parece simple, ¿verdad?
y, sin embargo, todos hemos estado en una reunión donde la agenda estaba completamente ausente o, en el mejor de los casos, muy suelta.
una agenda clara que repase exactamente lo que desea cubrir, y los resultados que le gustaría lograr puede ayudar a dirigir su reunión en la dirección correcta y asegurarse de que el tiempo de todos esté bien empleado.,
Si encuentra que las cosas se están alejando de su agenda, puede tomar una nota para discutir esos temas en otro momento, antes de regresar a lo que ha planeado discutir.
tampoco necesitas pasar demasiado tiempo en tu agenda. Basta con una lista de verificación.
y es importante asegurarse de que todos sean conscientes de ello. Las Project.co la plantilla de reunión de equipo es perfecta para crear un espacio donde todos puedan mantenerse al día sobre las próximas reuniones., Puede invitar a miembros del equipo, agregar su agenda e incluso crear tareas que se pueden asignar a las personas correctas y actuar antes o después de la reunión.
El mayor culpable de estas reuniones sin agenda son las reuniones recurrentes. Las capturas diarias o semanales. Las reuniones vagamente nombradas de ‘ventas’ o ‘marketing’.
estas reuniones pueden ser de suma importancia, pero ¿estás obteniendo lo máximo de ellas?
incluso con reuniones regulares para ponerse al día, es importante saber exactamente de qué se está poniendo al día.,
una agenda bien mapeada enviada a todos el día anterior puede marcar la diferencia. Todo lo que necesita hacer es pensar en lo que ha sucedido desde su última reunión y hablar de eso, específicamente. Esto podría ser una reciente campaña de redes sociales que lanzó o un resumen de nuevos clientes en su canal de ventas.
sea lo que sea que estés discutiendo, una agenda puede ayudar a mantener las cosas breves y en el camino correcto.
2. Asignar un tomador de notas
algo de lo que todos podemos ser culpables de vez en cuando es olvidarnos de nuestras reuniones tan pronto como salimos de la sala., Ya nos estamos acercando a la siguiente cosa.
al asignar un tomador de notas, puede asegurarse de que las actas de las reuniones se anoten y compartan con el equipo. De esa manera, todo el mundo tiene algo a lo que referirse. Las notas incluso se pueden usar para recordar a las personas lo que deben hacer después de la reunión.
Por supuesto, esperarías que todos escribieran sus propias notas, ¡y pueden! Pero también es una buena práctica tener un conjunto de notas imparciales que cubran todo lo que se discutió de una manera práctica.,
para hacer esto, asigne un tomador de notas para grabar las notas de la reunión (¡tenemos una plantilla que es perfecta para esto!). Este debe ser su papel principal para la reunión para que no se distraigan y descuiden la tarea.,
Aquí hay un ejemplo rápido de notas o minutos para una reunión que discuten una transición al trabajo remoto:
transición al trabajo remoto
- se aplicarán las horas de trabajo normales
- Cada equipo tendrá un check-in MATUTINO
- Los gerentes completarán un informe de fin de día que resume los logros del día
- Use Slack para la comunicación instantánea
- Use Zoom para conferencias telefónicas y reuniones
Este es un ejemplo muy simple, pero cubre los aspectos básicos de cómo deben ser las notas o actas de la reunión.
3., Permitir ‘tiempo de búfer’
mientras que es importante asegurarse de que su tiempo está bien empleado, también es importante ser realista. Nunca vas a ser capaz de planificar una reunión hasta el minuto, así que permite un poco de «tiempo de amortiguación» cuando las cosas se salen de la pista.
El Tiempo de búfer es exactamente como suena. Es un corto período de tiempo que se puede utilizar como un búfer entre tareas, o en este caso, temas de reuniones.
es probable que el comienzo y el final de sus reuniones sean los más disruptivos, mientras que todos reciben saludos y despedidas fuera del camino., Así que incluir 5 minutos más o menos a cada lado para chit-chat como este podría ayudarle a pronosticar el tiempo que tiene que pasar en otras partes de su agenda.
4. Asignar un líder de reunión
permitir el tiempo de búfer está muy bien, pero también es importante asignar un líder de reunión para garantizar que las cosas vuelvan a su rumbo rápidamente.
