Bild dies:
Ein stickiger Tagungsraum in der Höhe des Sommers. Der gesprächige Tom dröhnt immer wieder über etwas, das für das vorliegende Thema nicht einmal relevant ist. Es sind sieben kostbare Minuten in Ihrer Mittagspause. Dein Magen fängt an zu rumpeln. Das Ticken der Uhr an der Wand ist plötzlich lauter…
…wir waren alle schon da.
Das endlose Treffen.,
Wenn Sie sich Sorgen darüber machen, wie die Meetings in Ihrem Unternehmen ausgegeben werden, machen Sie sich keine Sorgen, Sie sind nicht allein. Laut einer Umfrage unter 1,000 Büroangestellten in ganz Großbritannien verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter fast 11 Stunden pro Woche damit, sich auf 4,4 Meetings vorzubereiten und daran teilzunehmen, wobei 2,6 dieser Meetings als unnötig erachtet werden. Diese Zeitverschwendung kostet die britischen Unternehmen satte 191 Milliarden Pfund pro Jahr – stellen Sie sich vor, wie viel es weltweit kostet!
Es muss einen besseren Weg geben.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 8 Ideen für Mitarbeitertreffen, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Zeit immer gut verbracht wird!,
Artikelinhalt
1. Eine Agenda festlegen
Scheint einfach zu sein, oder?
Und doch waren wir alle zu einem Treffen, bei dem die Tagesordnung völlig abwesend oder bestenfalls sehr locker war.
Eine klare Agenda, die genau das umfasst, was Sie abdecken möchten, und die Ergebnisse, die Sie erzielen möchten, können dazu beitragen, Ihr Meeting in die richtige Richtung zu lenken und sicherzustellen, dass die Zeit aller gut genutzt wird.,
Wenn Sie feststellen, dass sich die Dinge von Ihrer Agenda entfernen, können Sie eine Notiz machen, um diese Punkte ein anderes Mal zu besprechen, bevor Sie zu dem zurückkehren, was Sie besprechen möchten.
Sie müssen auch nicht zu viel Zeit auf Ihrer Agenda verbringen. Nur eine Kugel-spitze Checkliste reicht.
Und es ist wichtig sicherzustellen, dass jeder sich dessen bewusst ist. Die Project.co team Meeting Vorlage ist perfekt für die Schaffung eines Raumes, wo jeder auf dem Laufenden über bevorstehende Meetings halten kann., Sie können Teammitglieder einladen, Ihre Agenda hinzufügen und sogar Aufgaben erstellen, die den richtigen Personen zugewiesen und vor oder nach dem Meeting ausgeführt werden können.
Dieser größte Schuldige dieser „Agenda-less“ – Meetings sind wiederkehrende Meetings. Die tägliche oder wöchentliche Aufholjagd. Die vage benannten „Sales“ – oder „Marketing“ – Meetings.
Diese Treffen mögen von äußerster Wichtigkeit sein, aber bekommen Sie das Äußerste aus ihnen heraus?
Auch bei regelmäßigen Nachholtreffen ist es wichtig, genau zu wissen, was Sie aufholen.,
Eine gut abgebildete Agenda, die am Vortag an alle verschickt wurde, kann den Unterschied ausmachen. Alles, was Sie tun müssen, ist darüber nachzudenken, was seit Ihrem letzten Treffen passiert ist, und darüber speziell zu sprechen. Dies kann eine aktuelle Social-Media-Kampagne sein, die Sie gestartet haben, oder eine Zusammenfassung neuer Kunden in Ihrer Verkaufspipeline.
Was auch immer Sie diskutieren, eine Agenda kann helfen, die Dinge kurz und auf Kurs zu halten.
2. Weisen Sie einen Notiznehmer zu
Etwas, an dem wir uns alle von Zeit zu Zeit schuldig machen können, ist das Vergessen unserer Besprechungen, sobald wir den Raum verlassen., Wir sind schon auf dem Weg zur nächsten Sache.
Durch Zuweisen eines Notizträgers können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechungsprotokolle notiert und mit dem Team geteilt werden. Auf diese Weise hat jeder etwas, auf das er sich beziehen kann. Die Notizen können sogar verwendet werden, um die Menschen daran zu erinnern, was sie nach dem Treffen tun müssen.
