Bilde dette:
En tett møterom i høyden av sommeren. Pratsom Tom er dur på og om noe som ikke selv er relevante til emnet på hånden. Det er sju dyrebare minutter til lunsj time. Magen begynner å rumle. Den tikkende klokken på veggen er plutselig høyere…
…vi har alle vært der.
Den endeløse møte.,
Hvis du er bekymret for hvordan de møter i bedriften er brukt, ikke bekymre deg, du er ikke alene. Ifølge en undersøkelse fra 1000 til office arbeidere over hele STORBRITANNIA, den gjennomsnittlige ansatte tilbringer nesten 11 timer hver uke for å forberede og delta på 4.4 møter, med 2.6 disse møtene anses unødvendig. Dette bortkastet tid, kostnader STORBRITANNIAS bedrifter £191 milliarder kroner i året – bare tenk på hvor mye det koster over hele verden!
Det må være en bedre måte.
I denne artikkelen, vi kommer til å vise deg 8 møte ideer som kan sikre at din tid er alltid godt brukt!,
Artikkel Innhold
1. Sette en dagsorden
Virker enkelt, ikke sant?
Og ennå har vi alle blitt til et møte hvor agendaen var helt fraværende, eller i beste fall svært løs.
En klar agenda som går over nøyaktig hva du ønsker å dekke, og de resultatene du ønsker å oppnå kan bidra til å styre møte i riktig retning og sørge for at alle er tid vel brukt.,
Hvis du finner ut at ting er i bevegelse bort fra din agenda, kan du lage et notat, for å drøfte disse elementene en annen tid, før styring tilbake til det du har planlagt å diskutere.
Du trenger ikke å bruke for mye tid på dagsorden, enten. Bare en bullet-spiss sjekkliste vil gjøre.
Og det er viktig å sørge for at alle er klar over det. Prosjektet.co team møte mal er perfekt for å skape en plass der alle kan holde seg oppdatert på kommende møter., Du kan invitere lagets medlemmer, legg inn din agenda, og selv lage oppgaver som kan tilordnes til de riktige personene og actioned før eller etter møtet.
Denne største årsaken til disse «agenda-mindre» møter er regelmessige møter. Daglig eller ukentlig fange ups. Den vagt som heter ‘salg’ eller ‘markedsføring’ møter.
Disse møtene kan være av den største betydning, men får du det beste ut av dem?
Selv med vanlig fange opp møter er det viktig å vite nøyaktig hva du prater om.,
Et godt kartlagt agenda sendt rundt til alle dagen før kan gjøre hele forskjellen. Alt du trenger å gjøre er å tenke på hva som har skjedd siden sist møte og snakke om det, spesielt. Dette kan være en nylig sosiale medier kampanje lansert eller en roundup av nye kunder i ditt salgsforløp.
Uansett hva du diskuterer, en agenda som kan bidra til å holde ting kort og on-track.
2. Tilordne et notat-taker
Noe vi alle kan være skyldig i fra tid til annen er å glemme våre møter så snart vi forlate rommet., Vi er allerede byksende mot neste ting.
Ved å tilordne et merk-taker, kan du sørge for at møtet minutter er noterte ned og deles med teamet. Dette gjør at alle har noe å se tilbake på. Notater kan også brukes til å minne folk om hva de er pålagt å gjøre post-møte.
selvfølgelig, vil du forventer av alle til å skrive sine egne notater – og de kan! Men det er også god praksis å ha et sett av uavhengige notater som dekker alt som ble diskutert i en materie-of-faktum måte.,
for Å gjøre dette, må du tilordne en note-taker til å ta opp møtet notater (vi har en mal som er perfekt for dette!). Dette skulle være deres viktigste rolle for møtet, slik at de ikke blir forstyrret og omsorgssvikt oppgaven.,
Her er en rask eksempel på notater eller minutter for et møte som diskutert en overgang til eksternt arbeid:
Overgang til ekstern jobbe
- Normal arbeidstid vil gjelde
- Hvert lag vil ha en morgen innsjekking
- Ledere for å fullføre en end-of-dag rapporten en oppsummering av dagens prestasjoner
- Bruk Slakk for umiddelbar kommunikasjon
- Bruke Zoom for konferanse og møter
Dette er et veldig enkelt eksempel, men det dekker det grunnleggende om hva som møtenotater eller minutter bør se ut.
3., Tillat «buffer tid’
Mens det er viktig å sikre at din tid er godt brukt, er det også viktig å være realistisk. Du kommer aldri til å være i stand til å planlegge et møte rett ned til veldig liten, så la for noen «buffer tid» når ting går av sporet.
Buffer tid er akkurat hva det høres ut som. Det er en kort tid som kan brukes som en buffer mellom oppgaver, eller i dette tilfellet, møte-emner.
