Imaginați-vă acest lucru:
o sală de ședințe înfundată în înălțimea verii. Vorbăreț Tom este droning pe și de pe despre ceva care nu este chiar relevant pentru subiectul la îndemână. Sunt șapte minute prețioase în ora de prânz. Stomacul tău începe să tremure. Ticăitul ceasului de pe perete este brusc mai tare …
…am fost cu toții acolo.
întâlnirea fără sfârșit., dacă sunteți preocupat de modul în care sunt cheltuite întâlnirile din afacerea dvs., nu vă faceți griji, nu sunteți singuri. Potrivit unui sondaj efectuat pe 1.000 de lucrători de birou din Marea Britanie, angajatul mediu petrece aproape 11 ore în fiecare săptămână pregătindu-se pentru și participând la 4.4 întâlniri, 2.6 dintre aceste întâlniri fiind considerate inutile. Acest timp pierdut costă afacerile din Marea Britanie un enorm £191 miliarde pe an-imaginați-vă cât de mult costă în întreaga lume! trebuie să existe o cale mai bună. în acest articol, vă vom arăta 8 idei de întâlniri ale personalului care vă pot asigura că timpul dvs. este întotdeauna bine petrecut!,
conținutul articolului
1. Setarea unei agende
pare simplă, nu?și totuși am fost cu toții la o întâlnire în care ordinea de zi a fost complet absentă sau, în cel mai bun caz, foarte slabă.
o agendă clară care trece peste exact ceea ce doriți să acoperiți și rezultatele pe care doriți să le obțineți vă pot ajuta să vă orientați întâlnirea în direcția corectă și să vă asigurați că timpul tuturor este bine cheltuit., dacă descoperiți că lucrurile se îndepărtează de agenda dvs., puteți face o notă pentru a discuta aceste elemente altă dată, înainte de a vă întoarce spre ceea ce ați planificat să discutați.
nu trebuie să-și petreacă prea mult timp pe agenda ta, fie. Doar o listă de verificare cu bullet-a subliniat va face.
și este important să vă asigurați că toată lumea este conștientă de acest lucru. În Project.co team meeting template este perfect pentru crearea unui spațiu în care toată lumea poate fi la curent cu întâlnirile viitoare., Puteți invita membrii echipei, puteți adăuga agenda dvs. și chiar puteți crea sarcini care pot fi atribuite persoanelor corecte și acționate înainte sau după întâlnire.
Acest cel mai mare vinovat al acestor întâlniri „fără agendă” este întâlnirile recurente. De zi cu zi sau săptămânal de captură up-uri. Reuniunile vag numite „vânzări” sau „marketing”.
aceste întâlniri pot fi de cea mai mare importanță, dar obțineți cea mai mare măsură din ele?
chiar și în cazul întâlnirilor regulate de recuperare, este important să știți exact la ce vă ocupați.,
o agendă bine cartografiată trimisă tuturor cu o zi înainte poate face diferența. Tot ce trebuie să faci este să te gândești la ce s-a întâmplat de la ultima întâlnire și să vorbești despre asta, în special. Aceasta ar putea fi o campanie recentă de social media pe care ați lansat-o sau o adunare de clienți noi în conducta dvs. de vânzări.
orice ai discuta, o agendă poate ajuta la menținerea lucrurilor scurte și pe drumul cel bun.
2. Atribuiți o notă-taker
ceva ce putem fi cu toții vinovați din când în când este să uităm de întâlnirile noastre de îndată ce părăsim camera., Deja ne apropiem de următorul lucru. prin atribuirea unui notificator, vă puteți asigura că minutele întâlnirii sunt notate și partajate cu echipa. În acest fel, toată lumea are ceva să se refere la. Notele pot fi chiar folosite pentru a reaminti oamenilor ce trebuie să facă după întâlnire. desigur, te-ai aștepta ca toată lumea să – și scrie propriile note-și pot! Dar este, de asemenea, o bună practică de a avea un set de note imparțiale care acoperă tot ceea ce a fost discutat într-un mod de fapt.,
pentru a face acest lucru, atribuiți o notă-taker pentru a înregistra notele de întâlnire (avem un șablon care este perfect pentru acest lucru!). Acesta ar trebui să fie rolul lor principal pentru întâlnire, astfel încât să nu se distragă și să neglijeze sarcina.,
Iată un exemplu rapid de note sau minute pentru o întâlnire în care s-a discutat o tranziție la lucrul la distanță:
trecerea la lucrul la distanță
- programul normal de lucru se va aplica
- fiecare echipă va avea un check-in de dimineață
- manageri pentru a finaliza un raport de sfârșit de zi care rezumă realizările zilei
-
acesta este un exemplu foarte simplu, dar acoperă elementele de bază ale notelor sau minutelor de întâlnire.
3., Permiteți „timp tampon”
deși este important să vă asigurați că timpul dvs. este bine petrecut, este de asemenea important să fiți realist. Nu veți putea niciodată să planificați o întâlnire chiar până la minut, așa că permiteți un „timp tampon” atunci când lucrurile se opresc.
timpul tampon este exact ceea ce pare. Este o perioadă scurtă de timp care poate fi folosită ca tampon între sarcini sau, în acest caz, pentru a întâlni subiecte. este posibil ca începutul și sfârșitul întâlnirilor dvs. să fie cele mai perturbatoare, în timp ce toată lumea primește felicitări și rămas bun din drum., Deci, inclusiv 5 minute sau cam asa ceva pentru chit-chat ca aceasta ar putea ajuta să Prognoza timpul pe care trebuie să-și petreacă pe alte părți ale agendei.
