dar los primeros pasos hacia la externalización puede llevar mucho tiempo, pero averiguar cómo construir su negocio con la ayuda de profesionales externos puede ofrecer mayores eficiencias y economías de escala., «Los emprendedores progresistas se dan cuenta del poder imparable de la externalización para manejar aspectos de su negocio que son esenciales pero simplemente no tienen sentido para ellos tratar personalmente», dice David Walsh, empresario y autor de Source Control, un libro electrónico sobre la externalización efectiva de pequeñas empresas. «Las pequeñas empresas, aumentadas por un conjunto global de capital humano, pueden competir directamente con los mayores actores de su espacio y ganar.»
Cuándo externalizar
para cada empresa, el momento adecuado para externalizar es diferente., Algunas empresas tienen personal interno para manejar las actividades diarias, pero pueden necesitar ayuda externa para emprender nuevos proyectos que no justifican otro empleado de tiempo completo. Cuando usted y sus empleados actuales no pueden administrar el negocio diario de su empresa y construir el negocio satisfactoriamente, puede ser el momento de considerar la externalización. Para Tonya Thomas, presidenta de The Small Office Assistant, el momento adecuado fue cuando se dio cuenta de que aunque quería que su negocio creciera, no le quedaba tiempo en su día para perseguir ese crecimiento.,
«Al principio sentí que era la única persona que podía hacer el trabajo de manera eficiente; quería controlarlo todo», dice Thomas. «Pero quería que mi negocio creciera y para hacerlo tuve que dejar ir y empezar a delegar.»Dejar ir dio sus frutos: el primer año que comenzó a usar contratistas para ayudar a llevar su carga de trabajo, Thomas duplicó los ingresos de su empresa.
para empresas muy pequeñas, Sparks recomienda externalizar desde el principio. Ella sugiere comenzar con un contable y un asistente virtual, y hacer crecer el equipo a partir de ahí., En su propio negocio, Sparks ahora contrata a un contable virtual, un diseñador web, un escritor fantasma, un diseñador gráfico, un asistente ejecutivo y un gerente de proyectos.
Qué subcontratar
Lo más probable es que ya esté subcontratando algunas tareas comerciales, como la administración de nómina o los antecedentes y controles penales para el empleo. Y en estos días, casi cualquier tarea puede ser externalizada, con tantos profesionales calificados que abandonan el mundo corporativo para trabajar como freelancers o contratistas. Sin embargo, solo porque usted puede externalizar una tarea no significa que usted debe.,
«No externalice algo solo porque no quiera hacerlo», dice Jim Lanzalotto, director de Scanlon Louis, una empresa de outsourcing estratégico y de marketing. «A veces hay cosas que no quieres hacer, pero son importantes para tu negocio principal.»
antes de elegir las tareas que puede realizar, eche un vistazo a su negocio y determine sus fortalezas y valores., «Las pequeñas empresas deben identificar sus competencias y capacidades básicas y centrar su propio R&D, gestión del talento y recursos en ser los mejores en su industria en estos», dice Marc Resnick, PH.D., consultor de pequeñas empresas y director del Instituto de Innovación Tecnológica de la Universidad Internacional de Florida. «Subcontratar cualquier aspecto sería un gran error porque dejarían de ofrecer cualquier cosa que sus propios clientes no pudieran obtener en otro lugar., Por lo tanto, una pequeña empresa que se centra en el diseño de productos no debe externalizar nada relacionado con el desarrollo de su talento interno de diseño o sus actividades de diseño. Pero deben investigar todas las oportunidades para externalizar procesos tangenciales como servicios de nómina, TI, etc.»
los tipos de tareas que se subcontratan mejor se dividen en tres categorías generales, según Gregg Landers, director de gestión de crecimiento de CBIZ MHM, el octavo proveedor de servicios de contabilidad y negocios más grande del país. Estos incluyen:
- experiencia altamente calificada o ejecutiva., Por ejemplo, es posible que no tenga que pagar el salario de un director financiero, pero podría tener una persona de nivel CFO que venga varias veces al mes para proporcionar análisis financieros y asegurarse de que el contable esté manejando bien los libros, dice Landers.
- tareas muy repetitivas. Las cuentas por pagar, el ingreso de datos y el inventario de envíos podrían incluirse en esta categoría.
- conocimiento especializado. «Un ejemplo podría ser el soporte de TI para su sistema de contabilidad o su red», dice Landers., «Es posible que no pueda pagar o necesitar una persona de TI a tiempo completo, y es más fácil cambiar a un proveedor subcontratado con el conjunto de habilidades adecuadas a medida que cambian sus necesidades de TI.»