Natürlich würde man erwarten, dass jeder seine eigenen Notizen schreibt – und sie können! Es ist aber auch eine gute Praxis, eine Reihe von unparteiischen Notizen zu haben, die alles abdecken, was sachlich diskutiert wurde.,
Weisen Sie dazu einen Notiznehmer zu, um die Besprechungsnotizen aufzuzeichnen (wir haben eine Vorlage, die perfekt dafür ist!). Dies sollte ihre Hauptrolle für das Treffen sein, damit sie nicht abgelenkt werden und die Aufgabe vernachlässigen.,
Hier ist ein kurzes Beispiel für Notizen oder Minuten für eine Besprechung, in der ein Übergang zur Remote-Arbeit besprochen wurde:
Übergang zur Remote-Arbeit
- Es gelten die normalen Arbeitszeiten
- Jedes Team hat einen morgendlichen Check-in
- Manager, um einen End-of-Day-Bericht abzuschließen, der die Leistungen des Tages zusammenfasst
- Verwenden Sie Slack für die sofortige Kommunikation
- Verwenden Sie Zoom für Telefonkonferenzen und Besprechungen
Dies ist ein sehr einfaches Beispiel, aber es behandelt die Grundlagen, wie Besprechungsnotizen oder-protokolle aussehen sollten.
3., Erlauben Sie ‚Pufferzeit‘
Während es wichtig ist, sicherzustellen, dass Ihre Zeit gut verbracht wird, ist es auch wichtig, realistisch zu sein. Sie werden nie in der Lage sein, ein Treffen bis auf die Minute zu planen, also erlauben Sie sich etwas „Pufferzeit“, wenn die Dinge aus der Spur kommen.
Pufferzeit ist genau das, was es klingt. Es ist eine kurze Zeit, die als Puffer zwischen Aufgaben oder in diesem Fall Besprechungsthemen verwendet werden kann.
Es ist wahrscheinlich, dass der Anfang und das Ende Ihrer Meetings am störendsten sind, während alle Grüße und Abschied aus dem Weg räumen., Also einschließlich 5 Minuten oder so auf beiden Seiten für Chit-Chat wie diese könnte Ihnen helfen, die Zeit zu prognostizieren, die Sie auf anderen Teilen Ihrer Agenda verbringen müssen.
4. Weisen Sie einen Besprechungsleiter zu
Pufferzeit zuzulassen ist alles gut und gut, aber es ist auch wichtig, einen Besprechungsleiter zuzuweisen, um sicherzustellen, dass die Dinge schnell wieder auf Kurs kommen.
Schließlich möchten Sie nicht die Hälfte des Treffens damit verbringen, darüber zu sprechen, was alle letzte Nacht zum Abendessen gegessen haben!
Durch die Zuordnung eines Besprechungsleiters können Sie sicherstellen, dass Ihre Agenda befolgt und diese Zeit effektiv genutzt wird.,
Und dies muss nicht die Rolle des dienstältesten Mitarbeiters im Raum sein, jeder könnte zum Besprechungsleiter ernannt werden.
Sie können die Person ernennen, die sich am meisten mit dem jeweiligen Thema befasst, z. B. wenn Sie über Vertrieb sprechen, lassen Sie eines Ihrer Vertriebsteammitglieder das Meeting leiten.
Es könnte auch toll sein, es abwechselnd zu nehmen und herauszufinden, welche Person bei führenden Meetings natürlich am besten ist.
5. Senden Sie eine Follow-up-E-Mail
Zusätzlich zum Aufschreiben von Besprechungsprotokollen hilft es auch, eine Follow-up-E-Mail an Ihr Team zu senden., Dies sollte als Erinnerung an das, was diskutiert wurde, dienen und kann auch einige Aktionspunkte für verschiedene Teammitglieder enthalten.
Hier ist ein Beispiel mit demselben Besprechungsthema, das wir oben verwendet haben:
Wie Sie sehen können, fasst diese E-Mail schnell die wichtigen Punkte des Treffens zusammen, gibt den Leuten Aktionspunkte und legt ein Datum für das nächste Treffen fest. Einfach, aber effektiv!,
Das Senden einer solchen Follow-up-E-Mail ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Zeit gut verbracht wird, da sichergestellt wird, dass die Aktionspunkte vor dem nächsten Meeting abgeschlossen sind.
