Quali sono i termini di pagamento? Ecco tutto quello che devi sapere

La capacità di pagare e ricevere pagamenti con precisione è fondamentale per le aziende per mantenere un flusso di cassa positivo e gestire la loro liquidità.

Poiché tutte le aziende agiscono sia come pagatore (l’entità che paga) che come beneficiario (l’entità che riceve un pagamento), devono gestire entrambi gli aspetti dell’elaborazione dei pagamenti., Mentre le nuove tecnologie come il software di gateway di pagamento, i pagamenti mobili e i portafogli digitali rendono più facile per i consumatori e le imprese effettuare pagamenti, i metodi tradizionali come assegni, bonifici e carte di debito o di credito sono ancora ampiamente utilizzati.
Oltre alle nuove tecnologie, le aziende devono comprendere i vari tipi di accordi e obblighi di pagamento, insieme alle sfide che loro e i loro clienti potrebbero affrontare nell’elaborazione dei pagamenti.

Oltre a definire i termini di pagamento, tratterò gli accordi di pagamento, i metodi di pagamento e le potenziali sfide sui termini di pagamento.

“Contrassegno” o “Pagamento al ricevimento” indicano che i pagatori devono pagare la fattura non appena ricevono i beni o i servizi acquistati. Mentre il termine “contanti” può essere fonte di confusione (dal momento che non è l’unico metodo di pagamento accettato), i pagatori possono anche utilizzare assegni, carte di credito o di debito e bonifici.
Rete 7, Rete 30, ecc., indica il numero di giorni in cui i clienti devono pagare una fattura per intero. La parola “netto” indica l’importo totale da pagare dopo gli sconti. Ci sono molte varianti di questo tipo di termine di pagamento. Ad esempio,” 30 netti, fine mese ” indica che il pagamento è dovuto entro la fine del mese successivo a quello della fattura.
Gli sconti per i pagamenti anticipati incoraggiano i clienti a pagare prima della data di scadenza. Ad esempio,” net 30 5/10 ” significa che un cliente ha 30 giorni per pagare per intero, ma riceverà uno sconto del 5% se la fattura viene pagata in 10 giorni., Lo sconto non verrà applicato se il pagamento viene effettuato oltre tale data.

Accordi di pagamento

A volte le aziende accettano di fare eccezioni ai loro termini di pagamento standard e dividere o combinare i pagamenti. Di seguito sono elencati alcuni dei tipi più comuni di accordi.
Pagamenti anticipati o pagamenti anticipati si verificano quando entrambe le parti concordano che il pagatore pagherà una percentuale del valore di beni o servizi prima di essere consegnati. Ciò rappresenta un impegno da parte del pagatore a pagare l’intero importo in futuro., I pagamenti anticipati di solito non sono rimborsabili, il che significa che il pagatore perderà il denaro se in seguito deciderà di non fare affari con il beneficiario.
Pagamenti ricorrenti avvengono su base regolare, come mensile o trimestrale. Questo tipo di pagamento viene solitamente elaborato automaticamente e l’importo è lo stesso ogni volta. I pagamenti ricorrenti vengono annullati al termine del rapporto commerciale tra pagatore e beneficiario.

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I pagamenti parziali si riferiscono alla possibilità di pagare una fattura in più rate. La differenza tra pagamenti parziali e ricorrenti è che i pagamenti parziali vengono elaborati solo durante un periodo predefinito. Ad esempio, un pezzo di equipaggiamento che costa $100.000 può essere pagato in cinque rate trimestrali di $20.000. I pagamenti parziali sono generalmente combinati con pagamenti anticipati., Nel caso di cui sopra, il cliente può pagare il 20 per cento ($20.000) in anticipo e il resto in quattro rate mensili di $20.000.
I pagamenti consolidati aiutano le aziende a pagare più fatture contemporaneamente. Poiché le banche di solito addebitano alle aziende di elaborare pagamenti come bonifici bancari, ha senso per le aziende cercare di evitare di effettuare troppi pagamenti.

