Die Welt, in der wir leben, ist nicht chaotisch. Um richtig zu funktionieren, wendet es bestimmte Regeln auf eine Vielzahl von Dingen und Systemen an. Und in jedem System gibt es eine Struktur, ohne die es nicht als geordnetes Set existiert.
Projektmanagement ist definitiv eine komplizierte Struktur, in der seine Elemente in der Reihenfolge existieren und durch Regeln gesteuert werden sollten., Letztere wiederum können mehr oder weniger kritisch sein, damit ein Projekt abgeschlossen und erfolgreich ist.
Was gilt als Erfolg? Dies impliziert natürlich Kosteneinsparungen und langfristige Geschäftsperspektiven.
Was sind diese Regeln? Es gibt viele von Ihnen. In diesem Artikel werden wir über einen kritischen Begriff sprechen, der Projektumfang genannt wird.
Was ist Projekt-Bereich?
Der Projektumfang ist eine bestimmte Arbeit, die ausgeführt werden muss, um ein Endergebnis (als Produkt, Dienstleistung) mit bestimmten Funktionen und Funktionen zu liefern.,
Daher muss ein Manager ein klares Verständnis aller Grenzen, Ressourcen, Kosten, Ziele, Aufgaben und Leistungen haben, damit ein Projekt erfolgreich ist.
Ansonsten ist es von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Und es gibt keinen Unterschied, welche Art von Methodik als Scope-Management-Plan verwendet wird, ist ein Muss von Anfang an in jeder Branche oder Sphäre: IT, Bau, Design, Marketing (zum Beispiel als Marketing-Sicherheiten), Bildung, etc.,
Laut dem Pulse of the Profession-Bericht von PMI scheitern 37% der Projekte, nur weil es von Anfang an keine definierten Projektziele gab.
Eine schriftliche Bestätigung aller zu erzielenden Ergebnisse sowie aller Annahmen und Einschränkungen sind in einer scope-Anweisung enthalten.
Warum benötigen Manager eine Project scope-Anweisung?
Zunächst enthält es detaillierte Informationen zu wichtigen Zielen und Ergebnissen und klärt, was nicht geliefert wird (was in und außerhalb des Geltungsbereichs liegt).,
Zweitens spiegelt es in schriftlicher Form alle Punkte wider, an denen Stakeholder und das Team eine Einigung erzielen.
Eine gut geschriebene Scope-Anweisung im Projektmanagement behandelt unvorhergesehene Änderungen und erleichtert die Handhabung eines Projekts.
Im Allgemeinen sind die folgenden Elemente in einer gut komponierten Projektbereichsanweisung enthalten:
Ein geschäftliches Bedürfnis, das ein Projekt anspricht., Einfach gesagt, Gründe, warum das Projekt erstellt wird. Es ist von hoher Bedeutung, dass die Stakeholder die Rechtfertigung des Projekts verstehen.
- Produktbeschreibung
Dieser Abschnitt enthält alle bekannten Merkmale eines Ergebnisses, Produkts oder einer Dienstleistung, die erstellt werden.
- Akzeptanzkriterien
Sie enthalten Bedingungen, die vor der Annahme der Projektleistungen erfüllt sein sollten.
- Ergebnisse (oder Ziele)
Dies ist, was tatsächlich produziert werden (Ergebnis -, Produkt -, service). Es ist ein wichtiger Punkt, auf den man sich für die Stakeholder einigen muss.,
- Ausschlüsse
Anweisungen oder Elemente, die nicht in einem Projekt enthalten sind. Sie helfen, ein Kriechen im Projektmanagement zu vermeiden.
- Einschränkungen
Dies sind Einschränkungen, mit denen ein Projekt aus verschiedenen Gründen konfrontiert ist: Ressourcen, Finanzierung usw.
- Annahmen
Diese Faktoren bringen eine gewisse Unsicherheit mit sich, die ein Risiko für ein Projekt mit sich bringt. Sie müssen sorgfältig analysiert werden, um diese Risiken zu minimieren. Alle Beteiligten sollten sich dessen bewusst sein.,
- Kostenvoranschläge
In diesem Abschnitt werden die für den Abschluss eines Projekts erforderlichen Schätzungen beschrieben. Am Anfang mögen sie unbekannt sein, aber es ist entscheidend, genaue Kosten zu erhalten.
Beispiele für den Umfang eines Projekts
Alle Eingaben sollten prägnant und klar sein – es wird Verständnis und das gesamte Konzept bilden. Dies ist ein Schlüssel für ein erfolgreiches Scope im Projektmanagement.
Hier ist ein schlechtes Beispiel für Umfang.
Ein Unternehmen will seine Marktpräsenz im Land verbreiten., Neue Geschäfte sollen über einen bestimmten Zeitraum geöffnet werden.
Was ist aus dieser Aufgabe klar? Fast nichts außer einigen allgemeinen Worten. Darüber hinaus fehlen Informationen gemäß der INTELLIGENTEN Technik zur Zielsetzung.
