att ta de första stegen mot outsourcing kan vara tidskrävande, men räkna ut hur man bygger ditt företag med hjälp av externa proffs kan erbjuda ökad effektivitet och stordriftsfördelar., ”Progressiva entreprenörer inser den ostoppbara kraften i outsourcing för att hantera aspekter av sin verksamhet som är väsentliga men helt enkelt inte vettigt för dem att hantera personligen”, säger David Walsh, entreprenör och författare till Source Control, en e-bok om effektiv småföretag outsourcing. ”Småföretag, förstärkt av en global pool av humankapital, kan konkurrera direkt med de största aktörerna i deras utrymme och vinna.”
När du ska lägga ut
för varje företag är rätt tid att lägga ut på entreprenad annorlunda., Vissa företag har egen personal för att hantera dagliga aktiviteter, men kan behöva hjälp utifrån för att genomföra nya projekt som inte garanterar en annan heltidsanställd. När du och dina nuvarande anställda inte kan hantera den dagliga verksamheten i ditt företag och bygga verksamheten på ett tillfredsställande sätt, kan det vara dags att överväga outsourcing. För Tonya Thomas, ordförande för den lilla Kontorsassistenten, var rätt tid när hon insåg att även om hon ville att hennes företag skulle växa, hade hon ingen tid kvar i sin dag för att driva den tillväxten.,
”först kände jag att jag var den enda personen som kunde göra arbetet effektivt; jag ville ha kontroll över allt”, säger Thomas. ”Men jag ville att mitt företag skulle växa och för att göra det var jag tvungen att släppa taget och börja delegera.”Letting go paid off: det första året började hon använda entreprenörer för att bära sin arbetsbelastning, Thomas fördubblade sitt företags intäkter.
För mycket små företag rekommenderar Sparks outsourcing från början. Hon föreslår att man börjar med en bokhållare och en virtuell assistent och växer laget därifrån., I sitt eget företag samarbetar Sparks nu med en virtuell bokhållare, en webbdesigner, en spökförfattare, en grafisk designer, en verkställande assistent och en projektledare.
vad du ska lägga ut
chansen är att du redan outsourcing vissa affärsuppgifter, såsom löneadministration eller bakgrund och kriminella kontroller för anställning. Och dessa dagar, nästan alla uppgifter kan läggas ut på entreprenad, med så många kvalificerade yrkesverksamma lämnar företagsvärlden att arbeta som frilansare eller entreprenörer. Men bara för att du kan lägga ut en uppgift betyder inte att du borde.,
”lägg inte ut något bara för att du inte vill göra det”, säger Jim Lanzalotto, rektor på Scanlon Louis, ett marknadsförings-och strategiskt outsourcingföretag. ”Ibland finns det saker du inte vill göra men de är viktiga för din kärnverksamhet.”
innan du väljer vilka uppgifter du kan odla ut, ta en hård titt på ditt företag och bestämma dina styrkor och värden., ”Små företag måste identifiera sina centrala kompetenser och resurser och fokusera sin egen R&D, talent management och resurser på att vara bäst i sin bransch på dessa, säger Marc Resnick, Ph D., ett litet företag som konsult och chef för Institutet för Teknik och Innovation vid Florida International University. ”Outsourcing någon aspekt av skulle vara ett stort misstag eftersom de skulle upphöra att erbjuda något som sina egna kunder inte kunde få någon annanstans., Så ett litet företag som fokuserar på produktdesign bör inte lägga ut något relaterat till att utveckla sin interna design talang eller deras designverksamhet. Men de bör undersöka alla möjligheter för outsourcing tangentiella processer som lönetjänster, IT och så vidare.”
de typer av uppgifter som bäst läggs ut på entreprenad faller i tre allmänna kategorier, enligt Gregg Landers, chef för tillväxthantering vid CBIZ mhm, landets åttonde största redovisnings-och företagstjänstleverantör. De inkluderar:
- högkvalificerad, eller verkställande, expertis., Till exempel kanske du inte behöver betala en CFO: s lön, men du kan få en CFO-nivå person att komma in några gånger varje månad för att ge ekonomisk analys och se till att bokhållaren hanterar böckerna bra, säger Landers.
- mycket repetitiva uppgifter. Leverantörsskulder, datainmatning och leveransinventering kan falla i denna kategori.