Metodi di pagamento

L’avvento della tecnologia come il cloud e i dispositivi mobili ha portato alla creazione di nuovi metodi di pagamento, ma non ha eliminato i modi tradizionali, come bonifici bancari, carte di credito e assegni.,
La maggior parte dei metodi di pagamento tradizionali che comportano il trasferimento di denaro tra banche ma non richiedono l’intervento del personale bancario sono classificati come trasferimenti di fondi elettronici (EFT). Questa categoria di pagamento comprende bonifici, depositi diretti, eChecks, trasferimenti telefonici e pagamenti istantanei.
Tutti questi tipi di pagamenti vengono elaborati attraverso reti di pagamento elettronico nazionali e internazionali come la rete ACH negli Stati Uniti o la PE-ACH (pan-European Automated clearing house)., Queste reti si basano sul concetto di una stanza di compensazione — un istituto finanziario che facilita lo scambio di pagamenti, titoli e derivati.

Sfide con i termini di pagamento

Nella gestione dei pagamenti, le aziende devono affrontare molte sfide e minacce che possono avere un impatto finanziario significativo sia sui pagatori che sui beneficiari. Le aziende devono fare attenzione a evitare frodi ed errori in tutte le fasi del processo di pagamento, dalla fatturazione all’esecuzione dei pagamenti alla riscossione dei pagamenti.,

Identificazione e protezione delle frodi

I pagamenti elettronici e digitali sono convenienti ma possono esporre le aziende e i loro clienti a frodi. Mentre le banche utilizzano tecnologie avanzate per prevenire le frodi, le aziende non sempre hanno grandi budget e tendono a fare affidamento sulla tecnologia fornita dalle piattaforme di e-commerce.

Sfortunatamente, i truffatori possono essere molto creativi e trovare tutti i tipi di modi per ingannare i commercianti e i loro clienti. Ecco alcuni dei più comuni.,

• La frode amichevole si riferisce ai tentativi da parte degli acquirenti di ottenere un rimborso sulle merci che hanno acquistato online, fingendo di non aver mai ricevuto gli articoli o di averli restituiti. Alcune persone possono anche rivendicare le loro carte di credito sono state compromesse e non hanno fatto l’acquisto.

• I dati rubati sono il risultato di individui che bypassano i sistemi di sicurezza attraverso l’hacking o violazioni dei dati per accedere a informazioni personali sensibili. Queste informazioni vengono utilizzate dagli hacker o vendute sul dark web.,

• Falsi negozi online sono creati per ottenere carta di credito e altre informazioni sensibili da parte dei consumatori. Alcuni negozi online falsi possono essere facilmente identificati quando offrono promozioni che sembrano troppo belle per essere vere o quando non forniscono dettagli sulla società che gestisce il negozio.
  Le aziende combattono le frodi online utilizzando tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale e la biometria e attraverso nuovi concetti di sicurezza come il modello zero trust, un trend in crescita della sicurezza informatica nel 2019.,

“Il modello zero trust elimina l’idea che i giocatori interni siano individui affidabili che non significano nulla di male. Zero trust security valuta continuamente il comportamento e le azioni di un individuo per identificare ed eliminare potenziali minacce.,”
G2 Crowd, Cybersecurity Trends in 2019: Zero Trust, Biometrics, IoT e GDPR

Mentre la tecnologia e i servizi di protezione dalle frodi come ClearSale possono aiutare le aziende a segnalare transazioni sospette e massimizzare le vendite, i clienti devono anche fare attenzione quando effettuano pagamenti online per assicurarsi che non diventino vittime

