6 Tipos de projectos Aprovados (e Como escrevê-Las)

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as propostas de Projeto são como você pode obter a gestão para atuar em suas idéias. São a versão ascendente de um formulário de pedido de projecto.eles são como você pode influenciar o futuro da sua empresa.escrever uma proposta de projeto não é ciência de foguetes, mas é uma habilidade vital para ser capaz de lançar com sucesso projetos que você sabe que irão beneficiar sua equipe e negócio como um todo., Conversas casuais não são suficientes – você precisa dar um documento formal que aborda as preocupações antes que seu gerente, CEO e stakeholders tenham a chance de expressá-las.

Plus, ter um modelo definido para escrever uma proposta dá-lhe um documento que pode referenciar ao longo de todo o projecto. Em vez de ter que confiar em notas e sua vaga memória de uma conversa de água fria, você definiu instruções para seguir, e uma defesa contra qualquer um que diz que o projeto não vale a pena.,

é um grande exemplo de gestão eficaz do processo de negócios-se alguém o questiona, você pode mostrar-lhes a proposta do projeto e dizer “isso foi aprovado, e assim é o que vamos fazer”.

Assim, neste Processo de Rua do post, explicarei como criar uma proposta de projeto, que é aprovado, passando pelos seguintes tópicos:

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• o Que é uma proposta de projeto?,saber que tipo de proposta de projecto está a escrever planear a sua proposta de projecto escrever a sua proposta de projecto mais modelos de proposta de projecto

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  Se estiver com pressa e interessado em ver como é um modelo de proposta de projecto, sinta-se à vontade para mergulhar directamente neste:

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  Existem mais modelos de proposta de projeto para vir, mais tarde no post, então continue lendo!o que é uma proposta de projecto?

  uma proposta de projecto define a proposta de valor principal do seu projecto. Ele deve estabelecer o que o projeto é, o que você pretende alcançar com ele, e como você planeja chegar lá.

  é basicamente um roteiro que planeja cada passo do projeto, de modo que todos os envolvidos entendam o que está envolvido, no início, e podem se certificar de que eles estão trabalhando para os mesmos objetivos.,é vital entrar na cabeça das pessoas para quem está a escrever a proposta; é preciso pensar como as partes interessadas do projecto para apresentar uma proposta que satisfaça as suas necessidades. isto requer planeamento.

  sabendo que tipo de proposta de projecto está a escrever

  Antes de Partir e começar a planear, precisa de saber que tipo de proposta está a fazer. Isto irá ajudá-lo a concentrar-se nos elementos importantes do seu documento e conhecer o nível de detalhe que você precisa entrar.,

  Existem seis tipos de proposta de projeto:

  • Formalmente solicitados
  • Informalmente solicitada
  • não Solicitadas
  • Continuação
  • Renovação
  • Suplementar

  Estas pode parecer cansativo e enfadonho, mas tenha paciência comigo – eles são todos muito simples uma vez que você passar o nome. embora eu esteja fornecendo um modelo de amostra para cada tipo de proposta de projeto, os modelos para uma proposta formalmente solicitada, informalmente solicitada e não solicitada são idênticos., A abordagem para escrever estas três categorias difere com o nível de detalhe e pesquisa extra, mas você só vai criar inconsistências e confusão usando mais de um tipo de nova proposta de projeto, de modo que o mesmo modelo pode ser aplicado a cada um.

  basicamente, se você está criando uma proposta para um novo projeto, use o modelo geral na seção abaixo.uma proposta de projeto formalmente solicitada é feita em resposta a um pedido oficial de uma proposta., De certa forma, esta é a maneira mais fácil de criar uma proposta para um novo projeto, uma vez que o documento pedido de proposta (RFP) normalmente lhe dirá exatamente o que o cliente ou público quer e, por vezes, até mesmo direções para a preparação da proposta.os formulários RFP não devem ser confundidos com os formulários de pedido de projecto, mas o primeiro é uma forma de reagir directamente a necessidades e desejos específicos, enquanto o segundo é uma forma de uma gestão mais elevada solicitar um projecto das suas equipas.por conseguinte, para Propostas formalmente solicitadas, deve adoptar uma abordagem mais estruturada., Você tem que responder diretamente ao conteúdo de quaisquer detalhes grosseiros que tenham sido transmitidos a você, essencialmente transformando o feedback em um projeto quantificável que você pode então julgar o valor de começar.

