Lorsqu’une réservation est effectuée, un PNR est créé dans le système utilisé par la personne effectuant la réservation. Ce PNR aura un localisateur d’enregistrement. Si la réservation a été effectuée par l’intermédiaire de la compagnie aérienne et que le ou les seuls vols sont opérés par la compagnie aérienne effectuant la réservation, un seul PNR existera. Cependant, si la réservation contient des vols de plus d’une compagnie aérienne (par exemple, un passager vole Londres/New York sur British Airways et retourne sur United Airlines), la réservation des deux vols sera généralement effectuée par la première compagnie aérienne., La première compagnie aérienne enverra des messages à la 2ème compagnie confirmant la réservation et la 2ème compagnie aérienne créera un PNR séparé qui a son propre Localisateur d’enregistrement. Si la réservation est effectuée par l’intermédiaire d’une agence de voyages, un PNR (et un localisateur d’enregistrement) existera dans le système utilisé par l’agence et d’autres PNR (chacun avec son propre Localisateur d’enregistrement) existeront dans chaque système aérien.
ces dernières années, de plus en plus de compagnies aériennes ont cessé de gérer leurs propres systèmes de réservation et sont devenues des clients de systèmes tels Qu’Amadeus et Sabre qui fournissent des services d’hébergement., Lorsque cela se produit, un PNR unique (avec un seul Localisateur d’enregistrement) peut être créé dans le système d’hébergement contenant les détails de tous les vols dont ce système d’hébergement est responsable. Par exemple, une réservation pour un passager voyageant de Londres à Paris sur Air France revenant BA réservé via AF résidera dans un PNR dans le système Amadeus avec un seul Localisateur d’enregistrement, car les deux compagnies aériennes utilisent Amadeus pour les réservations. Si cette réservation est effectuée par L’intermédiaire d’un agent de voyages utilisant Amadeus, le même PNR/Localisateur d’enregistrement unique existera., Cependant, si la réservation est effectuée via une agence utilisant un système différent (par exemple Sabre), il y aura deux PNR (un à Sabre et un à Amadeus) chacun avec son propre Localisateur.
Les systèmes des compagnies aériennes transmettent les localisateurs d’enregistrement entre eux dans le cadre du processus de confirmation. Si un localisateur d’enregistrement ne parvient pas à être transmis entre deux systèmes, le PNR peut toujours être récupéré en utilisant le numéro de vol/date et le nom, ou le numéro du billet.
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