Bonus Bonusmaterial: Grant Proposal Template + Checkliste zur Sicherung der Finanzierung
Projektvorschläge sind, wie Sie das Management dazu bringen können, auf Ihre Ideen einzuwirken. Sie sind die Bottom-up-Version eines Projektanforderungsformulars.
So können Sie die Zukunft Ihres Unternehmens beeinflussen.
Das Schreiben eines Projektvorschlags ist keine Raketenwissenschaft, aber es ist eine wichtige Fähigkeit, um erfolgreich Projekte aufzustellen, von denen Sie wissen, dass sie Ihrem Team und Ihrem Unternehmen als Ganzes zugute kommen., Ungezwungene Gespräche reichen nicht aus – Sie müssen ein formelles Dokument vorlegen, das Bedenken behandelt, bevor Ihr Manager, CEO und Stakeholder die Möglichkeit haben, sie zu äußern.
Wenn Sie eine festgelegte Vorlage zum Schreiben eines Vorschlags haben, erhalten Sie ein Dokument, auf das Sie während des gesamten Projekts verweisen können. Anstatt sich auf Notizen und Ihre vage Erinnerung an ein Wasserkühler-Gespräch verlassen zu müssen, müssen Sie Anweisungen befolgen und sich gegen jeden verteidigen, der sagt, dass sich das Projekt nicht lohnt.,
Es ist ein großartiges Beispiel für effektives Geschäftsprozessmanagement – wenn Sie jemand befragt, können Sie ihm den Projektvorschlag zeigen und sagen: „Dies wurde genehmigt, und das werden wir tun“.
Also, in diesem Prozess werde ich durchgehen, wie man einen Projektvorschlag erstellt, der genehmigt wird, indem man die folgenden Themen durchläuft:
- Kostenlose Projektvorschlagsvorlage
- Was ist ein Projektvorschlag?,
- Wissen, welche Art von Projektvorschlag Sie schreiben
- Planen Sie Ihren Projektvorschlag
- Schreiben Sie Ihren Projektvorschlag
- Weitere Projektvorschlagsvorlagen
- Verwalten Sie Ihren Projektvorschlag mit Process Street
Bereit für den Einstieg?
Kostenlose Projektvorschlagsvorlage
Wenn Sie es eilig haben und sehen möchten, wie eine Projektvorschlagsvorlage aussieht, können Sie direkt in diese eintauchen:
Checkliste für Projektvorschlagsvorlagen
Klicken Sie hier, um auf die Checkliste für Projektvorschlagsvorlagen zuzugreifen!,
Es gibt mehr Projektvorschlag Vorlagen zu kommen, später in der Post, so lesen Sie weiter!
Was ist ein Projektvorschlag?
Ein Projektvorschlag skizziert das Kernwertversprechen Ihres Projekts. Es sollte festlegen, was das Projekt ist, was Sie damit erreichen möchten und wie Sie dorthin gelangen möchten.
Es ist im Grunde eine Roadmap, die jeden einzelnen Schritt des Projekts plant, damit alle Beteiligten frühzeitig verstehen, was damit verbunden ist, und sicherstellen können, dass sie auf die gleichen Ziele hinarbeiten.,
Es ist wichtig, in die Köpfe der Leute zu kommen, für die Sie den Vorschlag schreiben; Sie müssen wie die Stakeholder des Projekts denken, um einen Vorschlag zu unterbreiten, der ihren Bedürfnissen entspricht.
Dies erfordert Planung.
Wenn Sie wissen, welche Art von Projektvorschlag Sie schreiben
Bevor Sie mit der Planung beginnen, müssen Sie wissen, welche Art von Vorschlag Sie machen. Auf diese Weise können Sie sich auf die wichtigen Elemente Ihres Dokuments konzentrieren und den Detaillierungsgrad kennen, auf den Sie eingehen müssen.,
Es gibt sechs Arten von Projektvorschlägen:
- Formal angefordert
- Informell angefordert
- Unaufgefordert
- Continuation
- Renewal
- Supplemental
Diese mögen einschüchternd und langweilig klingen, aber ertragen Sie es mit mir – sie sind alle ziemlich einfach, sobald Sie den Namen überschritten haben.