4. Atribuirea unui lider de întâlnire
permiterea timpului tampon este bine și bine, dar este, de asemenea, important să atribuiți un lider de întâlnire pentru a vă asigura că lucrurile revin rapid pe drumul cel bun. la urma urmei ,nu doriți să petreceți jumătate din întâlnire vorbind despre ceea ce toată lumea a mâncat la cină aseară! atribuind un lider de întâlnire, vă puteți asigura că agenda dvs. este respectată și că timpul este utilizat în mod eficient.,și acest lucru nu trebuie să fie rolul celui mai înalt membru al personalului din cameră, oricine ar putea fi numit ca lider de întâlnire. ai putea numi persoana care este cel mai implicat cu subiectul la îndemână, de exemplu, dacă vorbești despre vânzări apoi lăsați unul dintre membrii echipei de vânzări conduce întâlnirea. de asemenea, ar putea fi minunat să o luați pe rând și să aflați care persoană este în mod natural cea mai bună la conducerea întâlnirilor.
5. Trimite un e-mail de urmărire
pe lângă faptul că notezi minutele întâlnirii, te ajută și să trimiți un e-mail de urmărire echipei tale., Acest lucru ar trebui să servească ca o reamintire a ceea ce a fost discutat și poate include, de asemenea, câteva puncte de acțiune pentru diferiți membri ai echipei.
Aici este un exemplu folosind aceeași ședință subiect am folosit mai sus:
după Cum puteți vedea, acest e-mail rapid sintetizează cele mai importante puncte de întâlnire, oferă oamenilor de puncte de acțiune, și stabilește o întâlnire pentru următoarea ședință. Simplu, dar eficient!,
trimiterea unui e-mail de urmărire ca acesta este o modalitate bună de a vă asigura că timpul este bine cheltuit, deoarece se asigură că punctele de acțiune sunt finalizate înainte de următoarea întâlnire.
fără un e-mail de urmărire, puteți avea membri ai personalului care să uite ce trebuiau să facă și să creeze întârzieri sau blocaje în următoarea întâlnire.
6. Încercați lightning jams
până acum am discutat idei care vă pot îmbunătăți întâlnirile curente – dar ce zici de un nou mod de a face întâlnirile împreună?
Faceți cunoștință cu blocajele de trăsnet! blocajele cu fulgere vă pot ajuta echipa să ia decizii mai rapide., Și sunt de fapt destul de distractiv. toți cei din cameră primesc o grămadă de note post-it și sunt invitați să scrie cât mai multe probleme, probleme sau pur și simplu subiecte de discuție pe care le pot în 4 minute.
liderul întâlnirii ar trebui să acționeze ca moderator aici, calendarul exercițiului și, de asemenea, asigurându-se că membrii echipei nu conferă. la sfârșitul celor patru minute, notele post-it sunt afișate în fața tuturor (duplicatele pot fi aruncate) și apoi fiecărui membru al echipei i se dau 3 puncte lipicioase., Ei pot folosi aceste puncte lipicioase pentru a vota notele post-it pe care le simt evidențiază cele mai importante trei probleme sau subiecte.
subiectele cu cele mai multe voturi sunt cele care te concentrezi pe la întâlnire.
aceasta este o versiune foarte simplificată a blocajelor de trăsnet și puteți face mult mai multe pentru a face acest exercițiu mai temporizat și structurat. Dacă aveți timp, a verifica afară acest video pentru a afla mai multe:
7. Nu sta jos!, un alt mod interesant de a profita la maximum de întâlnirile dvs. este să vă ridicați în picioare! Nimeni nu îi place să fie în picioare în jurul pentru perioade lungi de timp și astfel se ridice întâlniri sunt cunoscute a fi destul de productiv. întâlnirile Stand up sunt atât de productive încât au fost implementate în unele metodologii populare de management de proiect, cum ar fi Scrum. în Plus, oferă tuturor o pauză de la ședința la birourile lor toată ziua!
8., Testează-ți tehnologia în prealabil
Din ce în ce mai multe echipe lucrează de la distanță în aceste zile, iar dacă acesta este cazul pentru echipa ta, atunci ajută să oferi tehnologiei de apel conferință pe care o folosești un mic test-drive mai devreme în cursul zilei. poate fi foarte frustrant pentru toată lumea dacă întâlnirea ar fi trebuit să înceapă la 10am, dar încă mai așteptați descărcarea Skype Business la 10:10!
un test rapid al link-ului de întâlnire va dura câteva secunde, iar dacă observi erori, atunci ai salvat timpul tuturor reparându-le înainte de întâlnire., de asemenea, vă ajută să utilizați Google Calendar (sau orice aplicație calendar gratuită) pentru a vă programa întâlnirile. Cu Google Calendar, puteți trimite invitații prin e-mail și de a afla cine este și nu este disponibil pentru întâlnire:
Gânduri Finale
Aici la Proiect.co suntem nebuni despre time management! Noi credem că este absolut vital pentru a rula o afacere de succes. am trecut la efortul de a face ceva care credem că ar putea salva timpul echipei dvs. atunci când vine vorba de următoarea dvs. întâlnire., Șablonul nostru „întâlnire în echipă” a fost conceput pentru a vă ajuta să planificați și să îmbunătățiți întâlnirile pe care le aveți cu echipa. puteți să vă invitați echipa, să vă pregătiți notițele, să adăugați fișiere, să setați puncte de acțiune și multe altele – toate într-un singur proiect privat. Faceți clic aici pentru a încerca gratuit.
Leave a Reply