✅ material adicional: plantilla de propuesta de subvención + lista de verificación para ayudarlo a obtener financiación
Las propuestas de proyectos son la forma en que puede hacer que la administración actúe sobre sus ideas. Son la versión ascendente de un formulario de solicitud de proyecto.
son cómo puedes influir en el futuro de tu empresa.
escribir una propuesta de proyecto no es ciencia espacial, pero es una habilidad vital para poder presentar con éxito proyectos que sabes que beneficiarán a tu equipo y a tu negocio en su conjunto., Las conversaciones casuales no son suficientes: debe entregar un documento formal que aborde las preocupaciones antes de que su gerente, CEO y partes interesadas tengan la oportunidad de expresarlas.
Además, tener una plantilla establecida para escribir una propuesta le da un documento que puede consultar a lo largo de todo el proyecto. En lugar de tener que confiar en las notas y su vago recuerdo de una conversación con el enfriador de agua, ha establecido instrucciones a seguir y una defensa contra cualquiera que diga que el proyecto no vale la pena.,
es un gran ejemplo de gestión eficaz de procesos de negocio – si alguien te pregunta, puedes mostrarles la propuesta de proyecto y decir «esto fue aprobado, y así que esto es lo que vamos a hacer».
así que, en este Proceso Street post, voy a ir a través de cómo crear una propuesta de proyecto, que se aprueba, pasando por los siguientes temas:
- plantilla de propuesta de proyecto libre
- ¿Qué es una propuesta de proyecto?,
- Saber qué tipo de propuesta de proyecto estás escribiendo
- planificar tu propuesta de proyecto
- Escribir tu propuesta de proyecto
- Más plantillas de propuesta de proyecto
- gestionar tu propuesta de proyecto con Process Street
¿listo para empezar?
plantilla de propuesta de proyecto gratuita
Si tiene prisa y desea ver cómo se ve una plantilla de propuesta de proyecto, no dude en sumergirse directamente en esta:
lista de verificación de la plantilla de propuesta de proyecto
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hay más plantillas de propuestas de proyectos por venir, más adelante en el post, ¡así que sigue leyendo!
¿qué es una propuesta de proyecto?
una propuesta de proyecto describe la propuesta de valor principal de su proyecto. Debe establecer qué es el proyecto, qué se pretende lograr con él y cómo se planea llegar allí.
es básicamente una hoja de ruta que planifica todos y cada uno de los pasos del proyecto, para que todos los involucrados entiendan lo que implica, desde el principio, y puedan asegurarse de que están trabajando hacia los mismos objetivos.,
meterse en las cabezas de las personas para las que está escribiendo la propuesta es vital; necesita pensar como las partes interesadas del proyecto para entregar una propuesta que satisfaga sus necesidades.
Esto requiere planificación.
saber qué tipo de propuesta de proyecto estás escribiendo
antes de comenzar a planificar, necesitas saber qué tipo de propuesta estás haciendo. Esto le ayudará a centrarse en los elementos importantes de su Documento y conocer el nivel de detalle que necesita para entrar.,
Hay seis tipos de propuesta de proyecto:
- Formalmente solicitó
- Informalmente solicitó
- no Solicitados
- Continuación
- Renovación
- Suplementario
Estos puede sonar intimidante y aburrido, pero tenga paciencia – que son todos bastante simple, una vez pasado el nombre.
aunque proporcionaré una plantilla de muestra para cada tipo de propuesta de proyecto, las plantillas para propuestas solicitadas formalmente, solicitadas informalmente y no solicitadas son idénticas., El enfoque para escribir estas tres categorías difiere con el nivel de detalle y la investigación adicional, pero solo creará inconsistencias y confusión al usar más de un tipo de propuesta de proyecto nueva, por lo que se puede aplicar la misma plantilla a cada una.
Básicamente, si está creando una propuesta para un nuevo proyecto, use la plantilla general en la sección a continuación.
formalmente solicitado
una propuesta de proyecto formalmente solicitada se hace en respuesta a una solicitud oficial de una propuesta., En cierto modo, esta es la forma más fácil de crear una propuesta para un nuevo proyecto, ya que el documento de solicitud de propuesta (RFP) generalmente le dirá exactamente lo que quiere el cliente o la audiencia y, a veces, incluso instrucciones para preparar la propuesta.
los formularios RFP no deben confundirse con los formularios de solicitud de proyecto, ya que el primero es una forma de reaccionar directamente a necesidades y deseos específicos, mientras que el segundo es una forma para que la administración superior solicite un proyecto de sus equipos.
