Was sind Zahlungsbedingungen? Hier ist alles, was Sie wissen müssen

Die Fähigkeit, Zahlungen genau zu bezahlen und zu empfangen, ist entscheidend für Unternehmen, um einen positiven Cashflow aufrechtzuerhalten und ihre Liquidität zu verwalten.

Da alle Unternehmen sowohl als Zahler (das Unternehmen, das zahlt) als auch als Zahlungsempfänger (das Unternehmen, das eine Zahlung erhält) agieren, müssen sie beide Aspekte der Zahlungsabwicklung verwalten., Während neue Technologien wie Zahlungsgateway-Software, mobile Zahlungen und digitale Geldbörsen es Verbrauchern und Unternehmen erleichtern, Zahlungen zu tätigen, sind traditionelle Methoden wie Schecks, Überweisungen und Debit-oder Kreditkarten immer noch weit verbreitet.
Neben neuen Technologien müssen Unternehmen die verschiedenen Arten von Zahlungsverträgen und-verpflichtungen sowie die Herausforderungen verstehen, mit denen sie und ihre Kunden bei der Zahlungsabwicklung konfrontiert sein könnten.

Zusätzlich zur Definition von Zahlungsbedingungen werde ich Zahlungsvereinbarungen, Zahlungsmethoden und potenzielle Herausforderungen bei Zahlungsbedingungen behandeln.

“ Nachnahme „oder“ Zahlbar bei Erhalt “ geben an, dass Zahler die Rechnung bezahlen sollen, sobald sie die gekauften Waren oder Dienstleistungen erhalten haben. Während der Begriff „Bargeld“ verwirrend sein kann (da es nicht die einzige akzeptierte Zahlungsmethode ist), können Zahler auch Schecks, Kredit-oder Debitkarten sowie Überweisungen verwenden.
Netto 7, Netto 30 usw., gibt die Anzahl der Tage an, an denen Kunden eine Rechnung vollständig bezahlen müssen. Das Wort „netto“ bedeutet den Gesamtbetrag, der nach Rabatten zu zahlen ist. Es gibt viele Variationen dieser Art von Zahlungsbedingung. Zum Beispiel bedeutet „netto 30, Ende des Monats“, dass die Zahlung bis zum Ende des Monats nach dem Monat der Rechnung fällig ist.
Rabatte für vorzeitige Zahlungen ermutigen Kunden, vor dem Fälligkeitsdatum zu zahlen. Zum Beispiel bedeutet „netto 30 5/10“, dass ein Kunde 30 Tage Zeit hat, um vollständig zu bezahlen, aber einen Rabatt von 5 Prozent erhält, wenn die Rechnung in 10 Tagen bezahlt wird., Der Rabatt wird nicht angewendet, wenn die Zahlung später als dieses Datum erfolgt.

Zahlungsvereinbarungen

Manchmal stimmen Unternehmen zu, Ausnahmen von ihren Standardzahlungsbedingungen zu machen und Zahlungen zu teilen oder zu kombinieren. Nachfolgend sind einige der häufigsten Arten von Vereinbarungen aufgeführt.
Vorauszahlungen oder Vorauszahlungen treten auf, wenn beide Parteien vereinbaren, dass der Zahler einen Prozentsatz des Wertes der Waren oder Dienstleistungen zahlt, bevor sie geliefert werden. Dies stellt eine Verpflichtung des Zahlers dar, den vollen Betrag in Zukunft zu zahlen., Vorauszahlungen sind normalerweise nicht erstattungsfähig, was bedeutet, dass der Zahler das Geld verliert, wenn er später beschließt, keine Geschäfte mit dem Zahlungsempfänger zu tätigen.
Wiederkehrende Zahlungen erfolgen regelmäßig, wie monatlich oder vierteljährlich. Diese Art der Zahlung wird normalerweise automatisch verarbeitet und der Betrag ist jedes Mal derselbe. Wiederkehrende Zahlungen werden storniert, wenn die Geschäftsbeziehung zwischen Zahler und Zahlungsempfänger endet.

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Teilzahlungen beziehen sich auf die Möglichkeit, eine Rechnung in mehreren Raten zu bezahlen. Der Unterschied zwischen teil-und wiederkehrenden Zahlungen besteht darin, dass Teilzahlungen nur während eines vordefinierten Zeitraums abgewickelt werden. Zum Beispiel kann ein Gerät, das $100.000 kostet, in fünf vierteljährlichen Raten von $20.000 bezahlt werden. Teilzahlungen werden in der Regel mit Vorauszahlungen kombiniert., Im obigen Fall kann der Kunde 20 Prozent ($20,000) im Voraus und den Rest in vier monatlichen Raten von $20,000 bezahlen.
Konsolidierte Zahlungen helfen Unternehmen, mehrere Rechnungen gleichzeitig zu bezahlen. Da Banken Unternehmen normalerweise die Verarbeitung von Zahlungen wie Überweisungen in Rechnung stellen, ist es für Unternehmen sinnvoll, zu viele Zahlungen zu vermeiden.