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encontrar a los contratistas adecuados
antes de entregar las riendas, asegúrese de estar trabajando con el socio adecuado. Si bien la tecnología hace que sea mucho más fácil que antes encontrar proveedores externos capaces y confiables, el proceso de selección sigue siendo de vital importancia., Un buen punto de partida es su propia red; pregunte a otros propietarios de negocios o a su contador, abogado o banquero si pueden recomendar un proveedor que ofrezca los servicios que necesita. Las redes en línea como LinkedIn y Twitter facilitan la expansión de sus redes personales y la solicitud de recomendaciones.
en ausencia de una buena recomendación de un amigo o conocido, hay otras opciones. Thomas localizó proveedores externos colocando anuncios en un sitio web de trabajo en casa y enviando solicitudes de propuestas a organizaciones profesionales., Lanzalotto dice que si bien las cámaras de comercio locales generalmente no pueden recomendar un proveedor sobre otro, una asociación profesional o grupo comercial a menudo recomendará el socio adecuado para sus necesidades.
una serie de servicios en línea como oDesk, BidModo y Elance sirven como mercados virtuales para que los contratistas y propietarios de negocios se conecten y comiencen las relaciones de trabajo. Jack Groetzinger, cofundador de SeatGeek.,com, una compañía con sede en Manhattan que pronostica los precios de las entradas para eventos deportivos y musicales, trabaja regularmente con contratistas a través de oDesk para recopilar fotografías y datos de precios de las entradas. Junto con un personal de tiempo completo de siete, SeatGeek ahora trabaja con contratistas dispersos desde Filipinas hasta Pine Bluff, Ark. y Aurora, Colo. Al contratar freelancers, Groetzinger dice que presta la mayor atención a los comentarios que han recibido de otros empleadores.,
«Encontrar el proveedor adecuado significa tener acceso a la información correcta sobre los posibles contratistas», dice Zack Fuentes, CEO de BidModo. Los sitios de Outsourcing generalmente le permiten ver cómo los clientes anteriores calificaron el trabajo de los posibles proveedores, así como los perfiles detallados de los proveedores.
ya sea que utilice un mercado basado en la web, una referencia personal o un consultor de emparejamiento personalizado, la clave para identificar al contratista adecuado es saber exactamente lo que está buscando.,
«primero identifique exactamente qué métricas de rendimiento son importantes para cada tarea que desea externalizar», dice Resnick. «Algunos proveedores de outsourcing se centran en la velocidad a expensas de la calidad o viceversa. Esto está bien, siempre y cuando haya un buen partido entre lo que la pequeña empresa quiere y lo que se especializa en. Pero muchas pequeñas empresas no se dan cuenta de que hay grandes diferencias entre los proveedores de subcontratación y seleccionan los incorrectos. Una conversación abierta y clara con los contratistas potenciales con respecto a estas métricas clave de rendimiento es esencial.,»
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hacer que funcione
Después de haber encontrado un proveedor, su trabajo no ha terminado todavía. Incluso después de haber comprobado las referencias,» no tengas miedo de dedicar un poco más de tiempo a crear un contrato específico que describa exactamente qué rendimiento se espera», dice Resnick. «Utilice incentivos para motivar al subcontratista a centrarse en lo que es más importante para usted en lugar de sus propias preferencias o sus suposiciones sobre lo que desea.,»
comunique sus expectativas y los pasos incluidos en el trabajo claramente; nunca asuma que los contratistas están pensando lo que usted está pensando. «Cuando hay un problema , a menudo soy el culpable, ya que mis instrucciones pueden no haber sido lo suficientemente claras», dice Jeremy Belcher, propietario de FoxyMelody.com, que ha contratado a numerosos contratistas a través de Elance. «Es muy importante que los requisitos y las expectativas se establezcan al principio, y que nada se deje a la suposición.,»
incluso cuando usted establece claramente sus expectativas,» habrá una curva de aprendizaje del lado del proveedor», agrega Belcher. «Aguanta. El proveedor mejorará y usted tendrá la libertad de concentrarse en tareas más importantes.»
Su responsabilidad final como subcontratista exitoso es dar un paso atrás, renunciar al control y permitir que los nuevos miembros de su equipo hagan el trabajo para el que los contrató. «Necesitas algo de confianza», dice Resnick., «Si vas a microgestionar todo tu outsourcing, se pierde el ahorro en atención y tiempo de la gerencia que es el objetivo de la externalización.»
si estás acostumbrado a hacer todo tú mismo, considera delegar la gestión de las relaciones de outsourcing a otro miembro de tu equipo directivo, una medida que puede ayudarte a dejar ir, según Resnick.