Por lo tanto, para las propuestas formalmente solicitadas, debe adoptar un enfoque más estructurado., Tienes que responder directamente al contenido de cualquier detalle aproximado que se te haya transmitido, esencialmente convirtiendo la retroalimentación en un proyecto cuantificable que luego puedes juzgar el valor de comenzar.
la lista de verificación de la propuesta de proyecto no tiene que ser complicada. La siguiente plantilla es un ejemplo de cómo una simple lista de verificación puede ayudarlo a escribir sus propuestas de proyecto.
recuerde que esta plantilla simple se puede usar para propuestas de proyectos solicitadas formalmente, solicitadas informalmente y no solicitadas por igual.,
Informalmente solicitó
de manera Informal solicitó propuestas de proyectos son los mismos que formalmente solicitado queridos, a excepción de la información que se basan en no esté establecido en un documento específico. Esto los hace un poco más difíciles de tratar (más investigación está involucrada en analizarlos), pero al menos tiene un punto de partida aproximado.
es más o menos una falta de detalle lo que separa lo formal de lo informal: las solicitudes de propuestas formales han establecido detalles, objetivos, entregables y potencialmente métodos uniformes, mientras que las informales podrían basarse en una conversación., Si se le ha pedido una propuesta pero no se le han dado detalles, es una solicitud informal.
de nuevo, el enfoque para esto no es demasiado diferente de uno solicitado formalmente, pero tendrás que poner un poco de trabajo adicional en la definición de detalles como los objetivos y el método, y en la evaluación de cuán viable es todo el asunto.
para obtener una plantilla que puede usar para crear una propuesta de proyecto solicitada informalmente, consulte la sección anterior.,
no solicitado
las propuestas de proyecto no solicitadas son el equivalente de proyecto de llamadas en frío – nadie pidió recibir una, pero (si has hecho tu tarea) todavía puede proporcionar un montón de valor. Se trata de propuestas pensadas por la persona que las presenta y que pueden inspirarse en cualquier cosa, desde un momento eureka en el trabajo diario del empleado hasta una conversación casual con un cliente.
Podría decirse que estas son las propuestas más difíciles de escribir, ya que tendrás que ser extra persuasivo (nadie pidió la propuesta, por lo que necesitarán un empujón extra)., Esto significa reunir más evidencia de lo habitual para probar el valor de la propuesta y tener un cuidado adicional al escribir para asegurarse de que sea convincente.
para obtener una plantilla que puede usar para crear una propuesta de proyecto no solicitada, consulte la sección anterior sobre propuestas formalmente solicitadas.
Continuation
Continuation project proposals are by far and away the easier to write, since these are essentially reminders / updates for ongoing (and already approved) projects.,
estas casi ni siquiera son propuestas, en el sentido de que no estás pidiendo nada nuevo o presentando tu caso. En su lugar, todo lo que tiene que hacer es recordar a la audiencia el proyecto que aprobaron previamente, informar sobre su progreso, dar cuenta de cualquier cambio y pedir permiso para continuar.
por lo general, las propuestas de continuación se reservan para solicitar fondos al comenzar una nueva fase en un proyecto.,
Renewal
Una vez que un proyecto en curso ha terminado o ha dejado de ser útil (y el apoyo para él se va a terminar), se puede escribir una propuesta de proyecto de renovación para justificar su apoyo continuo.