  a sua lista de verificação da proposta de projecto não precisa de ser complicada. O modelo abaixo é um exemplo de como uma lista de verificação simples pode ajudá-lo a escrever suas propostas de projeto.

  lembre-se que este modelo simples pode ser usado para Propostas de projeto solenemente solicitadas, informalmente solicitadas e não solicitadas.,

  informalmente solicitado

  informalmente solicitado as propostas de projecto são as mesmas que formalmente solicitadas, excepto que as informações em que se baseiam não são apresentadas num documento específico. Isto torna – os um pouco mais difíceis de lidar com (mais pesquisa está envolvida em analisá-los), mas você, pelo menos, tem um ponto de partida difícil.

  é praticamente apenas uma falta de detalhe que separa pedidos formais de propostas informais – formais têm definido detalhes, objetivos, prestações e potencialmente até métodos, enquanto que os informais podem ser baseados em uma conversa., Se lhe pediram uma proposta, mas não lhe deram detalhes, é informalmente solicitada.

  novamente, a abordagem para isso não é muito diferente de um solicitado formalmente, mas você terá que colocar em algum trabalho extra na definição de detalhes como os objetivos e método, e na avaliação de quão viável a coisa toda é.

  para obter um modelo que você pode usar para criar uma proposta de projeto informalmente solicitada, verifique a seção anterior.,

  não solicitadas

  As propostas de projecto não solicitadas são o equivalente ao projecto de chamadas frias – ninguém pediu para receber uma, mas (se fez o seu trabalho de casa) ainda pode fornecer uma tonelada de valor. Estas são propostas que são pensadas pela pessoa que as apresenta e podem ser inspiradas por qualquer coisa, desde um momento eureka no trabalho diário do empregado a uma conversa casual com um cliente.estas são, sem dúvida, as propostas mais difíceis de escrever, pois você terá que ser mais persuasivo (ninguém pediu a proposta para que precisem de um empurrão adicional)., Isto significa reunir mais provas do que o habitual para provar que a proposta vale a pena e tomar mais cuidado ao escrever para se certificar de que é convincente.

  para obter um modelo que você pode usar para criar uma proposta de projeto não solicitada, confira a seção anterior sobre propostas soliciadas formalmente.

  continuação

  propostas de projectos de continuação são, de longe, as mais fáceis de escrever, uma vez que se trata essencialmente de avisos/actualizações para projectos em curso (e já aprovados).,

  estas são quase nem propostas, no sentido de que você não está pedindo nada novo ou lançando o seu caso. Em vez disso, tudo o que você tem a fazer é lembrar ao público do projeto que eles aprovaram anteriormente, relatar sobre o seu progresso, explicar quaisquer mudanças e pedir permissão para continuar.Normalmente, as propostas de continuação são reservadas para solicitar fundos quando se inicia uma nova fase de um projecto.,

  renovação

  Uma vez que um projecto em curso tenha terminado ou tenha deixado de ser útil (e o apoio para que seja encerrado), uma proposta de projecto de renovação pode ser escrita para justificar o seu apoio continuado.tal como as propostas de continuação, trata-se menos de convencer o público do valor do projecto por si só e mais de mostrar por que é valioso continuar a fazê-lo. Isso geralmente significa pesar os benefícios de retorno com os recursos necessários para manter a prática.,

  também é bom comparar o projecto que está a tentar obter um apoio renovado com outros projectos em curso – isto coloca o seu valor no contexto de outros esforços em curso, e pode indicar áreas mais adequadas para serem interrompidas.

