imaginez ceci:
Une salle de réunion étouffante en plein été. Tom bavard bourdonne encore et encore sur quelque chose qui n’est même pas pertinent pour le sujet à portée de main. Il est sept minutes précieuses dans votre heure de déjeuner. Votre estomac commence à gronder. Le tic-tac de l’horloge sur le mur est soudainement plus fort…
…nous avons tous été là.
L’interminable réunion.,
Si vous êtes préoccupé par la façon dont les réunions dans votre entreprise sont dépensées, ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas seul. Selon une enquête menée auprès de 1 000 employés de bureau au Royaume-Uni, l’employé moyen passe près de 11 heures par semaine à se préparer et à assister à 4,4 réunions, 2,6 de ces réunions étant jugées inutiles. Ce temps perdu coûte aux entreprises britanniques un énorme milliard de £191 par an-imaginez combien cela coûte dans le monde entier!
il doit y avoir un meilleur moyen.
dans cet article, nous allons vous montrer 8 idées de réunions du personnel qui peuvent vous assurer que votre temps est toujours bien dépensé!,
Contenu de l’Article
1. Définir un agenda
semble simple, non?
et pourtant, nous avons tous été à une réunion où l’ordre du jour était complètement absent ou, au mieux, très lâche.
un ordre du jour clair qui couvre exactement ce que vous voulez couvrir et les résultats que vous souhaitez atteindre peuvent aider à orienter votre réunion dans la bonne direction et à vous assurer que le temps de chacun est bien dépensé.,
Si vous constatez que les choses s’éloignent de votre ordre du jour, vous pouvez prendre une note pour discuter de ces éléments une autre fois, avant de revenir sur ce que vous avez prévu de discuter.
vous n’avez pas besoin de passer trop de temps sur votre agenda, non plus. Juste une liste de contrôle à puces fera l’affaire.
et il est important de s’assurer que tout le monde en est conscient. Le Project.co le modèle de réunion d’équipe est parfait pour créer un espace où tout le monde peut se tenir au courant des réunions à venir., Vous pouvez inviter des membres de l’équipe, ajouter votre agenda et même créer des tâches qui peuvent être attribuées aux bonnes personnes et mises en œuvre avant ou après la réunion.
le plus grand coupable de ces réunions « sans agenda » est les réunions récurrentes. Les rattrapages quotidiens ou hebdomadaires. Les réunions vaguement nommées « ventes » ou « marketing ».
ces réunions sont peut-être de la plus haute importance, mais en tirez-vous le maximum?
même avec des réunions de rattrapage régulières, il est important de savoir exactement ce que vous rattrapez.,
un agenda bien cartographié envoyé à tout le monde la veille peut faire toute la différence. Tout ce que vous avez à faire est de penser à ce qui s’est passé depuis votre dernière réunion et d’en parler, en particulier. Il peut s’agir d’une récente campagne sur les réseaux sociaux que vous avez lancée ou d’un tour d’horizon de nouveaux clients dans votre pipeline de ventes.
quoi que vous discutiez, un ordre du jour peut aider à garder les choses brèves et sur la bonne voie.
2. Assigner un preneur de notes
quelque chose dont nous pouvons tous être coupables de temps en temps, c’est d’oublier nos réunions dès que nous quittons la salle., Nous nous dirigeons déjà vers la prochaine chose.
en assignant un preneur de notes, vous pouvez vous assurer que vos procès-verbaux de réunion sont notés et partagés avec l’équipe. De cette façon, tout le monde a quelque chose à se référer. Les notes peuvent même être utilisées pour rappeler aux gens ce qu’ils sont tenus de faire après la réunion.
bien sûr, vous vous attendez à ce que tout le monde écrive ses propres notes – et ils le peuvent! Mais c’est aussi une bonne pratique d’avoir un ensemble de notes impartiales qui couvre tout ce qui a été discuté de manière factuelle.,
pour ce faire, assignez un preneur de notes pour enregistrer les notes de réunion (nous avons un modèle parfait pour cela!). Cela devrait être leur rôle principal pour la réunion afin qu’ils ne soient pas distraits et ne négligent pas la tâche.,
Voici un exemple rapide de notes ou de procès-verbaux pour une réunion qui a discuté d’une transition vers le travail à distance:
Transition vers le travail à distance
- les heures de travail normales s’appliqueront
- chaque équipe aura un check-in du matin
- Les gestionnaires pour remplir un rapport de fin de journée résumant les réalisations de la journée
- utilisez Slack pour la communication instantanée
- utilisez Zoom pour les conférences téléphoniques et les réunions
c’est un exemple très simple, mais il couvre les bases de ce à quoi devraient ressembler les notes ou les procès-verbaux de réunion.
3., Permettre ‘tampon’
Tandis qu’il est important de s’assurer que votre temps est bien passé, il est également important d’être réaliste. Vous ne serez jamais en mesure de planifier une réunion jusqu’à la minute, alors prévoyez un peu de « temps tampon » lorsque les choses déroutent.
Tampon est exactement ce que cela ressemble. C’est un court laps de temps qui peut être utilisé comme tampon entre les tâches, ou dans ce cas, les sujets de réunion.
