el mundo en el que vivimos no es caótico. Para funcionar correctamente, aplica ciertas reglas a una gran variedad de cosas y sistemas. Y en cualquier sistema, hay una estructura sin la cual no existirá como un conjunto ordenado.
la gestión de proyectos es definitivamente una estructura complicada donde sus elementos deben existir en orden y ser controlados por reglas., Estos últimos, a su vez, pueden ser más o menos críticos para que un proyecto sea completo y exitoso.
¿Qué se considera un éxito? Por supuesto, implica la recuperación de costos y perspectivas comerciales a largo plazo.
¿cuáles son esas reglas? Hay muchos de ellos. En este artículo, hablaremos sobre una noción crítica que se llama alcance del proyecto.
¿Qué es el Alcance del Proyecto?
El alcance del proyecto es un cierto trabajo que se debe hacer para entregar un resultado final (como producto, servicio) con características y funciones especificadas.,
por lo tanto, un gerente necesita tener una comprensión clara de todos los límites, recursos, costos, objetivos, tareas y entregables para que un proyecto sea exitoso.
de lo contrario, está condenado desde el principio. Y no hay diferencia qué tipo de metodología se utiliza como un plan de gestión de alcance es una necesidad desde el principio en cualquier industria o esfera: ti, construcción, diseño, marketing (por ejemplo, como colateral de marketing), educación, etc.,
según el informe pulso de la profesión del PMI, el 37% de los proyectos fracasan solo porque no había objetivos definidos desde el principio.
una confirmación por escrito de todos los resultados que se deben lograr, así como todas las suposiciones y restricciones se incluyen en una declaración de alcance.
¿por qué los gerentes necesitan declaración de alcance del proyecto?
En primer lugar, incluye información detallada sobre los principales objetivos y entregables y aclara lo que no se entregará (lo que está dentro y fuera del alcance).,
en segundo lugar, en forma escrita, refleja todos los puntos en los que las partes interesadas y el equipo llegan a un acuerdo.
Un bien escrita la declaración del alcance en la gestión de proyectos maneja los cambios imprevistos y hace que sea más fácil para manejar un proyecto.
en General, los siguientes elementos están incluidos en un bien integrado del proyecto declaración del alcance:
- Justificación
Una empresa tiene un proyecto de direcciones., Simplemente diciendo, razones por las que se está creando el proyecto. Es de gran importancia que las partes interesadas comprendan la justificación del proyecto.
- descripción del Producto
Esta sección incluye todas las características conocidas de un resultado, producto, servicio que será producida.
- Los criterios de aceptación
incluyen condiciones que deben cumplirse antes de la aceptación de los entregables del proyecto.
- entregables (u objetivos)
esto es lo que realmente se producirá (resultado, producto, servicio). Es un punto importante sobre el que deben ponerse de acuerdo las partes interesadas.,
- exclusiones
declaraciones o elementos no incluidos en un proyecto. Ayudan a evitar el deslizamiento del alcance en la gestión de proyectos.
- restricciones
estas son las limitaciones a las que se enfrenta un proyecto debido a varias razones: recursos, financiación, etc.
- suposiciones
estos factores traen cierta incertidumbre que introduce riesgo a un proyecto. Deben analizarse cuidadosamente para minimizar esos riesgos. Todas las partes interesadas deben conocerlas.,
- estimaciones de costos
Esta sección describe las estimaciones necesarias para completar un proyecto. Al principio, pueden ser desconocidos, pero es crucial obtener costos precisos.
Ejemplos del alcance de un proyecto
Todas las entradas deben ser concisos y claros – se forma la comprensión y el concepto. Esta es una clave para el alcance exitoso en la gestión de proyectos.
aquí hay un mal ejemplo de alcance.
una empresa quiere extender su presencia en el mercado en el país., Las nuevas tiendas deben abrirse durante un período de tiempo.