Det er sannsynlig at begynnelsen og slutten av møtet vil være den mest forstyrrende, mens alle får hilsener og avskjeder ut av veien., Så, inkludert 5 minutter eller så hver side for chit-chat som dette kan hjelpe deg til å lage en prognose for den tiden du har til å bruke på andre deler av din agenda.
4. Tilordne et møte lederen
Slik at for buffer tid er vel og bra, men det er også viktig å tilordne et møte leder for å sikre at ting komme tilbake på sporet raskt.
Tross alt, trenger du ikke ønsker å tilbringe halvparten av møtet snakker om hva alle spiste til middag i går kveld!
Ved å tilordne et møte leder kan du sikre at din agenda er fulgt, og at tid brukt på en effektiv måte.,
Og dette trenger ikke å være i rollen som den mest høytstående medlem av personalet i rommet, så hvem som helst kan bli utnevnt til møte leder.
Du kunne utnevne den personen som er mest involvert med emnet på hånden, for eksempel, hvis du snakker om salget så å la en av salgsteamet medlemmer lede møtet.
Det kan også være flott å ta det i svinger og finne ut hvilken person er naturligvis best på ledende møter.
5. Sende følge opp e-post
I tillegg til å skrive ned møtereferater, det hjelper også å sende følge opp e-post til laget ditt., Dette bør tjene som en påminnelse om hva som ble diskutert og kan også inkludere noen handling poeng for ulike team-medlemmer.
Her er et eksempel med det samme møtet emnet vi brukte ovenfor:
Som du kan se, denne e-raskt oppsummerer de viktigste punktene fra møtet, gir folk action poeng, og angir en dato for neste møte. Enkel, men effektiv!,
å Sende følge opp e-post som dette er en god måte å sikre tid er godt brukt, fordi det gjør at action-poeng er gjennomført i forkant av neste møte.
Uten å følge opp e-post, kan du ha ansatte glemme hva de skulle gjøre og skape forsinkelser eller flaskehalser i neste møte.
6. Prøv lyn papirstopp
Så langt har vi diskutert ideer som kan forbedre din nåværende møter – men hva med en ny måte å gjøre møter alle sammen?
Møte lyn syltetøy!
Lyn papirstopp kan hjelpe gruppen med å gjøre raskere beslutninger., Og de er faktisk ganske morsomt.
Alle i rommet er det gitt en haug av post-it lapper og invitert til å skrive ned så mange problemer, spørsmål, eller rett og slett tema for diskusjon at de kan i 4 minutter.
møtet leder bør opptre som en moderator her, timing trening og også å sørge for at gruppemedlemmene ikke gir.
Ved utgangen av fire minutter, post-it lapper vises foran alle (duplikater kan være forkastet) og deretter hvert medlem er gitt 3 gule prikker., De kan bruke disse klebrige prikker til å stemme på post-it lapper som de føler markere de tre viktigste saker eller emner.
Den emner med flest stemmer, er de som fokuserer du på for møtet.
Det er en svært forenklet versjon av lyn for papirstopp og det er mye mer du kan gjøre for å gjøre dette mer av en tidsbestemt og strukturert trening. Hvis du har tid, sjekk ut denne videoen for å lære mer:
7. Ikke sitte ned!,
en Annen interessant måte å få mest mulig ut av møtene er å stå opp! Ingen liker å bli stående rundt i lange perioder og så stå opp møter er kjent for å være ganske produktiv.
Stand up møter er så produktiv i det faktum at de har faktisk blitt lagt inn noen populære prosjektledelse metoder, som Scrum.
Pluss, det gir alle en pause fra å sitte på sitt skrivebord hele dagen!
8., Test din tech forhånd
flere og Flere lag som jobber eksternt i disse dager, og hvis det er tilfelle for teamet da det bidrar til å gi konferansesamtalen teknologi du bruker en liten test-drive tidligere i dag.
Det kan være veldig frustrerende for alle hvis møtet var ment å starte i kl 10, men du fortsatt venter på Skype Virksomhet for å laste ned på 10:10!
En rask test av møtet link vil ta sekunder, og hvis du gjør oppdage eventuelle feil da du har lagret alles tid ved å feste dem i forkant av møtet.,
Det hjelper også å bruke Google Kalender (eller en gratis kalender-appen) for å planlegge møter. Med Google Kalender, kan du sende e-post inviterer og finne ut hvem som er og ikke er tilgjengelig for møtet:
Siste Tanker
Her på Prosjektet.co vi er gale om forvaltning av tiden! Vi tror det er helt avgjørende for å drive en vellykket bedrift.
Vi har gått til arbeidet med å lage noe som vi tror kan lagre ditt lag tid når det kommer til din neste møte., Vår «Team Møte» mal er utformet for å hjelpe deg med å planlegge og forbedre møter du har med ditt team.
Du kan invitere ditt lag, forberede dine notater, legge til filer, angi action poeng, og så mye mer – alt i ett eget prosjekt. Klikk her for å prøve det ut gratis.
Leave a Reply