Obwohl ich für jede Art von Projektvorschlag eine Beispielvorlage bereitstellen werde, sind die Vorlagen für formell angeforderte, informell angeforderte und nicht angeforderte Vorschläge identisch., Der Ansatz zum Schreiben dieser drei Kategorien unterscheidet sich durch den Detaillierungsgrad und die zusätzlichen Recherchen, aber Sie erstellen nur Inkonsistenzen und Verwirrung, indem Sie mehr als eine Art neuen Projektvorschlags verwenden, sodass dieselbe Vorlage auf jede angewendet werden kann.
Wenn Sie einen Vorschlag für ein neues Projekt erstellen, verwenden Sie grundsätzlich die allgemeine Vorlage im folgenden Abschnitt.
Förmlich angefordert
Ein förmlich angeforderter Projektvorschlag wird als Antwort auf eine offizielle Anfrage nach einem Vorschlag unterbreitet., In gewisser Weise ist dies der einfachste Weg, um einen Vorschlag für ein neues Projekt zu erstellen, da das RFP-Dokument (Request For Proposal) Ihnen normalerweise genau sagt, was der Kunde oder die Zielgruppe möchte, und manchmal sogar Anweisungen zur Vorbereitung des Vorschlags.
RFP-Formulare sind jedoch nicht mit Projektanforderungsformularen zu verwechseln-erstere sind eine Möglichkeit, direkt auf bestimmte Bedürfnisse und Wünsche zu reagieren, während letztere für ein höheres Management eine Möglichkeit darstellen, ein Projekt ihrer Teams anzufordern.
Daher sollten Sie für formell angeforderte Vorschläge einen strukturierteren Ansatz wählen., Sie müssen direkt auf den Inhalt der groben Details reagieren, die Ihnen übermittelt wurden, und Feedback im Wesentlichen in ein quantifizierbares Projekt verwandeln, das Sie dann beurteilen können, ob es sich lohnt, zu beginnen.
Ihre Checkliste für Projektvorschläge muss nicht kompliziert sein. Die Vorlage unten ist ein Beispiel dafür, wie eine einfache Checkliste Ihnen helfen kann, Ihre Projektvorschläge zu schreiben.
Denken Sie daran, dass diese einfache Vorlage für formell angeforderte, informell angeforderte und nicht angeforderte Projektvorschläge gleichermaßen verwendet werden kann.,
Informell angefordert
Informell angeforderte Projektvorschläge sind dieselben wie formell angeforderte, mit der Ausnahme, dass die Informationen, auf denen sie basieren, nicht in einem bestimmten Dokument aufgeführt sind. Dies macht sie etwas schwieriger zu handhaben (mehr Forschung ist an der Analyse beteiligt), aber Sie haben zumindest einen groben Ausgangspunkt.
Es ist so ziemlich nur ein Mangel an Details, der formale von informell – formale Vorschlagsanfragen trennt, haben Details, Ziele, Leistungen und möglicherweise sogar Methoden festgelegt, während informelle auf einer Konversation basieren könnten., Wenn Sie nach einem Vorschlag gefragt wurden, aber keine Einzelheiten angegeben haben, handelt es sich um einen informell erbetenen.
Auch hier unterscheidet sich der Ansatz nicht allzu sehr von einem formal angeforderten, aber Sie müssen zusätzliche Beinarbeit leisten, um Details wie Ziele und Methoden zu definieren und zu beurteilen, wie lebensfähig das Ganze ist.
Um eine Vorlage zu erhalten, mit der Sie einen informell angeforderten Projektvorschlag erstellen können, überprüfen Sie den vorherigen Abschnitt.,
Unaufgefordert
Unaufgeforderte Projektvorschläge sind das Projektäquivalent von Cold Calls – niemand hat darum gebeten, einen zu erhalten, aber (wenn Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben) kann es immer noch eine Menge Wert sein. Dies sind Vorschläge, die von der Person, die sie einreicht, gedacht werden und von allem inspiriert werden können, von einem Eureka-Moment in der täglichen Arbeit des Mitarbeiters bis zu einem ungezwungenen Gespräch mit einem Kunden.
Dies sind wohl die schwierigsten Vorschläge zu schreiben, da Sie besonders überzeugend sein müssen (niemand hat nach dem Vorschlag gefragt, also brauchen sie zusätzliches Anstoßen)., Dies bedeutet, mehr Beweise als üblich zu sammeln, um den Wert des Vorschlags zu beweisen, und beim Schreiben besonders vorsichtig zu sein, um sicherzustellen, dass er überzeugend ist.