Al igual que las propuestas de continuación, se trata menos de convencer a la audiencia del valor del proyecto por sí mismo y más de mostrar por qué es valioso continuar haciéndolo. Esto generalmente significa sopesar los beneficios de retorno con los recursos que se necesitan para mantener la práctica.,
también es bueno comparar el proyecto para el que está tratando de obtener un apoyo renovado con otros proyectos continuos, esto pone su valor en el contexto de otros esfuerzos en curso y puede indicar áreas más adecuadas para ser descontinuadas.
suplementario
se requiere una propuesta de proyecto suplementaria cuando usted necesita pedir recursos adicionales para un proyecto (más allá de los propuestos originalmente). El objetivo principal al escribir estas propuestas es poder justificar los recursos adicionales y producir estimaciones actualizadas de lo que el proyecto tomará ahora para completar.,
si el alcance del proyecto se está aumentando para tener un mayor alcance, esto se interpretará como una extensión del documento original con un enfoque en explicar los beneficios de ampliar el alcance.
sin embargo, si han surgido problemas o nueva información que significan que los objetivos originales requieren recursos adicionales, debe concentrarse en reiterar los beneficios que traerá el proyecto, explicar por qué dichos problemas y/o información no se vieron de antemano y tranquilizar a la audiencia de que la operación aún vale la pena la inversión.,
planificar su propuesta de proyecto
Una vez que sepa qué tipo de propuesta está escribiendo, debe investigar y planificar el documento para asegurarse de que no se pierda ninguna información vital., Aunque lo que escribas variará un poco dependiendo del tipo de propuesta que envíes y el formato que esté utilizando, generalmente querrás:
- Definir tu audiencia
- Saber qué problema aborda la propuesta
- investigar el estado actual del problema
- definir claramente la propuesta
- predecir el efecto que tendrá
- Evaluar el tiempo y los recursos que tomará
- Crear un esquema del documento
no se preocupe demasiado por el idioma que está utilizando o por estar terriblemente bien formateado aquí., En su lugar, enfoca tu atención en obtener los hechos básicos correctos y cubrirte a ti mismo para cualquier pregunta que pueda contrarrestar tu propuesta.
Define tu audiencia
si quieres que tu propuesta sea aprobada, debes convencer a la persona que la lee de que vale la pena invertir tiempo y recursos. Para hacer eso, necesitas saber quién es tu audiencia, a qué priorizan y a qué es probable que se resistan.
por lo tanto, lo primero que debe hacer al planificar su propuesta de proyecto es definir su audiencia.,
Lay-out exactamente quiénes son, cuál es su posición (gerente, director general, el cliente potencial, etc), y todo lo que usted sabe acerca de sus antecedentes. Esto le permitirá relacionar cada aspecto de su propuesta con ellos para que sea lo más atractivo posible.
también está evaluando la cantidad de detalles que necesita profundizar con los diversos conceptos de su propuesta. Si tu audiencia no sabe mucho sobre lo que estás proponiendo, querrás tener un cuidado extra para explicarlo en un lenguaje que puedan entender y, por lo tanto, ver el valor de lo que estás diciendo.,
por ejemplo, si estuviera lanzando un proyecto a nuestro jefe de marketing (Ben Brandall), tomaría nota especial de su enfoque en los datos (mostrado por publicaciones como su desglose de 250 páginas de precios SaaS) y usaría ese conocimiento para lanzar con más evidencia para respaldar mis puntos, como se muestra arriba. Dado que está familiarizado con la mayoría de las cosas de marketing, también podría usar términos y conceptos más específicos: tiene el conocimiento de fondo, por lo que no tiene sentido tratarlo con detalles superficiales.,
saber qué problema aborda la propuesta
mientras que podría ser obvio Cuál es el problema en su mente, aquí es donde entra en juego el poder de conocer a su audiencia. Aquí no solo estás exponiendo Cuál es el problema que estás resolviendo, sino que también lo estás vinculando a tu audiencia en términos de lo que entienden y valoran.
recuerde, esta es la fuerza impulsora detrás de obtener su aprobación. Tu audiencia proporciona el contexto, pero el problema que estás resolviendo da un propósito: una razón para preocuparse (y aprobar) todo el proyecto en primer lugar.,
escriba Cuál es el problema, cómo afecta lo que le importa a su audiencia y cómo sabe que esta es la causa del problema.
investigue el estado actual del problema
antes de que pueda sugerir una solución al problema, debe saber cuál es su estado actual y qué investigación ya se ha realizado sobre cómo resolverlo. Esto le permitirá ajustar su propia solución y respaldarla con evidencia sólida para proporcionar una propuesta más convincente.,
investigue cómo otros (y su propio equipo) han intentado resolver el mismo problema en el pasado, anotando los elementos centrales de su estrategia y lo que encontraron en sus resultados. Puede parecer un dolor al principio, pero puede encontrar que su solución propuesta ya ha sido probada y fracasada, en cuyo caso no tiene sentido continuar escribiendo esa propuesta de proyecto en particular.