Zahlungsmethoden

Das Aufkommen von Technologien wie der Cloud und mobilen Geräten führte zur Schaffung neuer Zahlungsmethoden, beseitigte jedoch nicht die traditionellen Methoden wie Banküberweisungen, Kreditkarten und Schecks.,
Die meisten traditionellen Zahlungsmethoden, die den Transfer von Geld zwischen Banken beinhalten, aber nicht die Intervention von Bankmitarbeitern erfordern, werden als elektronische Geldtransfers (EFT) kategorisiert. Diese Zahlungskategorie umfasst Überweisungen, Direkteinzahlungen, eChecks, Telefonüberweisungen und Sofortzahlungen.
Alle diese Arten von Zahlungen werden über nationale und internationale elektronische Zahlungsnetze wie das ACH-Netzwerk in den USA oder das PE-ACH (Pan-European Automated Clearing House) abgewickelt., Diese Netzwerke basieren auf dem Konzept einer Clearingstelle — eines Finanzinstituts, das den Austausch von Zahlungen, Wertpapieren und Derivaten erleichtert.

Herausforderungen mit Zahlungsbedingungen

Bei der Verwaltung von Zahlungen stehen Unternehmen vor vielen Herausforderungen und Bedrohungen, die erhebliche finanzielle Auswirkungen auf Zahler und Zahlungsempfänger haben können. Unternehmen müssen vorsichtig sein, um Betrug und Fehler in allen Phasen des Zahlungsprozesses zu vermeiden, von der Rechnungsstellung über Zahlungen bis hin zur Einziehung von Zahlungen.,

Betrugserkennung und-schutz

Elektronische und digitale Zahlungen sind praktisch, können jedoch Unternehmen und ihre Kunden Betrug aussetzen. Während Banken fortschrittliche Technologien verwenden, um Betrug zu verhindern, haben Unternehmen nicht immer große Budgets und verlassen sich in der Regel auf die Technologie von E-Commerce-Plattformen.

Leider können Betrüger sehr kreativ sein und alle möglichen Möglichkeiten finden, Händler und ihre Kunden auszutricksen. Hier sind einige der häufigsten.,

• Freundlicher Betrug bezieht sich auf Versuche von Käufern, eine Rückerstattung für Waren zu erhalten, die sie online gekauft haben, indem sie so tun, als hätten sie die Artikel nie erhalten oder dass sie sie zurückgegeben haben. Einige Leute behaupten möglicherweise auch, dass ihre Kreditkarten kompromittiert wurden und sie den Kauf nicht getätigt haben.

• Gestohlene Daten sind das Ergebnis von Personen, die Sicherheitssysteme durch Hacking oder Datenverletzungen umgehen, um auf vertrauliche persönliche Informationen zuzugreifen. Diese Informationen werden von Hackern verwendet oder im Dark Web verkauft.,

• Gefälschte Online-Shops werden erstellt, um Kreditkarten und andere sensible Informationen von Verbrauchern zu erhalten. Einige gefälschte Online-Shops können leicht identifiziert werden, wenn sie Werbeaktionen anbieten, die zu gut erscheinen, um wahr zu sein, oder wenn sie keine Details über das Unternehmen angeben, das den Shop verwaltet.
  Unternehmen bekämpfen Online-Betrug mithilfe fortschrittlicher Technologien wie künstlicher Intelligenz und Biometrie und durch neue Sicherheitskonzepte wie das Zero Trust-Modell, einen steigenden Cybersicherheitstrend im Jahr 2019.,

“ Das Zero Trust-Modell beseitigt die Vorstellung, dass interne Spieler vertrauenswürdige Personen sind, die keinen Schaden bedeuten. Zero Trust Security bewertet kontinuierlich das Verhalten und die Maßnahmen einer Person, um potenzielle Bedrohungen zu identifizieren und zu beseitigen.,“
G2 Crowd, Cybersicherheitstrends im Jahr 2019: Zero Trust, Biometrie, IoT und DSGVO

Während Technologie-und Betrugsschutzdienste wie ClearSale Unternehmen dabei helfen können, verdächtige Transaktionen zu erkennen und den Umsatz zu maximieren, müssen Kunden auch bei Online-Zahlungen vorsichtig sein, um sicherzustellen, dass sie nicht selbst Opfer werden.