Um eine Vorlage zu erhalten, mit der Sie einen unaufgeforderten Projektvorschlag erstellen können, lesen Sie den vorherigen Abschnitt zu formal angeforderten Vorschlägen.
Fortsetzung
Fortsetzung Projekt Vorschläge sind bei weitem am einfachsten zu schreiben, da diese im wesentlichen Erinnerungen/updates für laufende (und bereits genehmigte) Projekte.,
Dies sind fast keine Vorschläge, in dem Sinne, dass Sie nichts Neues verlangen oder Ihren Fall aufwerfen. Stattdessen müssen Sie lediglich die Zielgruppe an das zuvor genehmigte Projekt erinnern, über den Fortschritt berichten, Änderungen berücksichtigen und um Erlaubnis bitten, fortzufahren.
Normalerweise sind Fortsetzungsvorschläge für die Beantragung von Mitteln reserviert, wenn eine neue Phase in einem Projekt gestartet wird.,
Erneuerung
Sobald ein laufendes Projekt beendet ist oder seine Nützlichkeit überlebt hat (und die Unterstützung dafür beendet wird), kann ein Erneuerungsprojektvorschlag verfasst werden, um für seine fortgesetzte Unterstützung zu plädieren.
Ähnlich wie bei Fortsetzungsvorschlägen geht es hier weniger darum, das Publikum selbst vom Wert des Projekts zu überzeugen und mehr darum zu zeigen, warum es wertvoll ist, es weiter zu tun. Dies bedeutet normalerweise, die Renditevorteile mit den Ressourcen abzuwägen, die zur Aufrechterhaltung der Praxis erforderlich sind.,
Es ist auch gut, das Projekt, für das Sie eine erneute Unterstützung erhalten möchten, mit anderen fortgesetzten Projekten zu vergleichen – dies steht im Zusammenhang mit anderen laufenden Bemühungen und kann auf Bereiche hinweisen, die besser geeignet sind, eingestellt zu werden.
Supplemental
Ein ergänzender Projektvorschlag ist erforderlich, wenn Sie zusätzliche Ressourcen für ein Projekt anfordern müssen (über die ursprünglich vorgeschlagenen hinaus). Das Hauptziel beim Verfassen dieser Vorschläge besteht darin, die zusätzlichen Ressourcen rechtfertigen und aktualisierte Schätzungen darüber erstellen zu können, was das Projekt jetzt benötigen wird.,
Wenn der Umfang des Projekts erweitert wird, um eine weitere Reichweite zu erreichen, wird dies als Erweiterung des Originaldokuments gelesen, wobei der Schwerpunkt auf der Erläuterung der Vorteile der Erweiterung des Bereichs liegt.
Wenn jedoch Probleme oder neue Informationen aufgetreten sind, die bedeuten, dass die ursprünglichen Ziele zusätzliche Ressourcen erfordern, sollten Sie sich stattdessen darauf konzentrieren, die Vorteile des Projekts zu wiederholen, zu erklären, warum solche Probleme und/oder Informationen nicht im Voraus gesehen wurden, und dem Publikum versichern, dass die Operation immer noch die Investition wert ist.,
Planung Ihres Projektvorschlags
Sobald Sie wissen, welche Art von Vorschlag Sie schreiben, müssen Sie das Dokument recherchieren und planen, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Informationen verpassen., Obwohl das, was Sie schreiben, je nach Art des einreichenden Vorschlags und dem verwendeten Format ein wenig variiert, möchten Sie im Allgemeinen:
- Definieren Sie Ihr Publikum
- Wissen, welches Problem der Vorschlag angeht
- Erforschen Sie den aktuellen Stand des Problems
- Definieren Sie den Vorschlag klar
- Prognostizieren Sie den Effekt, den dies haben wird
- Bewerten Sie die Zeit und Ressourcen, die dies benötigen
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Sorgen Sie sich nicht zu sehr um die Sprache, die Sie verwenden oder die hier schrecklich gut formatiert ist., Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, die grundlegenden Fakten richtig zu machen und sich für alle Fragen zu bewerben, die Ihrem Vorschlag entgegenstehen könnten.