  Supplemental

  uma proposta de projeto suplementar é necessária quando você precisa pedir recursos extras para um projeto (além dos originalmente propostos). O principal objectivo ao redigir estas propostas é poder justificar os recursos adicionais e produzir estimativas actualizadas do que o projecto irá agora levar a cabo.,

  Se o escopo do projeto está sendo aumentado para ter um alcance maior, então isso será lido como uma extensão do documento original com um foco em explicar os benefícios de expandir o escopo.

  no entanto, se surgiram problemas ou novas informações que significam que os objectivos originais requerem recursos adicionais, deve concentrar-se em reiterar os benefícios que o projecto trará, explicar por que esses problemas e/ou informações não foram vistos antecipadamente, e tranquilizar o público de que a operação ainda vale o investimento.,

  planejar sua proposta de projeto

  Uma vez que você sabe que tipo de proposta você está escrevendo você precisa pesquisar e planejar o documento para se certificar de que você não perde nenhuma informação vital., Embora o que você escrever pode variar um pouco dependendo do tipo de proposta que você está enviando e o formato que ele está usando, geralmente, você deseja:

  • Definir seu público-alvo
  • Sabe qual é o problema que a proposta aborda
  • Investigação do estado atual do problema
  • definir Claramente a proposta
  • Prever o efeito que isso vai ter
  • Avaliar os recursos e o tempo isso vai demorar
  • Criar uma estrutura de tópicos do documento

  não se preocupe muito sobre o idioma que você está usando ou sendo muito bem-formatado aqui., Em vez disso, concentre a sua atenção em obter os fatos base certo e cobrir-se para quaisquer perguntas que possam contrariar a sua proposta.

  Defina o seu público

  Se pretende que a sua proposta seja aprovada, tem de convencer a pessoa que a lê de que vale a pena o tempo e o investimento em recursos. Para fazer isso, você precisa saber quem é o seu público, o que eles priorizam, e o que eles são susceptíveis de ser resistentes.

  assim, a primeira coisa que você precisa fazer ao planejar sua proposta de projeto é definir o seu público.,

  

  Lay-out exactly who they are, what their position is (manager, CEO, potential customer, etc), and whatever you know about their background. Isto permitir-lhe-á então relacionar todos os aspectos da sua proposta com eles para torná-la tão apelativa quanto possível.

  Você também está avaliando quanto detalhe você precisa entrar com os vários conceitos de sua proposta. Se seu público não sabe muito sobre o que você está propondo, você vai querer tomar cuidado extra para explicá-lo em linguagem que eles podem entender e, portanto, ver o valor no que você está dizendo.,por exemplo, se eu estivesse lançando um projeto para o nosso chefe de marketing (Ben Brandall), eu tomaria nota especial de seu foco em dados (mostrados por posts Como sua repartição de 250 páginas de preços SaaS) e usaria esse conhecimento para lançar com mais evidências para apoiar meus pontos, como mostrado acima. Uma vez que ele está familiarizado com a maioria das coisas marketing eu também seria capaz de usar Termos e conceitos mais específicos – ele tem o conhecimento de fundo, então não há nenhum ponto em ser condescendente com detalhes da superfície.,

  saiba que problema a proposta aborda

  embora possa ser óbvio qual é o problema na sua mente, é aqui que entra o poder de conhecer o seu público. Aqui você não está apenas expondo Qual é o problema que está resolvendo, mas também está ligando-o de volta ao seu público em termos do que eles entendem e valorizam.lembre-se, esta é a força motriz por trás da sua aprovação. Seu público fornece o contexto, mas o problema que você está resolvendo dá um propósito – uma razão para se preocupar (e aprovar) todo o projeto em primeiro lugar.,

  

  escreva o problema, como ele afeta o que o seu público se preocupa, e como você sabe que esta é a causa do problema.

  investigue o estado actual da questão

  Antes de poder sugerir uma solução para o problema, precisa de saber qual é o seu estado actual e que investigação já foi feita sobre como resolvê-lo. Isto permitir-lhe-á ajustar a sua própria solução e apoiá-la-á com provas sólidas para fornecer uma proposta mais convincente.,

  pesquisar como outros (e sua própria equipe) tentaram resolver o mesmo problema no passado, observando os elementos centrais de sua estratégia e o que eles encontraram em seus resultados. Pode parecer uma dor no início, mas você pode descobrir que a sua solução proposta já foi testada e falhou, e nesse caso não vale a pena continuar a escrever essa proposta de projeto em particular.

  não se esqueça sobre o contexto em que cada um destes projetos estava no entanto., Do tamanho da equipe disponível para o produto e/ou clientes as mudanças realizadas, tudo precisa ser contabilizado para se certificar de que seus resultados são válidos. Além disso, se a pessoa a quem você está submetendo a proposta está familiarizada com o problema, eles estarão procurando maneiras de fazer buracos em sua proposta, e este é um ponto comum para tal evento.