«no se trata tanto de logística como de mentalidad», añade Walsh. «Muchos propietarios se enorgullecen de tener el mundo sobre sus hombros y toda su organización enterrada en su mente., Conocer su negocio es fundamental, pero mantenerse indispensable es imprudente y no escalable. Tenga en cuenta que retirarse de las operaciones de bajo nivel es la inversión más inteligente que puede hacer en el éxito a largo plazo de su negocio.»
sopesando los costos vs. Los beneficios
contando el costo
Entonces, ¿qué puede esperar pagar a un contratista por permitirle superar las tareas diarias y construir un mejor negocio? Depende del tipo de trabajo que esté comprando, el nivel de habilidad y la ubicación de su proveedor, y sus propias preferencias.,
Por ejemplo, Groetzinger de SeatGeek dice que a través de sitios de contratación en línea, puede encontrar contratistas en países en desarrollo que trabajarán por menos de $1 por hora. Si bien los contratistas con sede en Estados Unidos probablemente requerirán tarifas más altas, pueden ser más bajos en las áreas rurales que en las ciudades metropolitanas donde el costo de vida es mayor.
» ‘obtienes lo que pagas’ es cierto, dondequiera que vayas en el mundo», dice Walsh. «Siempre pague a alguien lo que vale, independientemente de la ubicación, pero teniendo en cuenta y aprovechando las diferencias de divisas que a menudo funcionan a su favor. valore los resultados a lo largo de las horas., Si no obtiene el resultado que necesita, no importa cuánto tiempo pasó su contratista en el camino. Considere distintos acuerdos basados en tareas mientras evalúa a nuevos proveedores, y realice la transición a un retenedor de costo fijo una vez que tenga confianza en su capacidad para entregar consistentemente.»
afrontar los retos
Aunque la externalización puede aportar grandes ventajas a una pequeña empresa, no está exenta de retos. Si elige trabajar con proveedores offshore, las barreras lingüísticas y las zonas horarias pueden ser difíciles de tratar., Sin embargo, Walsh dice que centrarse en hacer que sus propias comunicaciones sean claras puede ayudar a superar la confusión para aquellos que no son hablantes nativos de inglés. Y «las zonas horarias crean más oportunidades que inconvenientes, ya que puede extender sus horas productivas entregando tareas a alguien durante su jornada laboral», dice Walsh. «Asigna una tarea por la noche, y despierta para encontrarla completa y esperándote.»
al igual que cuando contratas a un nuevo empleado, hay riesgos de seguridad involucrados al entregar tareas a un proveedor subcontratado., «El desafío es externalizar la funcionalidad de forma segura, de una manera que no ponga en riesgo la información personal de los empleados o los datos de los clientes», dice Jonathan Gossels, presidente de SystemExperts, una firma de consultoría de seguridad y cumplimiento.
si los contratistas están manejando datos de tarjetas de crédito, Gossels recomienda revisar su declaración de cumplimiento del estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago; si están manejando información de salud o beneficios, revise su declaración de cumplimiento de HIPAA. Para obtener una idea general de la política y las prácticas de seguridad del contratista, revise su declaración de cumplimiento ISO 27002.,
«El paso más importante que un propietario de negocio puede tomar para proteger sus datos es proporcionar solo al proveedor de servicios subcontratado los datos mínimos absolutos necesarios para que el proveedor haga su trabajo», dice Gossels.
Thomas, de Small Office Assistant, descubrió la importancia de proteger los datos de los clientes cuando uno de sus asistentes virtuales contratados le robó un cliente a Thomas para su propio negocio de asistentes virtuales., Ahora, en lugar de trabajar directamente con los clientes, los contratistas de Thomas se comunican con ellos de forma anónima a través del sistema en línea de la compañía y la propia Thomas sirve como único contacto con el cliente.
cosechar los beneficios
Aunque hay riesgos, la externalización en última instancia ofrece a los propietarios de negocios grandes ventajas. El proceso le permite construir un equipo de profesionales calificados sin agregar el gasto de los empleados de tiempo completo, y evitar atascarse con tareas que se pueden completar sin su atención, dice Sparks., Es una estrategia asequible y probada para hacer crecer su negocio sin dejar que se apodere de su vida.
«entregar el trabajo te obliga a considerar de manera objetiva, despiadada y sistemática tus actividades y los pasos tomados para realizarlas», dice Walsh. «Definir un proceso elimina la ineficiencia.»
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