Definieren Sie Ihre Zielgruppe
Wenn Sie Ihren Vorschlag genehmigen möchten, müssen Sie die Person, die ihn liest, davon überzeugen, dass es sich lohnt, Zeit und Ressourcen zu investieren. Dazu müssen Sie wissen, wer Ihre Zielgruppe ist, was sie priorisieren und wofür sie wahrscheinlich resistent sind.
Das erste, was Sie bei der Planung Ihres Projektvorschlags tun müssen, ist die Definition Ihrer Zielgruppe.,
Legen Sie genau fest, wer sie sind, wie ihre Position ist (Manager, CEO, potenzieller Kunde usw.) und was auch immer Sie über ihren Hintergrund wissen. Auf diese Weise können Sie dann jeden Aspekt Ihres Vorschlags mit ihnen in Beziehung setzen, um ihn so ansprechend wie möglich zu gestalten.
Sie bewerten auch, wie viele Details Sie mit den verschiedenen Konzepten zu Ihrem Vorschlag berücksichtigen müssen. Wenn Ihr Publikum nicht viel darüber weiß, was Sie vorschlagen, sollten Sie besonders darauf achten, es in der Sprache zu erklären, die es verstehen kann, und daher den Wert in dem, was Sie sagen, zu sehen.,
Wenn ich zum Beispiel unserem Marketingleiter (Ben Brandall) ein Projekt vorstellen würde, würde ich seinen Fokus auf Daten (gezeigt durch Beiträge wie seine Aufschlüsselung von 250 SaaS-Preisseiten) besonders zur Kenntnis nehmen und dieses Wissen verwenden, um mit mehr Beweisen meine Punkte zu sichern, wie oben gezeigt. Da er mit den meisten Dingen vertraut ist, kann ich auch spezifischere Begriffe und Konzepte verwenden – er verfügt über das Hintergrundwissen, sodass es keinen Sinn macht, ihn mit Oberflächendetails zu bevormunden.,
Wissen, was Ihr problem mit dem Vorschlag
Während es offensichtlich sein könnte, was das problem ist, in Ihrem Geist dies ist, wo die macht, zu wissen, Ihr Publikum kommt in. Hier legen Sie nicht nur dar, was das Problem ist, das Sie lösen, sondern verknüpfen es auch in Bezug auf das, was sie verstehen und schätzen, mit Ihrem Publikum.
Denken Sie daran, dies ist die treibende Kraft hinter Ihrer Zustimmung. Ihre Zielgruppe bietet den Kontext, aber das Problem, das Sie lösen, gibt einen Zweck – einen Grund, sich um das gesamte Projekt zu kümmern (und es zu genehmigen).,
Notieren Sie sich, was das Problem ist, wie es sich auf Ihre Zielgruppe auswirkt und wie Sie wissen, dass dies die Ursache des Problems ist.
Erforschen Sie den aktuellen Status des Problems
Bevor Sie eine Lösung für das Problem vorschlagen können, müssen Sie wissen, wie der aktuelle Status ist und welche Untersuchungen bereits durchgeführt wurden, um es zu lösen. Auf diese Weise können Sie Ihre eigene Lösung anpassen und mit soliden Beweisen belegen, um einen überzeugenderen Vorschlag zu erhalten.,
Recherchieren Sie, wie andere (und Ihr eigenes Team) in der Vergangenheit versucht haben, dasselbe Problem zu lösen, und notieren Sie sich die Kernelemente ihrer Strategie und was sie in ihren Ergebnissen gefunden haben. Es mag zunächst schmerzhaft erscheinen, aber Sie könnten feststellen, dass Ihre vorgeschlagene Lösung bereits getestet wurde und fehlgeschlagen ist, in diesem Fall hat es keinen Sinn, diesen bestimmten Projektvorschlag weiter zu schreiben.
Vergessen Sie nicht den Kontext, in dem sich jedes dieser Projekte befand., Von der Größe des verfügbaren Teams bis hin zum Produkt und/oder Kunden die vorgenommenen Änderungen, alles muss berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass Ihre Ergebnisse gültig sind. Wenn die Person, bei der Sie den Vorschlag einreichen, mit dem Problem vertraut ist, sucht sie nach Möglichkeiten, Löcher in Ihren Vorschlag zu stecken, und dies ist ein häufiger Punkt für ein solches Ereignis.