no te olvides del contexto en el que se encontraba cada uno de estos proyectos., Desde el tamaño del equipo disponible hasta el producto y / o los clientes los cambios efectuados, todo debe tenerse en cuenta para asegurarse de que sus resultados sean válidos. Además, si la persona a la que está enviando la propuesta está familiarizada con el problema, buscará formas de hacer agujeros en su propuesta, y este es un punto común para tal evento.
relacione sus hallazgos con la forma en que definió su problema para que pueda dar cuenta de las diferencias entre las propuestas.,
defina claramente la propuesta
ahora que sabe cuál es su problema, lo que ya se ha hecho para resolverlo y para quién está escribiendo, necesita trabajar y definir claramente cuál es su propuesta de proyecto. No te preocupes demasiado por relacionarlo con tu audiencia todavía – por ahora, el enfoque debe estar en encontrar una solución al problema.
la clave aquí es no exagerar con los detalles. Solo tiene que decir cuál es su propuesta en términos generales y los pasos que se tomarán para completarla.,
predice el efecto que esto tendrá
cualquier persona con el poder de aprobar su propuesta probablemente tendrá una pregunta en su mente después de escucharla;» ¿por qué es esta la mejor solución al problema?”. Si no pueden establecer el vínculo entre tu propuesta y el problema que has resaltado, nunca superarás el lanzamiento.
así que, aquí en tu plan, necesitas diseñar tus predicciones para la propuesta y cómo beneficiará a tu audiencia., Usando lo que sabe de experimentos anteriores, el estado actual de su problema principal y lo que hace su propuesta, diseñe las métricas de éxito para su propuesta e intente predecir los resultados.
no tenga miedo de resaltar los factores que podrían afectar negativamente su propuesta tampoco. Conocerlos y señalarlos al menos le permitirá a su audiencia conocer los riesgos involucrados, y puede permitirle alterar su propuesta antes de enviarla para tener en cuenta los puntos débiles.,
Por encima de todo, esta es la etapa en su propuesta donde estará justificando su propuesta a la audiencia, así que no tenga miedo de ser duro y alterar su propuesta para dar cuenta de cualquier debilidad que encuentre. No puedes ocultarlos (hacerlo te prepara para el fracaso a los ojos de tu audiencia), así que haz lo que puedas para minimizar los riesgos y mejorar los resultados predichos.
evalúe el tiempo y los recursos que esto llevará
El Progreso no es gratuito, y ahora es el momento de analizar el tiempo y los recursos que su propuesta tardará en completar., Esto le permitirá saber si la propuesta vale la pena la inversión incluso antes de enviarla; si puede ver que el tiempo y los recursos superan con creces sus resultados predichos, es probable que valga la pena ahorrar tiempo a su audiencia y no lanzarlo en absoluto.
ser conservador al estimar el tiempo y los recursos que tomará su proyecto es una forma segura de no cumplir con las expectativas y los plazos, por lo que tampoco debe endulzar estos elementos., Es mejor darse espacio para un pequeño error y ser subestimado que mantener todo apretado y tener que presentar una propuesta complementaria.
anote qué equipos trabajarán en el proyecto, la experiencia específica (y, por lo tanto, los miembros del personal) que tomarán las diversas etapas, cuánto tiempo deberían tomarles sus tareas y cualquier recurso más allá del compromiso de tiempo base.,
no se olvide de los otros compromisos de cada miembro del personal también – si es posible, debe tratar de encajar la propuesta con su horario actual en lugar de desviar la atención de otras tareas. Esto no siempre será posible, pero al menos asegúrate de saber lo que estás pidiendo.