Valuta estera

La globalizzazione e internet hanno permesso alle aziende di vendere prodotti (e talvolta servizi) in tutto il mondo., Questo non è un problema quando un’azienda globale vende in valuta locale e i suoi clienti pagano nello stesso mezzo di scambio. Le cose si complicano quando un fornitore fornisce beni in una valuta, come l’USD, ma i suoi acquirenti provengono da tutto il mondo. In questo caso, gli acquirenti dovranno acquistare USD per pagare il fornitore. A seconda del tasso di cambio e delle sue fluttuazioni, il pagamento potrebbe non essere uguale al valore dei beni o dei servizi acquistati.
Ad esempio, una società canadese che acquista prodotti o servizi per un valore di $1,000 negli Stati Uniti deve acquistare USD per pagare la fattura., Se il tasso di cambio tra dollari statunitensi e canadesi cambia tra la data della fattura e la data di pagamento, la società può pagare più o meno di quanto avrebbe pagato alla data della fattura. Nell’esempio seguente, un acquirente che deve pagare una fattura di USD USD 1.000 pagherà CAD CAD 10 in più se il tasso di cambio sale, o CAD CAD 30 in meno se il tasso scende.

Importo della fattura: USD 1,000 USD

Tasso di cambio e importo dovuto alla data della fattura: 1.35 (CAD 1,350 CAD)

Tasso di cambio e importo dovuto alla data di pagamento:

1.36 (CAD 1,360 CAD)

1.32 (CAD 1,320 CAD)

“Pay to” vs., “ship to” vs. “bill to”

Le grandi imprese e gruppi di società hanno spesso processi molto complicati per la gestione dei pagamenti. L’entità commerciale che acquista beni o servizi potrebbe non essere quella che effettua i pagamenti. Inoltre, entità separate possono essere fatturate da fornitori diversi e la società madre può consolidare tutte le fatture per elaborare i pagamenti.,
L’esempio seguente mostra come tre entità aziendali che fanno parte dello stesso gruppo di società potrebbero elaborare i pagamenti:

Questo scenario è piuttosto semplice per le grandi aziende, ma può essere molto più complicato per le società con una presenza globale. È quindi fondamentale che la società definisca chiaramente quale entità commerciale è responsabile di quale tipo di acquisto, fatturazione, ricezione e pagamento.

Incassi

È quindi fondamentale per l’azienda definire chiaramente quale entità commerciale è responsabile di quale tipo di acquisto, fatturazione, ricezione e pagamento.,

Poiché non tutti i clienti pagano in tempo, le aziende devono fare del loro meglio per raccogliere le fatture scadute. Un modo per raccogliere il debito è dunning, con cui le aziende inviano lettere per ricordare ai clienti che devono soldi. Le aziende possono anche inviare fatture di interesse per penalizzare i cattivi debitori applicando una percentuale all’importo della fattura.
Quando tutto il resto fallisce, le aziende possono utilizzare agenzie di recupero crediti per raccogliere i soldi per loro conto. Un’altra opzione è il factoring, quando le aziende vendono i loro crediti a terzi che diventano responsabili della raccolta dei pagamenti., La differenza tra recupero crediti e factoring è che il primo è un servizio fornito a pagamento, mentre il secondo è un trasferimento di responsabilità di recupero crediti tra due società. Factoring può, quindi, essere più costoso per un business se vende i suoi crediti con uno sconto.,

AR a causa: $100,000 — 200 fatture

il Debito tassa di raccolta: 1% / fattura / settimana = 1,000/settimana

Factoring: 10% di sconto = 10,000

Cosa fare

Per gestire i pagamenti in modo efficiente, è fondamentale per capire i vari tipi di software che può essere utilizzato per elaborare i pagamenti e le transazioni relative, come la vendita o l’acquisto di fatture. L’immagine seguente mostra le relazioni tra software di pagamento e prodotti per vendite, acquisti o buste paga., Fare clic su un’etichetta per ottenere una descrizione dettagliata di ogni tipo di software e saperne di più sui prodotti disponibili in ogni mercato.