Foto toto:
dusná zasedací místnost ve výšce léta. Talkative Tom je droning dál a dál o něčem, co není ani relevantní k tématu na dosah ruky. Je to sedm minut do vaší obědové hodiny. Váš žaludek začíná rachotit. Tikání hodin na zdi je najednou hlasitější…
…všichni jsme tam byli.
nekonečné setkání.,
Pokud máte obavy z toho, jak jsou tráveny schůzky ve vašem podnikání, nebojte se, nejste sami. Podle průzkumu 1000 kancelářských pracovníků po celé Velké Británii tráví průměrný zaměstnanec každý týden téměř 11 hodin přípravou a účastí na schůzkách 4.4, přičemž 2.6 z těchto schůzek považuje za zbytečné. Tento promarněný čas stojí britské podniky neuvěřitelných 191 miliard liber ročně-jen si představte, kolik to stojí po celém světě!
musí existovat lepší způsob.
v tomto článku vám ukážeme nápady na setkání zaměstnanců 8, které zajistí, že váš čas bude vždy dobře strávený!,
obsah článku
1. Nastavit agendu
se zdá jednoduché, že?
a přesto jsme byli všichni na schůzce, kde agenda zcela chyběla nebo, v nejlepším případě, velmi volná.
jasný program, který jde nad přesně to, co chcete pokrýt, a výsledky chcete dosáhnout, vám může pomoci řídit své jednání správným směrem, a ujistěte se, že všichni čas je dobře strávený.,
Pokud zjistíte, že věci jsou v pohybu pryč z vašeho programu, můžete učinit poznámku k projednání ty položky, jiný čas, než se řízení zpět k tomu, co jste v plánu probrat.
také nemusíte trávit příliš mnoho času na svém programu. Stačí jen kontrolní seznam s kulkou.
a je důležité se ujistit, že si to všichni uvědomují. Projekt.co tým setkání šablona je ideální pro vytvoření prostoru, kde si každý může udržet až do dnešního dne o nadcházejících schůzkách., Můžete pozvat členy týmu, přidat svůj program a dokonce vytvořit úkoly, které lze přiřadit správným lidem a jednat před nebo po schůzce.
Tento největší viník těchto schůzek „bez agendy“ je opakující se schůzky. Denní nebo týdenní úlovky. Nejasně pojmenovaná „prodejní“ nebo „marketingová“ setkání.
tato setkání mohou být nanejvýš důležitá, ale dostáváte z nich maximum?
i při pravidelných setkáních je důležité přesně vědět, co doháníte.,
dobře zmapovaná agenda, kterou každý den předtím poslal, může změnit. Vše, co musíte udělat, je přemýšlet o tom, co se stalo od vašeho posledního setkání, a mluvit o tom, konkrétně. Mohlo by to být nedávná kampaň sociálních médií, kterou jste spustili, nebo roundup nových klientů ve vašem prodejním potrubí.
ať už diskutujete o čemkoli, agenda může pomoci udržet věci stručné a na správné cestě.
2. Přiřadit poznámka-příjemce
něco, co můžeme všichni být vinni čas od času se zapomíná na naše setkání, jakmile opustíme místnost., Už se chystáme na další věc.
přiřazením poznámky-příjemce, můžete zajistit, že vaše minuty schůzky jsou zapisovány a sdíleny s týmem. Tímto způsobem, každý má co odkazovat zpět. Poznámky mohou být dokonce použity k připomenutí lidem o tom, co jsou povinni dělat po setkání.
samozřejmě byste očekávali, že každý napíše své vlastní poznámky-a mohou! Je však také dobré mít soubor nestranných poznámek, které pokrývají vše, o čem se diskutovalo věcným způsobem.,
Chcete-li to provést, přiřaďte jednu poznámku k záznamu poznámek ke schůzce (máme šablonu, která je pro to ideální!). To by mělo být jejich hlavní úlohou pro setkání, aby se nerozptylovali a nezanedbávali úkol.,
Zde je rychlý příklad poznámky nebo minuty pro jednání, které diskutovalo o přechodu na práci na dálku:
Přechod na práci na dálku
- Normální pracovní doba bude platit
- Každý tým bude mít ranní check-in
- Manažeři kompletní end-of-den zprávu shrnující den úspěchy
- Použití Slack pro okamžitou komunikaci
- Použijte Zoom pro konferenční hovory a schůzky
Toto je velmi jednoduchý příklad, ale to pokrývá základy toho, co setkání poznámky nebo minuty by měl vypadat.
3., Povolit „buffer time“
i když je důležité zajistit, aby váš čas byl dobře strávený, je také důležité být realistický. Nikdy nebudete moci naplánovat schůzku až na minutu, takže nechte nějaký „vyrovnávací čas“, když se věci dostanou mimo trať.
doba vyrovnávací paměti je přesně to, co to zní. Je to krátké množství času, které lze použít jako vyrovnávací paměť mezi úkoly, nebo v tomto případě, setkání s tématy.
je pravděpodobné, že začátek a konec vašich schůzek bude nejvíce rušivý, zatímco každý dostane pozdravy a rozloučení z cesty., Takže včetně 5 minut nebo tak na obou stranách pro chit-chat, jako je tento, vám může pomoci předpovědět čas, který musíte strávit na jiných částech vaší agendy.