  

  Relate as suas conclusões de volta à forma como definiu o seu problema para que possa ter em conta as diferenças entre as propostas.,

  defina claramente a proposta

  Agora que você sabe qual é o seu problema, o que já foi feito para resolvê-lo, e para quem você está escrevendo, você precisa trabalhar e definir claramente qual é a sua proposta de projeto. Não se preocupe muito em relatá – lo de volta para o seu público ainda-por enquanto, o foco deve ser em chegar a uma solução para o problema.

  A chave aqui é não ir borda fora com detalhes. Basta dizer qual é, em termos gerais, a sua proposta e quais os passos que serão dados para a completar.,

  

  Prever o efeito que isso vai ter

  Qualquer pessoa com o poder de aprovar sua proposta provavelmente vai ter uma pergunta em sua mente, depois de ouvi-lo; “por que essa é a melhor solução para o problema?”. Se não conseguirem fazer a ligação entre a tua proposta e o problema que sublinhaste, nunca passarás do campo.

  assim, aqui em seu plano, você precisa expor suas previsões para a proposta e como ela irá beneficiar o seu público., Usando o que você sabe de experiências anteriores, o estado atual de seu principal problema, e o que sua proposta faz, lay-out as métricas de sucesso para sua proposta e tentar prever os resultados.

  não tenha medo de destacar os fatores que podem afetar negativamente a sua proposta também. Conhecê-los e apontá-los vai pelo menos deixar o seu público saber os riscos envolvidos, e pode permitir que você altere sua proposta antes da submissão para explicar os pontos fracos.,

  

  Acima de tudo, esta é a fase em sua proposta, onde você vai estar justificando a sua proposta para o público, por isso, não tenha medo de ser dura e alterar a sua proposta em conta quaisquer fraquezas que você encontrar. Você não pode escondê-los (fazendo isso o prepara para o fracasso nos olhos do seu público), então, em vez disso, faça o que puder para minimizar os riscos e melhorar os resultados previstos.

  avalie o tempo e os recursos que isso vai levar

  o progresso não vem de graça, e agora é hora de olhar para o tempo e recursos que sua proposta vai levar para completar., Isto irá deixá – lo saber se a proposta vale a pena o investimento antes mesmo de submetê-lo-se você pode ver que o tempo e os recursos superam muito os seus resultados previstos, as chances são de que vale a pena salvar o tempo do seu público e não lançá-lo em tudo.

  ser conservador ao estimar o tempo e os recursos que o seu projeto vai tomar é uma forma segura de falhar em cumprir as expectativas e prazos, então você também não deve suavizar estes elementos., É melhor dar-se espaço para um pequeno erro e ser subestimado do que manter tudo apertado e ter que apresentar uma proposta suplementar.

  anote quais as equipas que estarão a trabalhar no projecto, os conhecimentos específicos (e, portanto, os membros do pessoal) que as várias fases irão levar, quanto tempo as suas tarefas deverão levar, e quaisquer recursos para além do compromisso de tempo base.,

  

  Isto nem sempre será possível, mas, pelo menos, certifica-te que sabes o que estás a pedir.

  planeie um esboço

  finalmente, uma vez que você tem toda a informação que precisa, é hora de planejar o esboço para a sua proposta de projeto., Não se preocupe em fazer com que tudo pareça bonito ou lido perfeitamente para agora – foco em obter os elementos centrais de sua proposta em uma página, então você pode se preocupar com a linguagem específica quando você está realmente escrevendo sua proposta.,aliado submete-los, em geral, certifique-se de cobrir:

  • Uma introdução que resume a proposta e ganchos público
  • O problema que está a enfrentar
  • A solução que você está propondo
  • O método para a sua solução (passo a passo)
  • Por que este é o melhor curso de ação
  • O tempo e de recursos, compromisso (potencialmente incluindo budget)
  • Uma conclusão que reforça a sua proposta

  Lembre-se de colocar todas as provas e os pontos que se reuniram a partir da perspectiva de que a sua audiência se importa e em uma linguagem que eles entendam., Quando você está lançando para um gerente de equipe, colega, ou o CEO, eles precisam ser capazes de ver por que eles devem se importar com a proposta e por que é a melhor coisa que eles podem fazer para resolver o problema.

  Uma vez que você tem este esboço feito, é hora de seguir em frente e aprender a escrever uma proposta.

  escrevendo sua proposta de projeto

  estamos finalmente na carne do post, e embora tenhamos conversado antes sobre como escrever uma proposta, eu vou aproveitar a oportunidade para dividi-la em mais de uma estrutura para usar do que um processo a seguir.,

  A boa notícia é que se você pesquisou cuidadosamente e planejou seus pontos, então isso não deve demorar muito. A má notícia é que a menos que você preste muita atenção à sua língua e como você apresenta seus fatos, todo esse trabalho pode ir para o lixo.,ce sobre a forma de apresentação de cada uma das seções a seguir para dar a ela o maior chance de sucesso possível:

  • introdução
  • O problema
  • A solução
  • justificativa
  • O agendamento e/ou orçamento
  • Como a coisa toda vai ser medido/controladas
  • conclusão

  Novamente, o formato exato da sua proposta, vai depender de como você está se submetendo e se existe um quadro de sua equipe usa para esses documentos, mas cada uma destas partes será, geralmente, mantidos em seções separadas para deixar o público facilmente digitalizar o documento.,

  para tornar as coisas um pouco mais fáceis, eu também vou quebrar cada seção dentro de uma proposta de projeto existente. Especificamente, vou analisar esta proposta pedindo uma revisão para determinar se a montanha Yucca é adequada para armazenar resíduos nucleares.ter um gancho na sua introdução é vital para captar o interesse do seu público., Se eles não estão interessados na proposta do get-go, então será muito mais difícil convencê-los dos benefícios e, portanto, obter sua aprovação, e isso se eles não descartam todo o documento após um olhar superficial.se se deparou com estatísticas marcantes ao analisar o problema que está a enfrentar, use-as na sua primeira linha. Isso ajudará a captar o seu interesse e levá-los para o resto da proposta, especialmente se você pode relacionar os números de volta a algo que eles sabem e se preocupam.,

  

  acima de tudo, não faça a sua introdução mais do que um par de frases (três ou quatro no máximo). Introduções mais curtas não são apenas mais fáceis de ler, mas ao limitar o espaço que você tem para trabalhar com você força-se a se concentrar apenas nos detalhes mais importantes.

  Hit the audience with a reason to care about the problem, give a little context on what’s currently being done about it, then quickly describe what your proposal will do to found it.,

  indique o problema

  Acompanhe a sua introdução com um resumo do problema que a sua proposta aborda e qual é o seu estado actual. Use a pesquisa de seu plano para gastar um par de frases explicando o que é, o que está sendo feito sobre isso tanto internamente quanto externamente, e por que seu público deve se importar com isso em primeiro lugar.

  não há muito mais a dizer aqui-você precisa definir claramente o problema que está enfrentando usando a pesquisa que realizou ao planejar a proposta., A única coisa que você precisa lembrar aqui é relacioná-lo de volta ao seu público usando linguagem e conceitos que eles entendem e valorizam.

  

  Pose a sua solução

  Uma vez que compreendam o problema que enfrentam, é hora de apresentar a solução proposta. Você precisa dar um resumo geral do propósito de sua solução e os passos que ela toma para alcançar esse objetivo.

  novamente, não se perca em detalhes aqui, pois essa é uma maneira segura de fazer o seu público perder o interesse., Em vez disso, dê-lhes o método proposto de uma forma que compreendam e realcem claramente a forma como este irá resolver o principal problema.