planifique un esquema
finalmente, una vez que tenga toda la información que necesita, es hora de planificar el esquema para su propuesta de proyecto., No se preocupe por hacer que todo se vea bien o lea perfectamente por ahora: concéntrese en obtener los elementos centrales de su propuesta en una página, luego puede preocuparse por el idioma específico cuando realmente esté escribiendo su propuesta.,ally los envía, en general asegúrese de cubrir:
- Una introducción que resume la propuesta y engancha a la audiencia
- El problema que está abordando
- La solución que está proponiendo
- El método para su solución (paso a paso)
- Por qué este es el mejor curso de acción
- El compromiso de tiempo y recursos (potencialmente incluyendo el presupuesto)
- Una conclusión que refuerza su propuesta
recuerde plantear toda la evidencia y los puntos que ha reunido desde la perspectiva de lo que le importa a su audiencia y en un idioma que entiendan., Cuando usted está lanzando a un gerente de equipo, colega, o el CEO, necesitan ser capaces de ver por qué deben preocuparse por la propuesta y por qué es lo mejor que pueden hacer para resolver el problema.
una vez hecho este esquema, es hora de seguir adelante y aprender a escribir una propuesta.
escribiendo tu propuesta de proyecto
finalmente estamos en la carne del post, y aunque hemos hablado antes sobre cómo escribir una propuesta, aprovecharé la oportunidad para dividirla en más una estructura a usar que un proceso a seguir.,
la buena noticia es que si has investigado a fondo y planificado tus puntos, esto no debería tomar demasiado tiempo. La mala noticia es que a menos que preste mucha atención a su idioma y a cómo presenta sus hechos, todo ese trabajo podría desperdiciarse.,ce sobre cómo presentar cada una de las siguientes secciones para darle la mayor probabilidad de éxito posible:
- introducción
- El problema
- solución
- justificación
- El horario y/o presupuesto
- ¿Cómo será medido/seguimiento
- conclusión
de Nuevo, el formato exacto de su propuesta dependerá de cómo se va a enviar y si hay un marco existente de su equipo de usos de estos documentos, pero cada una de estas partes será normalmente se mantienen en secciones separadas para permitir que el público fácilmente escanear el documento.,
para hacer las cosas un poco más fáciles, también desglosaré cada sección dentro de una propuesta de proyecto existente. Específicamente, estudiaré esta propuesta pidiendo una revisión para determinar si Yucca Mountain es adecuada para almacenar desechos nucleares.
engancha a tu audiencia en la introducción
tener un enganche en tu introducción es vital para captar el interés de tu audiencia., Si no están interesados en la propuesta desde el principio, entonces será mucho más difícil convencerlos de los beneficios y, por lo tanto, obtener su aprobación, y eso es si no descartan todo el documento después de una ojeada superficial.
si te has encontrado con alguna estadística llamativa al analizar el problema que estás abordando, úsala en tu primera línea. Esto ayudará a captar su interés y llevarlos al resto de la propuesta, especialmente si puede relacionar las cifras con algo que saben y les importa.,
Por encima de todo, no haga su introducción más de un par de oraciones (tres o cuatro en el mejor de los casos). Las introducciones más cortas no solo son más fáciles de leer, sino que al limitar el espacio con el que tiene que trabajar, se obliga a concentrarse solo en los detalles más importantes.
golpea a la audiencia con una razón para preocuparse por el problema, da un poco de contexto sobre lo que se está haciendo actualmente al respecto, luego describe rápidamente lo que tu propuesta hará para abordarlo.,
indique el problema
siga su introducción con un resumen del problema que aborda su propuesta y cuál es el estado actual de la misma. Usa la investigación de tu plan para pasar un par de oraciones explicando qué es, qué se está haciendo al respecto tanto interna como externamente, y por qué tu audiencia debería preocuparse por ello en primer lugar.
no hay mucho más que decir aquí: debe definir claramente el problema que está abordando utilizando la investigación que realizó al planificar la propuesta., Lo único que necesitas recordar aquí es relacionarlo con tu audiencia usando el lenguaje y los conceptos que entienden y valoran.
plantee su solución
Una vez que entiendan el problema al que se enfrentan, es hora de presentar su solución propuesta. Necesita dar un resumen aproximado del propósito de su solución y los pasos que toma para lograr ese objetivo.
de nuevo, no te pierdas en detalle aquí, ya que es una forma segura de hacer que tu audiencia pierda interés., En su lugar, dales el método propuesto de una manera que entiendan y destaquen claramente cómo esto abordará el problema principal.