Beziehen Sie Ihre Ergebnisse darauf zurück, wie Sie Ihr Problem definiert haben, damit Sie die Unterschiede zwischen den Vorschlägen berücksichtigen können.,
Definieren Sie den Vorschlag klar
Nachdem Sie nun wissen, was Ihr Problem ist, was bereits getan wurde, um es zu lösen, und für wen Sie schreiben, müssen Sie herausfinden und klar definieren, was Ihr Projektvorschlag ist. Machen Sie sich noch keine allzu großen Sorgen darüber, es wieder Ihrem Publikum in Verbindung zu bringen – im Moment sollte der Fokus darauf liegen, eine Lösung für das Problem zu finden.
Der Schlüssel hier ist, nicht mit Details über Bord zu gehen. Sie müssen nur sagen, was Ihr Vorschlag im Allgemeinen ist und welche Schritte unternommen werden, um ihn abzuschließen.,
Vorhersage der Auswirkungen
Wer mit dem Strom zu genehmigen, Ihr Vorschlag wird wahrscheinlich haben eine Frage in Ihrem Geist nach Anhörung Sie; „warum ist dies die beste Lösung für das problem?”. Wenn sie die Verbindung zwischen Ihrem Vorschlag und dem von Ihnen hervorgehobenen Problem nicht herstellen können, kommen Sie nie über das Spielfeld hinaus.
Also, hier in Ihrem Plan, müssen Sie Ihre Vorhersagen für den Vorschlag legen und wie es Ihr Publikum profitieren., Verwenden Sie, was Sie von früheren Experimenten wissen, den aktuellen Stand Ihres Hauptproblems und was Ihr Vorschlag tut, legen Sie die Erfolgsmetriken für Ihren Vorschlag fest und versuchen Sie, die Ergebnisse vorherzusagen.
Scheuen Sie sich auch nicht, die Faktoren hervorzuheben, die Ihren Vorschlag negativ beeinflussen könnten. Wenn Sie diese kennen und darauf hinweisen, werden Sie zumindest Ihre Zielgruppe über die damit verbundenen Risiken informieren und Ihren Vorschlag vor der Einreichung ändern können, um Schwachstellen zu berücksichtigen.,
Vor allem ist dies die Phase in Ihrem Vorschlag, in der Sie Ihren Vorschlag dem Publikum rechtfertigen, also haben Sie keine Angst, hart zu sein und Ihren Vorschlag zu ändern, um Schwächen zu berücksichtigen, die Sie finden. Sie können sie nicht verstecken (dadurch werden Sie in den Augen Ihres Publikums zum Scheitern verurteilt), sondern tun, was Sie können, um die Risiken zu minimieren und die prognostizierten Ergebnisse zu verbessern.
Bewerten Sie die Zeit und Ressourcen, die benötigt werden
Der Fortschritt ist nicht kostenlos, und jetzt ist es an der Zeit, die Zeit und Ressourcen zu prüfen, die Ihr Vorschlag benötigt, um abgeschlossen zu werden., Auf diese Weise können Sie wissen, ob der Vorschlag die Investition wert ist, bevor Sie ihn einreichen – wenn Sie sehen, dass die Zeit und die Ressourcen Ihre prognostizierten Ergebnisse bei weitem überwiegen, besteht die Möglichkeit, dass es sich lohnt, die Zeit Ihres Publikums zu sparen und es überhaupt nicht aufzustellen.
Konservativ zu sein, wenn Sie die Zeit und Ressourcen schätzen, die Ihr Projekt benötigt, ist eine todsichere Möglichkeit, Erwartungen und Fristen nicht zu erfüllen, daher sollten Sie diese Elemente auch nicht überziehen., Es ist besser, sich Raum für ein wenig Fehler zu geben und unterschätzt zu werden, als alles festzuhalten und einen zusätzlichen Vorschlag einzureichen.
Notieren Sie sich, welche Teams an dem Projekt arbeiten werden, das spezifische Fachwissen (und damit die Mitarbeiter), die verschiedenen Phasen, wie lange ihre Aufgaben dauern sollten, und alle Ressourcen, die über die Basiszeitverpflichtung hinausgehen.,
Vergessen Sie auch nicht die anderen Verpflichtungen jedes Mitarbeiters – wenn möglich sollten Sie darauf abzielen, den Vorschlag in den aktuellen Zeitplan aufzunehmen, anstatt andere Aufgaben zu beachten. Dies wird nicht immer möglich sein, aber stellen Sie zumindest sicher, dass Sie wissen, wonach Sie fragen.