Il est probable que le début et la fin de vos réunions seront les plus perturbants, tandis que tout le monde reçoit des salutations et des adieux de la route., Donc, y compris 5 minutes ou deux de chaque côté pour chit-chat comme celui-ci pourrait vous aider à prévoir le temps que vous devez passer sur d’autres parties de votre agenda.
4. Assigner un responsable de réunion
Il est tout à fait bon D’accorder du temps tampon, mais il est également important d’assigner un responsable de réunion pour que les choses se remettent rapidement sur les rails.
Après tout, vous ne voulez pas passer la moitié de la réunion à parler de ce que tout le monde a mangé pour le dîner hier soir!
en assignant un responsable de réunion, vous pouvez vous assurer que votre ordre du jour est suivi et que le temps est utilisé efficacement.,
et cela ne doit pas nécessairement être le rôle du membre le plus élevé du personnel dans la salle, n’importe qui pourrait être nommé responsable de la réunion.
Vous pouvez nommer la personne la plus impliquée dans le sujet en question, par exemple, si vous parlez de ventes, laissez l’un des membres de votre équipe de vente diriger la réunion.
il pourrait également être génial de le prendre à tour de rôle et de savoir quelle personne est naturellement la meilleure pour diriger des réunions.
5. Envoyer un e-mail de suivi
en plus de noter les procès-verbaux de réunion, il est également utile d’envoyer un e-mail de suivi à votre équipe., Cela devrait servir de rappel de ce qui a été discuté et peut également inclure des points d’action pour différents membres de l’équipe.
Voici un exemple utilisant le même sujet de réunion que nous avons utilisé ci-dessus:
comme vous pouvez le voir, cet e-mail résume rapidement les points importants de la réunion, donne des points d’action prochaine réunion. Simple, mais efficace!,
envoyer un e-mail de suivi comme celui-ci est un bon moyen de s’assurer que le temps est bien dépensé, car il s’assure que les points d’action sont terminés avant la prochaine réunion.
Sans un e-mail de suivi, vous pourriez avoir des membres du personnel oubliant ce qu’ils étaient censés faire et créant des retards ou des goulots d’étranglement lors de la prochaine réunion.
6. Essayez de foudre confitures
jusqu’à présent, nous avons discuté des idées qui peuvent améliorer vos réunions – mais comment parler d’une nouvelle façon de faire des réunions tous ensemble?
la rencontre de foudre confitures!
Lightning jams peut aider votre équipe à prendre des décisions plus rapidement., Et ils sont en fait assez amusants.
Tout le monde dans la salle reçoit une pile de notes post-it et est invité à écrire autant de problèmes, de problèmes ou simplement de sujets de discussion qu’ils peuvent en 4 minutes.
le responsable de la réunion doit agir en tant que modérateur ici, en chronométrant l’exercice et en veillant également à ce que les membres de l’équipe ne se confèrent pas.
à la fin des quatre minutes, les notes post-it sont affichées devant tout le monde (les doublons peuvent être supprimés), puis chaque membre de l’équipe reçoit 3 points collants., Ils peuvent utiliser ces points collants pour voter sur les notes post-it qui, selon eux, mettent en évidence les trois questions ou sujets les plus importants.
sujets avec le plus de voix sont celles que vous vous concentrez sur pour la réunion.
c’est une version très simplifiée de lightning jams et il y a beaucoup plus que vous pouvez faire pour rendre cet exercice plus chronométré et structuré. Si vous avez le temps, regardez cette vidéo pour en savoir plus:
7. Ne pas s’asseoir!,
Une autre façon intéressante de tirer le meilleur parti de vos réunions est de se lever! Personne n’aime être debout pendant de longues périodes et donc les réunions debout sont connues pour être très productives.
Les réunions debout sont si productives en fait qu’elles ont été implémentées dans certaines méthodologies de gestion de projet populaires, telles que Scrum.
de Plus, il donne à tout le monde une pause de rester assis à leur bureau toute la journée!
8., Testez votre technologie à l’avance
de plus en plus d’équipes travaillent à distance ces jours-ci, et si c’est le cas pour votre équipe, il est utile de tester la technologie de conférence téléphonique que vous utilisez plus tôt dans la journée.
Il peut être vraiment frustrant pour tout le monde si la réunion devait commencer à 10h, mais vous attendez toujours que Skype Entreprise soit téléchargé à 10h10!
un test rapide du lien de la réunion prendra quelques secondes, et si vous repérez des erreurs, vous avez économisé du temps à tout le monde en les corrigeant avant la réunion.,
Il est également utile d’utiliser Google Agenda (ou toute application de calendrier gratuite) pour planifier vos réunions. Avec Google Agenda, vous pouvez envoyer des invitations par e-mail et découvrir qui est et n’est pas disponible pour la réunion:
réflexions finales
ici à Project.co nous sommes fous de la gestion du temps! Nous croyons qu’il est absolument essentiel de gérer une entreprise prospère.
nous nous sommes efforcés de faire quelque chose qui, selon nous, pourrait faire gagner du temps à votre équipe lors de votre prochaine réunion., Notre modèle « Réunion D’équipe » a été conçu pour vous aider à planifier et à améliorer les réunions que vous avez avec votre équipe.
Vous pouvez inviter votre équipe, préparer vos notes, ajouter des fichiers, définir des points d’action et bien plus encore – le tout dans un seul projet privé. Cliquez ici pour l’essayer gratuitement.
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