¿Qué queda claro de esta tarea? Casi nada excepto por algunas palabras generales. Además, carece de información de acuerdo con la técnica inteligente para el establecimiento de objetivos.
y aquí hay un buen ejemplo de planificación de alcance en la gestión de proyectos.
una empresa quiere extender su presencia en 10 ciudades más (se especificarán en una tarea) en el país para aumentar el beneficio en un 10%. El primero será el pueblo X con la siguiente dirección al oeste del país. Una empresa requiere una fuerza laboral comprometida., El proyecto necesita aproximadamente 1 000 000 $ y debería terminar en 12 meses.
¿Por qué es este un buen ejemplo del alcance del trabajo? Hay características y direcciones específicas en el cumplimiento de los objetivos SMART: aumento del beneficio (específico) en un 10% (medible); una empresa abrirá 10 tiendas más (alcanzables) en lugares específicos con una fuerza de trabajo comprometida y estimaciones de costos (relevantes); período de tiempo definido (oportuno).,
alcance del trabajo para un gerente de proyecto
entre todas las demás funciones y responsabilidades, un gerente exitoso debe aclarar y documentar todos los puntos importantes de alcance de antemano. En colaboración con el equipo y las partes interesadas, crea un camino para delinear y comprender qué y cuándo se debe hacer para completar el proyecto.
para tener éxito, un gerente tiene que definir las preguntas de alcance del proyecto.
preguntas típicas de alcance del proyecto
- ¿Cuáles son los objetivos?,
se pueden poner en una oración o dos que muestren la información sobre los resultados a lograr. Si alguna pregunta ocurre en el proceso, debe remitirse a este punto.
- ¿Cuáles son los entregables?
sin definir (en las primeras etapas) lo que se producirá, un gerente no puede continuar con la implementación.
- ¿Cuál es el marco temporal?
El tiempo es un verdadero desafío especialmente cuando no está definido y documentado.
- ¿Cuáles son las restricciones?
un gerente debe saber todo sobre el entorno empresarial donde existe su proyecto., Esas limitaciones pueden ser jurídicas, comerciales o de mercado.
- ¿Qué suposiciones pueden traer riesgos?
estas preguntas deben ser respondidas y manejadas lo antes posible para evitar cualquier problema entre las partes.
- ¿Quién aprueba el resultado final?
es crucial saber quién toma las decisiones. Sería genial si es una persona. Buscar a esta persona a veces puede ser un verdadero dolor. Pero habiendo hecho esto, un gerente encontraría la tarea mucho más fácil.,
alcance del proyecto y gráficos de Gantt
Los proyectos de alcance pueden no ser difíciles y desafiantes cuando un gerente utiliza herramientas que ya han demostrado ser eficientes para cientos de proyectos. Hay una variedad de ellos, por lo que cualquier persona es libre de elegir el que cumpla con todos los requisitos.
sin Embargo, una de las mejores herramientas para trabajar con el alcance del proyecto es un diagrama de Gantt.,
GanttPRO en línea diagrama de Gantt software es una manera eficaz de conseguir todo planeado desde el principio. Tiene una interfaz amigable y características potentes.
este creador de gráficos de Gantt ofrece una estructura clara y visualmente atractiva de todos los detalles del proyecto, así como de los objetivos desde el principio.
Con GanttPRO, es fácil de definir:
- los Entregables.
- pasos iniciales, trabajo en progreso, tareas pendientes y muchos más.,
- plazos para todo el proyecto y cada tarea.
- Hitos.
- cambios imprevistos.
- tomadores de decisiones.
además, en unos pocos clics, puede compartir su proyecto con las partes interesadas o cualquier otro tercero. Con GanttPRO, puede generar dos tipos de enlaces: estático (no hay más cambios disponibles) y dinámico (siempre muestra el progreso actual). Por lo tanto, usted será capaz de mantener a las partes interesadas en el bucle en cualquier momento.,
Además, para un inicio rápido, GanttPRO permite elegir plantillas de gráficos Gantt gratuitas ya existentes o incluso puede crear las suyas propias.
¿necesita saber exactamente cómo GanttPRO puede ayudar? Mira este resumen para obtener una pista.
Leave a Reply