Planen Sie eine Gliederung
Sobald Sie alle Informationen haben, die Sie benötigen, ist es Zeit, die Gliederung für Ihren Projektvorschlag zu planen., Machen Sie sich keine Sorgen, alles schön aussehen zu lassen oder vorerst perfekt zu lesen – konzentrieren Sie sich darauf, die Kernelemente Ihres Vorschlags auf eine Seite zu bringen, dann können Sie sich um die spezifische Sprache sorgen, wenn Sie Ihren Vorschlag tatsächlich schreiben.,wenn Sie sie einreichen, stellen Sie im Allgemeinen sicher, dass Sie Folgendes abdecken:
- Eine Einführung, die den Vorschlag zusammenfasst und die Zielgruppe anspricht
- Das Problem, mit dem Sie sich befassen
- Die Lösung, die Sie vorschlagen
- Die Methode für Ihre Lösung (Schritt für Schritt)
- Warum dies die beste Vorgehensweise ist
- Die Zeit-und Ressourcenverpflichtung (möglicherweise einschließlich Budget)
- Eine Schlussfolgerung, die Ihren Vorschlag verstärkt
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Denken Sie daran, alle Beweise und Punkte, die Sie gesammelt haben, aus der Perspektive Ihrer Zielgruppe und in einer Sprache, die sie verstehen, darzustellen., Wenn Sie sich an einen Teammanager, Kollegen oder CEO wenden, müssen diese sehen können, warum sie sich um den Vorschlag kümmern sollten und warum es das Beste ist, was sie tun können, um das Problem zu lösen.
Sobald Sie diese Gliederung fertig haben, ist es Zeit, weiterzumachen und zu lernen, wie man einen Vorschlag schreibt.
Schreiben Sie Ihren Projektvorschlag
Wir sind endlich im Fleisch des Beitrags, und obwohl wir bereits darüber gesprochen haben, wie man einen Vorschlag schreibt, werde ich die Gelegenheit nutzen, es in mehr aufzuteilen eine Struktur zu verwenden als ein Prozess zu folgen.,
Die gute Nachricht ist, dass wenn Sie Ihre Punkte gründlich recherchiert und geplant haben, dies nicht zu lange dauern sollte. Die schlechte Nachricht ist, dass, wenn Sie nicht genau auf Ihre Sprache achten und wie Sie Ihre Fakten präsentieren, all diese Arbeit verschwenden könnte.,informationen darüber, wie Sie jeden der folgenden Abschnitte präsentieren können, um ihm die höchstmögliche Erfolgschance zu geben:
- Die Einführung
- Das Problem
- Die Lösung
- Die Begründung
- Der Zeitplan und/oder das Budget
- Wie das Ganze gemessen/verfolgt wird
- Die Schlussfolgerung
Auch hier hängt das genaue Format Ihres Vorschlags davon ab, wie Sie es einreichen und ob es gibt ein vorhandenes Framework, das Ihr Team für diese Dokumente verwendet, aber jeder dieser Teile wird normalerweise in separaten Abschnitten gespeichert, damit die Zielgruppe das Dokument problemlos scannen kann.,
Um die Dinge ein wenig einfacher zu machen, werde ich auch jeden Abschnitt in einem vorhandenen Projektvorschlag aufschlüsseln. Insbesondere werde ich mir diesen Vorschlag ansehen, in dem eine Überprüfung gefordert wird, um festzustellen, ob der Yucca Mountain für die Lagerung von Atommüll geeignet ist.
Haken Sie Ihr Publikum in der Einleitung
Mit einem Haken in Ihrer Einführung ist entscheidend für den Fang, die das Interesse Ihres Publikums., Wenn sie nicht an dem Vorschlag von Anfang an interessiert sind, wird es viel schwieriger sein, sie von den Vorteilen zu überzeugen und daher ihre Zustimmung zu erhalten, und das ist, wenn sie das gesamte Dokument nicht nach einem flüchtigen Blick ablehnen.