  Aqui você não só precisa relacionar a solução de volta para o seu público, mas é vital que o método é o mais específico possível para mostrar-lhes exatamente que passos serão tomadas e garantir-lhes que você fez a pesquisa apropriada sobre o que isso implica.,

  

  justificar a sua sugestão

  embora o valor da sua solução deva ser claro da forma como a apresentou e do problema que aborda, vale a pena reinterpretar porque é que o seu método é o melhor curso de Acção. Enquanto isso pode ser feito na seção anterior da proposta, dedicando um segmento curto permitirá que seu público facilmente digitalize o documento para ver o valor imediatamente.,

  em algumas frases (idealmente um único parágrafo), reveja como você prevê que a proposta irá afetar o problema que está enfrentando, e idealmente apoiar essas afirmações com evidências de tentativas anteriores e/ou semelhantes no passado.

  Lay out the schedule and budget

  If all’s gone to plan then your audience should be on board-now it’s time to give them all of the information they need to know what the project will cost and how long it will take to complete., Dividir a solução proposta em etapas específicas com uma estimativa de tempo aproximada para cada, e dar um orçamento que conta para quaisquer itens extras, pessoal, tecnologia, etc.

  isto permitirá que o seu público visualize a linha temporal e o custo do seu projecto, em oposição aos benefícios que ele traz. Como tal, eles precisam ter detalhes suficientes para ser capaz de avaliar o valor da proposta, como o investimento de tempo de vários membros da equipe e departamentos, juntamente com quaisquer fundos para itens além do seu inventário atual.,

  pode parecer um exagero colocar as equipes envolvidas e quanto tempo eles estarão gastando nas várias etapas, mas lembre-se que sua proposta provavelmente não é a única coisa que eles poderiam estar fazendo. Você não está apenas pedindo que essas equipes gastem tempo completando suas tarefas, mas também está justificando por que elas não devem gastar esse tempo em outro projeto.,

  

  Demonstrar como o progresso será monitorado

  Sem uma forma estruturada para monitorar a sua proposta em ação e, para acompanhar o seu progresso, nem você ou o seu público vai saber se ele está funcionando ou não, e ninguém será capaz de solucionar todos os problemas assim que eles superfície. Esta é uma enorme bandeira vermelha para qualquer um com o poder de aprovar a sua proposta, porque deixa todos no escuro até o final do projeto.,

  Você precisa mostrar (mais uma vez, usando linguagem e conceitos que o seu público entende) como o projeto será monitorado à medida que avança, e, portanto, como você será capaz de detectar problemas o mais rapidamente possível. Isso também irá tranquilizar o seu público de que eles estarão recebendo atualizações regulares sobre o projeto e que as tarefas que você colocou serão realizadas corretamente (uma vez que eles estão sendo monitorados).por outras palavras, Esta é a sua oportunidade de limitar o erro humano no sucesso da sua proposta, acompanhando de perto o seu progresso., Tudo que você tem a fazer é mostrar a cadeia de comando e como tudo será rastreado.

  Recapitulação em sua conclusão

  Finalmente, você precisa escrever uma breve conclusão para resumir seus pontos, lembram o público por isso que eles devem aprovar a proposta, e assegurar-lhes que você tem pesquisado exaustivamente o tópico para dar a melhor chance de sucesso.

  Você não deve introduzir nenhuma nova informação aqui-tudo que você tem que fazer é escrever algumas frases lembrando-lhes Por que o problema é importante, e por que sua proposta é a melhor solução para os recursos que requer.,

  

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  Existem tantas formas de escrever propostas de projectos como existem projectos em si. Ter uma lista de verificação de uma proposta padrão em vigor, como os dois exemplos abaixo, vai ajudar a mantê-lo no caminho certo.

  feito pela equipe na Process Street, estes modelos lhe darão uma mão de Ajuda ao escrever suas propostas de projeto.,

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Gerir a sua proposta de projeto com o Processo de Rua

tudo bem, terra boa de ter esses modelos, mas que está em Processo de Rua e como você pode usar os nossos modelos para ajudar você a escrever um projeto vencedor propostas?, vamos descobrir.

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