Fremdwährung

Die Globalisierung und das Internet haben es Unternehmen ermöglicht, Produkte (und manchmal auch Dienstleistungen) auf der ganzen Welt zu verkaufen., Dies ist kein Problem, wenn ein globales Unternehmen in lokaler Währung verkauft und seine Kunden im selben Tauschmittel bezahlen. Die Dinge werden komplizierter, wenn ein Lieferant Waren in einer Währung wie USD anbietet, seine Käufer jedoch aus der ganzen Welt stammen. In diesem Fall müssen Käufer USD kaufen, um den Lieferanten zu bezahlen. Abhängig vom Wechselkurs und seinen Schwankungen entspricht die Zahlung möglicherweise nicht dem Wert der gekauften Waren oder Dienstleistungen.
Zum Beispiel, ein kanadisches Unternehmen, das Produkte oder Dienstleistungen im Wert von $1.000 in den USA kauft, muss USD kaufen, um die Rechnung zu bezahlen., Wenn sich der Wechselkurs zwischen US-Dollar und kanadischem Dollar zwischen dem Rechnungsdatum und dem Zahlungsdatum ändert, kann das Unternehmen mehr oder weniger zahlen als am Rechnungsdatum. Im folgenden Beispiel zahlt ein Käufer, der eine USD $1,000-Rechnung bezahlen muss, CAD $10 mehr, wenn der Wechselkurs steigt, oder CAD $30 weniger, wenn der Kurs sinkt.

Rechnungsbetrag: $ 1,000 USD

Wechselkurs und fälliger Betrag zum Rechnungsdatum: 1,35 ($1,350 CAD)

Wechselkurs und fälliger Betrag zum Zahlungsdatum:

1,36 ($1,360 CAD)

1,32 ($1,320 CAD)

„Pay to“ vs., „Schiff zu „vs.“Rechnung zu“

Große Unternehmen und Unternehmensgruppen haben oft sehr komplizierte Prozesse für die Verwaltung von Zahlungen. Die Geschäftseinheit, die Waren oder Dienstleistungen kauft, ist möglicherweise nicht diejenige, die die Zahlungen tätigt. Darüber hinaus können separate Einheiten von verschiedenen Lieferanten in Rechnung gestellt werden, und die Muttergesellschaft kann alle Rechnungen konsolidieren, um Zahlungen abzuwickeln.,
Das folgende Beispiel zeigt, wie drei Geschäftseinheiten, die Teil derselben Unternehmensgruppe sind, Zahlungen verarbeiten können:

Dieses Szenario ist für große Unternehmen ziemlich einfach, kann jedoch für Unternehmen mit globaler Präsenz viel komplizierter sein. Daher ist es für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung, klar zu definieren, welche Geschäftseinheit für welche Art von Einkauf, Rechnungsstellung, Empfang und Zahlung verantwortlich ist.

Sammlungen

Es ist daher wichtig, dass das Unternehmen klar definiert, welche Geschäftseinheit für welche Art von Einkauf, Rechnungsstellung, Empfang und Zahlung verantwortlich ist.,

Da nicht alle Kunden pünktlich bezahlen, müssen Unternehmen ihr Bestes tun, um fällige Rechnungen einzuziehen. Eine Möglichkeit, Schulden einzuziehen, ist die Mahnung, mit der Unternehmen Briefe senden, um Kunden daran zu erinnern, dass sie Geld schulden. Unternehmen können auch Zinsrechnungen senden, um fehlerhafte Schuldner zu bestrafen, indem sie einen Prozentsatz auf den Rechnungsbetrag anwenden.
Wenn alles andere scheitert, können Unternehmen Inkassobüros verwenden, um das Geld in ihrem Namen zu sammeln. Eine weitere Option ist Factoring, wenn Unternehmen ihre Forderungen an Dritte verkaufen, die für die Einziehung der Zahlungen verantwortlich sind., Der Unterschied zwischen Inkasso und Factoring besteht darin, dass erstere eine kostenpflichtige Dienstleistung ist, während letztere eine Übertragung der Inkasso-Verantwortung zwischen zwei Unternehmen darstellt. Factoring kann daher für ein Unternehmen teurer sein, wenn es seine Forderungen mit einem Abschlag verkauft.,

AR fällig: $ 100,000 — 200 Rechnungen

Inkassogebühr: 1 Prozent / Rechnung / Woche = 1,000 / Woche

Factoring: 10 Prozent Rabatt = 10,000

Was als nächstes zu tun ist

Um Zahlungen effizient zu verwalten, ist es wichtig, die verschiedenen Arten von Software zu verstehen, die zur Verarbeitung von Zahlungen und damit verbundenen Transaktionen verwendet werden können, z. B. Verkaufs-oder Einkaufsrechnungen. Das Bild unten zeigt die Beziehungen zwischen Zahlungssoftware und Produkten für Vertrieb, Einkauf oder Gehaltsabrechnung., Klicken Sie auf ein Etikett, um eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Softwaretypen zu erhalten und mehr über die in jedem Markt verfügbaren Produkte zu erfahren.