Wenn Sie beim Betrachten des Problems, das Sie angehen, auf auffällige Statistiken gestoßen sind, verwenden Sie diese in Ihrer ersten Zeile. Dies wird dazu beitragen, ihr Interesse zu wecken und sie in den Rest des Vorschlags zu führen, insbesondere wenn Sie die Zahlen auf etwas zurückführen können, das sie kennen und für das sie sich interessieren.,
Machen Sie Ihre Einführung vor allem nicht mehr als ein paar Sätze (bestenfalls drei oder vier). Kürzere Einführungen sind nicht nur leichter zu lesen, sondern durch die Begrenzung des Raums, mit dem Sie arbeiten müssen, zwingen Sie sich, sich nur auf die wichtigsten Details zu konzentrieren.
Schlagen Sie das Publikum mit einem Grund, sich um das Problem zu kümmern, geben Sie einen kleinen Kontext darüber, was gerade getan wird, und beschreiben Sie dann schnell, was Ihr Vorschlag tun wird, um es anzugehen.,
Geben Sie das Problem an
Folgen Sie Ihrer Einführung mit einer Zusammenfassung des Problems, mit dem Ihr Vorschlag befasst ist, und des aktuellen Zustands. Verwenden Sie die Forschung aus Ihrem Plan, um ein paar Sätze damit zu verbringen, zu erklären, was es ist, was intern und extern dagegen unternommen wird und warum sich Ihr Publikum überhaupt darum kümmern sollte.
Hier gibt es nicht viel anderes zu sagen – Sie müssen das Problem, das Sie angehen, anhand der Forschung, die Sie bei der Planung des Vorschlags durchgeführt haben, klar definieren., Das einzige, woran Sie sich hier erinnern müssen, ist, es mithilfe der Sprache und Konzepte, die sie verstehen und schätzen, mit Ihrem Publikum in Beziehung zu setzen.
Stellen Sie Ihre Lösung dar
Sobald sie das Problem verstanden haben, mit dem sie konfrontiert sind, ist es Zeit, Ihre vorgeschlagene Lösung zu präsentieren. Sie müssen sowohl eine grobe Zusammenfassung des Zwecks Ihrer Lösung als auch der Schritte zur Erreichung dieses Ziels geben.
Gehen Sie hier nicht im Detail verloren, da dies eine todsichere Möglichkeit ist, das Interesse Ihres Publikums zu verlieren., Geben Sie ihnen stattdessen die vorgeschlagene Methode in einer Weise, die sie verstehen und deutlich hervorheben, wie dies das Hauptproblem angehen wird.
Hier müssen Sie nicht nur die Lösung wieder auf Ihr Publikum beziehen, sondern es ist wichtig, dass die Methode so spezifisch wie möglich ist, um ihnen genau zu zeigen, welche Schritte unternommen werden, und ihnen zu versichern, dass Sie die entsprechenden Untersuchungen durchgeführt haben, was dies bedeutet.,
Begründen Sie Ihren Vorschlag
Obwohl der Wert Ihrer Lösung klar sein sollte, wie Sie es präsentiert haben und das Problem, das es angeht, lohnt es sich erneut zu wiederholen, warum Ihre Methode die beste Vorgehensweise ist. Während dies im vorherigen Abschnitt des Vorschlags getan werden kann, können Sie mit einem kurzen Segment das Dokument einfach scannen, um den Wert sofort anzuzeigen.,
Gehen Sie in ein paar Sätzen (idealerweise in einem einzigen Absatz) darüber, wie Sie vorhersagen, dass der Vorschlag das Problem, mit dem er befasst ist, beeinflussen wird, und sichern Sie diese Behauptungen idealerweise mit Beweisen aus früheren und/oder ähnlichen Versuchen in der Vergangenheit.
Legen Sie den Zeitplan und das Budget fest
Wenn alles nach Plan läuft, sollte Ihr Publikum an Bord sein – jetzt ist es an der Zeit, ihnen alle Informationen zu geben, die sie benötigen, um zu wissen, was das Projekt kostet und wie lange es dauern wird, bis es abgeschlossen ist., Teilen Sie die vorgeschlagene Lösung in bestimmte Schritte mit einer groben Zeitschätzung für jeden auf und geben Sie ein Budget an, das zusätzliche Elemente, Personal, Technologie usw. berücksichtigt.