Und hier ist ein gutes Beispiel für die Bereichsplanung im Projektmanagement.
Ein Unternehmen möchte seine Präsenz auf 10 weitere Städte (sie werden in einer Aufgabe angegeben) im Land verteilen, um den Gewinn um 10% zu steigern. Die erste wird die Stadt X mit der folgenden Richtung im Westen des Landes sein. Ein Unternehmen benötigt engagierte Arbeitskräfte., Das Projekt benötigt ungefähr 1 000 000 $ und sollte in 12 Monaten vorbei sein.
Warum ist dies ein gutes Beispiel für den Umfang der Arbeit? Es gibt spezifische Merkmale und Richtungen in Übereinstimmung mit INTELLIGENTEN Zielen: Steigerung des Gewinns (spezifisch) um 10% (messbar); Ein Unternehmen eröffnet 10 weitere Geschäfte (erreichbar) an bestimmten Orten mit engagierten Arbeitskräften und Kostenschätzungen (relevant); bestimmter Zeitraum (rechtzeitig).,
Arbeitsumfang für einen Projektmanager
Unter allen anderen Rollen und Verantwortlichkeiten muss ein erfolgreicher Manager alle wichtigen Bereichspunkte vorher klären und dokumentieren. In Zusammenarbeit mit dem Team und den Stakeholdern schafft er einen Weg, um zu skizzieren und zu verstehen, was und wann getan werden sollte, um das Projekt abzuschließen.
Um erfolgreich zu sein, muss ein Manager Projekt-Scoping-Fragen definieren.
Typische Projekt-scoping-Fragen
- Was sind die Ziele?,
Sie können in ein oder zwei Sätze eingefügt werden, die die Informationen zu den zu erreichenden Ergebnissen anzeigen. Wenn dabei Fragen auftreten, sollten sie an diesen Punkt verwiesen werden.
- Was sind die Ergebnisse?
Ohne (in frühen Phasen) zu definieren, was produziert wird, kann ein Manager die Implementierung nicht fortsetzen.
- Was ist der Zeitrahmen?
Die Zeit ist eine echte Herausforderung, besonders wenn sie nicht definiert und dokumentiert ist.
- Was sind die Einschränkungen?
Ein Manager sollte alles über das Geschäftsumfeld wissen, in dem sein Projekt existiert., Diese Einschränkungen können legal, kommerziell oder marktmäßig sein.
- Welche Annahmen können Risiken mit sich bringen?
Diese Fragen sollten so früh wie möglich beantwortet und behandelt werden, um Probleme zwischen den Parteien zu vermeiden.
- Wer genehmigt das Ergebnis?
Entscheidend ist, wer der Entscheider ist. Es wäre toll, wenn es eine Person ist. Die Suche nach dieser Person kann manchmal ein echter Schmerz sein. Aber wenn man das geschafft hätte, würde ein Manager die Aufgabe viel einfacher finden.,
Projektumfang und Gantt-Diagramme
Scoping-Projekte sind möglicherweise nicht schwierig und herausfordernd, wenn ein Manager Tools verwendet, die sich bereits für Hunderte von Projekten als effizient erwiesen haben. Es gibt eine Vielzahl von ihnen, so dass jeder frei ist, diejenige zu wählen, die alle Anforderungen erfüllt.
Eines der bequemsten Tools zum Arbeiten mit Projektumfang ist jedoch ein Gantt-Diagramm.,
Die Online-Gantt-Diagrammsoftware GanttPRO ist eine effektive Möglichkeit, alles von Grund auf neu zu planen. Es verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche und leistungsstarke Funktionen.
Dieser Gantt Chart Maker bietet von Anfang an eine klare, optisch ansprechende Struktur aller Projektdetails sowie Ziele.
Mit GanttPRO definieren Sie ganz einfach:
- Deliverables.
- Erste Schritte, laufende Arbeiten, Aufgaben und vieles mehr.,
- Zeitrahmen für das gesamte Projekt und jede Aufgabe.
- Meilensteine.
- Unvorhergesehene Änderungen.
- Entscheidungsträgern.
Darüber hinaus können Sie Ihr Projekt mit nur wenigen Klicks mit Stakeholdern oder anderen Dritten teilen. Mit GanttPRO können Sie zwei Arten von Links generieren: statisch (es sind keine weiteren Änderungen verfügbar) und dynamisch (zeigt immer den aktuellen Fortschritt an). So können Sie Stakeholder jederzeit auf dem Laufenden halten.,
Für einen schnellen Start können Sie mit GanttPRO bereits vorhandene kostenlose Gantt-Diagrammvorlagen auswählen oder sogar eigene erstellen.
Müssen Sie wissen, wie genau GanttPRO Ihnen helfen kann? Sehen Sie sich diese Übersicht an, um einen Hinweis zu erhalten.
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