¡después de todo, no querrás pasar la mitad de la reunión hablando de lo que todos comieron en la cena anoche!
al asignar un líder de reunión, puede asegurarse de que se siga su agenda y de que el tiempo se use de manera efectiva.,
y esto no tiene que ser el papel del miembro más alto del personal en la sala, cualquiera podría ser nombrado como el líder de la reunión.
puede designar a la persona que esté más involucrada con el tema en cuestión, por ejemplo, si está hablando de ventas, deje que uno de los miembros de su equipo de ventas lidere la reunión.
también podría ser genial tomarlo por turnos y averiguar qué persona es naturalmente la mejor en las reuniones líderes.
5. Enviar un correo electrónico de seguimiento
Además de escribir las minutas de la reunión, también ayuda enviar un correo electrónico de seguimiento a tu equipo., Esto debería servir como un recordatorio de lo que se discutió y también puede incluir algunos puntos de acción para diferentes miembros del equipo.
Aquí hay un ejemplo usando el mismo tema de la reunión que usamos anteriormente:
como puede ver, este correo electrónico resume rápidamente los puntos importantes de la reunión, proporciona puntos de acción a las personas y establece una fecha para próxima reunión. Simple, pero eficaz!,
enviar un correo electrónico de seguimiento como este es una buena manera de garantizar que el tiempo se gasta bien porque se asegura de que los puntos de acción se completen antes de la próxima reunión.
sin un correo electrónico de seguimiento, podría hacer que los miembros del personal olvidaran lo que se suponía que debían hacer y crearan retrasos o cuellos de botella en la próxima reunión.
6. Pruebe lightning jams
hasta ahora hemos discutido ideas que pueden mejorar sus reuniones actuales, pero ¿qué tal una nueva forma de hacer reuniones todos juntos?
¡conoce a lightning jams!
Lightning jams puede ayudar a tu equipo a tomar decisiones más rápidas., Y en realidad son bastante divertidos.
a todos en la sala se les da un montón de notas post-it y se les invita a escribir tantos problemas, Problemas o simplemente temas de discusión que puedan en 4 minutos.
el líder de la reunión debe actuar como moderador aquí, cronometrando el ejercicio y también asegurando que los miembros del equipo no consulten.
al final de los cuatro minutos, las notas post-it se muestran frente a todos (los duplicados se pueden descartar) y luego cada miembro del equipo recibe 3 puntos pegajosos., Pueden usar estos puntos pegajosos para votar en las notas post-it que sienten que resaltan los tres temas o temas más importantes.
Los temas con la mayoría de votos son aquellos que se centran en la reunión.
esa es una versión muy simplificada de lightning jams y hay mucho más que puedes hacer para que este ejercicio sea más cronometrado y estructurado. Si tienes tiempo, echa un vistazo a este vídeo para obtener más información:
7. ¡No te sientes!,
otra forma interesante de aprovechar al máximo sus reuniones es ponerse de pie! A nadie le gusta estar de pie durante largos períodos y, por lo tanto, se sabe que las reuniones de pie son bastante productivas.
Las reuniones de pie son tan productivas de hecho que se han implementado en algunas metodologías populares de gestión de proyectos, como Scrum.
Además, le da a todos un descanso de estar sentados en sus escritorios todo el día!
8., Pruebe su tecnología de antemano
más y más equipos están trabajando de forma remota en estos días, y si ese es el caso de su equipo, entonces ayuda a dar a la tecnología de llamada de conferencia que está utilizando un poco de prueba de manejo más temprano en el día.
Puede ser muy frustrante para todos si se suponía que la reunión comenzara a las 10 a. m., ¡pero aún estás esperando que Skype Business se descargue a las 10:10!
una prueba rápida del enlace de la reunión tomará segundos, y si detecta algún error, habrá ahorrado tiempo a todos al corregirlo antes de la reunión.,
también ayuda a usar Google Calendar (o cualquier aplicación de calendario gratuita) para programar sus reuniones. Con Google Calendar, puede enviar invitaciones por correo electrónico y averiguar quién está y quién no está disponible para la reunión:
Pensamientos finales
aquí en Project.co ¡estamos locos por la gestión del tiempo! Creemos que es absolutamente vital para dirigir un negocio exitoso.
nos hemos esforzado por hacer algo que creemos que podría ahorrarle tiempo a su equipo cuando se trata de su próxima reunión., Nuestra plantilla ‘reunión de equipo’ ha sido diseñada para ayudarte a planificar y mejorar las reuniones que tienes con tu equipo.
Puede invitar a su equipo, preparar sus notas, Agregar archivos, establecer puntos de acción y mucho más, todo dentro de un proyecto privado. Haga clic aquí para probarlo de forma gratuita.
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