Dadurch kann Ihr Publikum die Zeitleiste und die Kosten Ihres Projekts im Gegensatz zu den damit verbundenen Vorteilen visualisieren. Daher müssen sie über genügend Details verfügen, um den Wert des Vorschlags beurteilen zu können, z. B. über die Zeitinvestition verschiedener Teammitglieder und Abteilungen sowie über Mittel für Gegenstände, die über Ihren aktuellen Bestand hinausgehen.,
Es mag wie overkill erscheinen, die beteiligten Teams zu legen und wie viel Zeit sie auf den verschiedenen Etappen verbringen werden, aber denken Sie daran, dass Ihr Vorschlag wahrscheinlich nicht das einzige ist, was sie tun könnten. Sie fordern nicht nur, dass diese Teams Zeit damit verbringen, Ihre Aufgaben zu erledigen, sondern begründen auch, warum sie diese Zeit nicht für ein anderes Projekt aufwenden sollten.,
Demonstrieren Sie, wie der Fortschritt überwacht wird
Ohne eine strukturierte Möglichkeit, Ihren Vorschlag in Aktion zu überwachen und seinen Fortschritt zu verfolgen, wissen weder Sie noch Ihre Zielgruppe, ob er funktioniert oder nicht, und niemand kann Probleme lösen, wenn sie auftauchen. Dies ist eine massive rote Fahne für jeden, der die Macht hat, Ihren Vorschlag zu genehmigen, da er bis zum Ende des Projekts alle im Dunkeln lässt.,
Sie müssen (wiederum mithilfe von Sprache und Konzepten, die Ihr Publikum versteht) zeigen, wie das Projekt im Verlauf überwacht wird und wie Sie Probleme so früh wie möglich erkennen können. Dies wird auch Ihre Zielgruppe beruhigen, dass sie regelmäßige Updates über das Projekt erhalten und dass die Aufgaben, die Sie angelegt haben, korrekt ausgeführt werden (da sie überwacht werden).
Mit anderen Worten, dies ist Ihre Gelegenheit, menschliche Fehler im Erfolg Ihres Vorschlags zu begrenzen, indem Sie dessen Fortschritt genau verfolgen., Alles, was Sie tun müssen, ist die Befehlskette zu zeigen und wie alles verfolgt wird.
Rekapitulieren Sie in Ihrer Schlussfolgerung
Schließlich müssen Sie eine kurze Schlussfolgerung schreiben, um Ihre Punkte zusammenzufassen, das Publikum daran zu erinnern, warum es dem Vorschlag zustimmen sollte, und ihnen versichern, dass Sie das Thema gründlich recherchiert haben, um die größten Erfolgschancen zu haben.
Sie sollten hier keine neuen Informationen einführen – Sie müssen nur ein paar Sätze schreiben, die sie daran erinnern, warum das Problem wichtig ist und warum Ihr Vorschlag die beste Lösung für die erforderlichen Ressourcen ist.,
Erstellen Sie einen Prozess
Es gibt so viele Möglichkeiten, Projektvorschläge zu schreiben, wie es Projekte selbst gibt. Eine standardmäßige Checkliste zum Schreiben von Vorschlägen, wie die beiden folgenden Beispiele, hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten.
Diese Vorlagen, die vom Team von Process Street erstellt wurden, helfen Ihnen beim Schreiben Ihrer Projektvorschläge.,
Checklistenprozess für Vorschlagsvorlagen
Verwenden Sie diese Vorlage als Leitfaden, um sicherzustellen, dass Ihr Vorschlag eine starke Struktur hat, dass alle Elemente berücksichtigt wurden und dass er alle erforderlichen Anforderungen erfüllt, um Genehmigung zu erhalten.
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Checkliste für Geschäftsvorschlagsvorlagen
Verwenden Sie diese Geschäftsvorschlagsvorlage, um ein Unternehmen oder eine Organisation davon zu überzeugen, mit Ihnen Geschäfte zu machen., Verwenden Sie es, um zu beschreiben, was Sie tun können, um das Problem zu lösen, wie Sie planen, das Problem zu lösen, und die feineren Details darüber, was, wann, warum und wie es das Problem lösen wird.
Klicken Sie hier, um auf die Checkliste der Business Proposal Template zuzugreifen!,te
Verwalten Sie Ihren Projektvorschlag mit Process Street
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