aquí no solo necesitas relacionar la solución con tu audiencia, sino que es vital que el método sea lo más específico posible para mostrarles exactamente qué pasos se tomarán y asegurarles que has hecho la investigación adecuada sobre lo que esto implica.,
Justify your suggestion
aunque el valor de su solución debe ser claro por cómo la ha presentado y el problema que aborda, vale la pena repetir por qué su método es el mejor curso de acción. Si bien esto se puede hacer en la sección anterior de la propuesta, dedicar un segmento corto le permitirá a su audiencia escanear fácilmente el documento para ver el valor de inmediato.,
en un par de oraciones (idealmente un solo párrafo) repasa cómo predice que la propuesta afectará el problema que está abordando, e idealmente respalda estas afirmaciones con evidencia de intentos anteriores y / o similares en el pasado.
establezca el calendario y el presupuesto
si todo ha ido según lo planeado, su audiencia debería estar a bordo; ahora es el momento de darles toda la información que necesitan para saber cuánto costará el proyecto y cuánto tiempo tomará completarlo., Divida la solución propuesta en pasos específicos con una estimación aproximada del tiempo para cada uno, y proporcione un presupuesto que tenga en cuenta cualquier elemento adicional, personal, tecnología, etc.
esto le permitirá a su audiencia visualizar la línea de tiempo y el costo de su proyecto en lugar de los beneficios que trae. Como tal, necesitan tener suficiente detalle para poder juzgar el valor de la propuesta, como la inversión de tiempo de varios miembros del equipo y departamentos junto con los fondos para artículos más allá de su inventario actual.,
Puede parecer exagerado diseñar los equipos involucrados y cuánto tiempo pasarán en las diversas etapas, pero recuerde que su propuesta probablemente no sea lo único que podrían estar haciendo. No solo estás pidiendo que esos equipos dediquen tiempo a completar tus tareas, sino que también estás justificando por qué no deberían dedicar ese tiempo a otro proyecto.,
demuestre cómo se monitoreará el progreso
sin una forma estructurada de monitorear su propuesta en acción y rastrear su progreso, ni usted ni su audiencia sabrán si está funcionando o no, y nadie podrá abordar los problemas a medida que surjan. Esta es una bandera roja masiva para cualquiera con el poder de aprobar su propuesta porque deja a todos en la oscuridad hasta el final del proyecto.,
debe mostrar (de nuevo, utilizando un lenguaje y conceptos que su audiencia entienda) cómo se monitorizará el proyecto a medida que avanza y, por lo tanto, cómo podrá detectar problemas lo antes posible. Esto también asegurará a su audiencia que recibirán actualizaciones regulares sobre el proyecto y que las tareas que ha establecido se llevarán a cabo correctamente (ya que están siendo monitoreadas).
En otras palabras, Esta es su oportunidad para limitar el error humano en el éxito de su propuesta siguiendo de cerca su progreso., Todo lo que tienes que hacer es mostrar la cadena de mando y cómo se rastreará todo.
resumen en su conclusión
finalmente, debe escribir una breve conclusión para resumir sus puntos, recordar a la audiencia por qué deben aprobar la propuesta y asegurarles que ha investigado a fondo el tema para dar la mayor oportunidad de éxito.
no debería introducir ninguna información nueva aquí, todo lo que tiene que hacer es escribir unas cuantas oraciones recordándoles por qué el problema es importante y por qué su propuesta es la mejor solución para los recursos que requiere.,
crear un proceso
Hay tantas formas de escribir propuestas de proyectos como proyectos mismos. Tener una lista de verificación estándar para la redacción de propuestas en su lugar, como los dos ejemplos a continuación, lo ayudará a mantenerse en el camino.
hechas por el equipo de Process Street, estas plantillas te ayudarán a escribir tus propuestas de proyecto.,
proceso de Lista de verificación de plantilla de propuesta
Use esta plantilla como guía para asegurarse de que su propuesta tenga una estructura sólida, que todos los elementos se hayan considerado y que cumpla con todos los requisitos establecidos que necesita para obtener la aprobación.
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Utilice esta plantilla de propuesta de negocio para persuadir a una empresa u organización a hacer negocios con usted., Úselo para describir lo que puede hacer para resolver el problema, cómo planea resolver el problema y los detalles más finos sobre qué, cuándo, por qué y cómo resolverá el problema.
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