4. Přiřazení vůdce schůzky
umožňující čas vyrovnávací paměti je vše v pořádku a dobré, ale je také důležité přiřadit vůdce schůzky, aby se zajistilo, že se věci rychle vrátí na trať.
koneckonců, nechcete strávit polovinu schůzky mluvením o tom, co všichni jedli na večeři včera večer!
přiřazením vůdce schůzky můžete zajistit, aby byla vaše agenda dodržována a že čas je efektivně využíván.,
a to nemusí být role Nejvyššího zaměstnance v místnosti, kdokoli by mohl být jmenován vůdcem schůzky.
můžete jmenovat osobu, která je nejvíce zapojena do daného tématu, například pokud mluvíte o prodeji, nechte jednoho z vašich členů prodejního týmu vést schůzku.
mohlo by to být také skvělé, aby se to střídalo a zjistilo, která osoba je přirozeně nejlepší na vedoucích setkáních.
5. Pošlete následný e-mail
kromě zapsání minut schůzky pomáhá také odeslat následný e-mail vašemu týmu., To by mělo sloužit jako připomínka toho, o čem se diskutovalo, a může také zahrnovat některé akční body pro různé členy týmu.
Zde je příklad použití stejné téma schůzky jsme používali výše:
Jak můžete vidět, tento e-mail rychle shrnuje důležité body z jednání, dává lidem akčních bodů, a stanoví datum pro příští setkání. Jednoduché, ale efektivní!,
Odesílání a sledování e-mail, jako je tento, je dobrý způsob, jak zajistit dobře strávený čas, protože to zajišťuje, že akční body jsou dokončeny před dalším zasedáním.
Bez navazující e-mail, můžete mít zaměstnanci zapomenout, co by měli dělat a vytváření zpoždění nebo překážek v příští schůzi.
6. Vyzkoušejte bleskové džemy
zatím jsme diskutovali o nápadech, které mohou zlepšit vaše aktuální schůzky-ale co nový způsob, jak dělat schůzky dohromady?
seznamte se s bleskovými džemy!
bleskové zácpy mohou vašemu týmu pomoci rychleji se rozhodovat., A ve skutečnosti jsou docela zábavné.
každý v místnosti dostane hromadu post-it poznámek a vyzván, aby si zapsal co nejvíce problémů, problémů nebo jednoduše témat diskuse, která mohou za 4 minuty.
vedoucí schůzky by zde měl působit jako moderátor, načasovat cvičení a také zajistit, aby se členové týmu nedohodli.
na konci čtyř minut se před každým zobrazí poznámky post-it (duplikáty lze zlikvidovat) a každý člen týmu dostane 3 lepivé tečky., Mohou použít tyto lepivé tečky k hlasování o příspěvku-poznamenává, že se cítí zvýraznit tři nejdůležitější otázky nebo témata.
témata s nejvíce hlasy jsou ty, které se vám soustředit se na setkání.
to je velmi zjednodušená verze bleskových džemů a je toho mnohem víc, co můžete udělat, aby to bylo více načasované a strukturované cvičení. Pokud máte čas, podívejte se na toto video a dozvíte se více:
7. Nesedej si!,
dalším zajímavým způsobem, jak z vašich schůzek vytěžit maximum, je vstát! Nikdo nemá rád, aby se postávat po dlouhou dobu, a tak vstát setkání je známo, že je docela produktivní.
Stand up meetings jsou ve skutečnosti tak produktivní, že byly skutečně implementovány do některých populárních metodik řízení projektů, jako je Scrum.
Plus, to dává každému pauzu od sedí u svých stolů po celý den!
8., Otestujte si své tech předem
stále více a Více týmů na dálku, v těchto dnech, a pokud je to případ pro váš tým pak pomáhá se dát na konferenční volání technologie, kterou používáte malý test-drive dříve v den.
to může být opravdu frustrující pro každého, pokud schůzka měla začít v 10 hodin, ale stále čekáte na Skype Business ke stažení v 10: 10!
rychlý test zasedání odkaz bude trvat několik sekund, a pokud si všimnete nějaké chyby, pak jste spaseni všichni čas tím, že jejich upevnění před zasedáním.,
pomáhá také používat Kalendář Google (nebo jakoukoli bezplatnou aplikaci kalendáře) k plánování schůzek. S Google Calendar, můžete poslat e-mail zve a zjistit, kdo je a není k dispozici pro setkání:
Poslední Myšlenky
Tady na Projekt.co jsme blázen o time managementu! Věříme, že je naprosto zásadní pro úspěšné podnikání.
šli jsme do úsilí udělat něco, o čem si myslíme, že by mohlo ušetřit váš týmový čas, pokud jde o vaši další schůzku., Naše šablona „Team Meeting“ byla navržena tak, aby vám pomohla naplánovat a zlepšit schůzky, které máte se svým týmem.
můžete pozvat svůj tým, připravit si poznámky, Přidat soubory, nastavit akční body a ještě mnohem více – vše v rámci jednoho soukromého projektu. Klikněte sem a vyzkoušejte to zdarma.
Leave a Reply