Ohne eine Follow-up-E-Mail könnten Mitarbeiter vergessen, was sie tun sollten, und Verzögerungen oder Engpässe in der nächsten Besprechung verursachen.
6. Probieren Sie Lightning jams
Bisher haben wir Ideen besprochen, die Ihre aktuellen Meetings verbessern können – aber wie wäre es mit einer neuen Art, Meetings alle zusammen durchzuführen?
Treffen Sie Blitz-jams!
Blitzstaus können Ihrem Team helfen, schnellere Entscheidungen zu treffen., Und sie sind eigentlich ziemlich lustig.
Jeder im Raum erhält einen Stapel Post-It-Notizen und wird aufgefordert, in 4 Minuten so viele Probleme, Probleme oder einfach Diskussionsthemen aufzuschreiben, wie er kann.
Der Besprechungsleiter sollte hier als Moderator fungieren, die Übung Timing und auch sicherstellen, dass Teammitglieder nicht verleihen.
Am Ende der vier Minuten werden die Post-It-Notizen vor allen angezeigt (Duplikate können verworfen werden) und dann erhält jedes Teammitglied 3 Klebepunkte., Sie können diese klebrigen Punkte verwenden, um über die Post-it-Notizen abzustimmen, in denen sie die drei wichtigsten Themen oder Themen hervorheben.
Die Themen mit den meisten Stimmen sind diejenigen, auf die Sie sich für das Meeting konzentrieren.
Das ist eine sehr vereinfachte Version von Lightning Jams und es gibt noch viel mehr, was Sie tun können, um dies eher zu einer zeitgesteuerten und strukturierten Übung zu machen. Wenn Sie Zeit haben, schauen Sie sich dieses video an, um mehr zu erfahren:
7. Setz dich nicht hin!,
ein Weiterer interessanter Weg, um das beste aus Ihren meetings aufstehen! Niemand steht gerne lange herum und so sind Stand-up-Meetings bekanntermaßen sehr produktiv.
Stand-up-Meetings sind in der Tat so produktiv, dass sie tatsächlich in einige beliebte Projektmanagementmethoden wie Scrum implementiert wurden.
Plus, es gibt jedem eine Pause vom Sitzen an ihren Schreibtischen den ganzen Tag!
8., Testen Sie Ihre Technologie im Voraus
Immer mehr Teams arbeiten heutzutage remote, und wenn dies für Ihr Team der Fall ist, hilft es, die Konferenzanruftechnologie, die Sie früher am Tag verwenden, zu testen.
Es kann für alle sehr frustrierend sein, wenn das Meeting um 10 Uhr beginnen sollte, aber Sie warten immer noch darauf, dass Skype Business um 10:10 Uhr heruntergeladen wird!
Ein schneller Test des Meeting-Links dauert Sekunden, und wenn Sie Fehler feststellen, haben Sie die Zeit aller gespart, indem Sie sie vor dem Meeting behoben haben.,
Es hilft auch, Google Kalender (oder eine kostenlose Kalender-App) zu verwenden, um Ihre Meetings zu planen. Mit Google Kalender können Sie E-Mail-Einladungen senden und herausfinden, wer für das Meeting verfügbar ist und nicht verfügbar ist:
Letzte Gedanken
Hier unter Project.co wir sind verrückt nach Zeitmanagement! Wir glauben, dass es absolut wichtig ist, ein erfolgreiches Geschäft zu führen.
Wir haben uns bemüht, etwas zu machen, von dem wir glauben, dass es Ihrem Team Zeit sparen könnte, wenn es zu Ihrem nächsten Treffen kommt., Unsere Vorlage „Team Meeting“ wurde entwickelt, um Ihnen bei der Planung und Verbesserung Ihrer Meetings mit Ihrem Team zu helfen.
Sie können Ihr Team einladen, Ihre Notizen vorbereiten, Dateien hinzufügen, Aktionspunkte festlegen und vieles mehr – alles in einem privaten Projekt. Klicken Sie hier, um es kostenlos auszuprobieren.
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