- specialiserad kunskap. ”Ett exempel kan vara IT-stöd för ditt redovisningssystem eller ditt nätverk”, säger Landers., ”Du kanske inte har råd med eller behöver en heltidsanställd IT-person, och det är lättare att byta till en outsourcad leverantör med rätt kompetens som din IT behöver förändras.”
relaterat: 8 Bra Tidsspårningsappar för frilansare
hitta rätt entreprenörer
innan du lämnar över tyglarna, var noga med att du arbetar med rätt partner. Medan tekniken gör det mycket lättare än det en gång var att hitta kapabla, pålitliga outsourc leverantörer, urvalsprocessen är fortfarande mycket viktigt., En bra startplats är ditt eget nätverk; fråga andra företagare eller din revisor, advokat eller bankir om de kan rekommendera en leverantör som erbjuder de tjänster du behöver. Online-nätverk som LinkedIn och Twitter gör det enkelt att expandera dina personliga nätverk och att be om rekommendationer.
i avsaknad av en bra rekommendation från en vän eller bekant finns det andra alternativ. Thomas ligger outsourca leverantörer genom att placera annonser på en arbets-at-home webbplats och genom att skicka in förfrågningar om förslag till professionella branschorganisationer., Lanzalotto säger att medan lokala handelskammare vanligtvis inte kan rekommendera en leverantör över en annan, kommer en professionell förening eller handelsgrupp ofta att rekommendera rätt partner för dina behov.
ett antal onlinetjänster som oDesk, BidModo och eLance fungerar som virtuella marknadsplatser för entreprenörer och företagare att ansluta och börja arbeta relationer. Jack Groetzinger, grundare av SeatGeek.,com, ett Manhattan-baserat företag som prognostiserar biljettpriser för sport-och musikevenemang, arbetar regelbundet med entreprenörer genom oDesk för att samla fotografier och samla biljettprisdata. Tillsammans med en heltidspersonal på sju arbetar SeatGeek nu med entreprenörer utspridda från Filippinerna till Pine Bluff, Ark. och Aurora, Colorado. När du anställer frilansare säger Groetzinger att han uppmärksammar den feedback de har fått från andra arbetsgivare.,
”att hitta rätt leverantör innebär att ha tillgång till rätt information om de potentiella entreprenörerna”, säger Zack Fuentes, VD för BidModo. Outsourcing webbplatser kan du vanligtvis se hur tidigare kunder rankade potentiella leverantörers arbete, samt detaljerade profiler av leverantörerna.
oavsett om du använder en webbaserad marknadsplats, en personlig remiss eller en personlig matchmaking-konsult, är nyckeln till att identifiera rätt entreprenör att veta exakt vad du letar efter.,
”identifiera först exakt vilka resultatmått som är viktiga för varje uppgift som vill lägga ut,” säger Resnick. ”Vissa outsourcing leverantörer fokuserar på hastighet på bekostnad av kvalitet eller vice versa. Detta är bra så länge det finns en bra match mellan vad småföretag vill och vad specialiserat sig på. Men många små företag inser inte att det finns stora skillnader mellan outsourcing leverantörer och välja fel. En öppen och tydlig konversation med potentiella entreprenörer om dessa nyckeltal är avgörande.,”
relaterat: 10 Online faktureringstjänster för småföretagare
få det att fungera
När du har hittat en leverantör är ditt arbete inte över än. Även efter att du har kontrollerat referenser,” var inte rädd för att lägga lite extra tid på att skapa ett specifikt kontrakt som beskriver exakt vad prestanda förväntas”, säger Resnick. ”Använd incitament för att motivera outsourcern att fokusera på vad som är viktigast för dig snarare än sina egna preferenser eller deras antaganden om vad du vill.,”
kommunicera dina förväntningar och stegen som ingår i jobbet tydligt; anta aldrig att entreprenörer tänker vad du tänker. ”När det finns ett problem är jag ofta den som ska skylla , eftersom mina instruktioner kanske inte har varit tillräckligt tydliga”, säger Jeremy Belcher, ägare till FoxyMelody.com, som har anställt många entreprenörer genom eLance. ”Det är mycket viktigt att kraven och förväntningarna läggs ut i början, och att ingenting lämnas till antagande.,”
även när du tydligt anger dina förväntningar,” Det kommer att finnas en inlärningskurva på leverantörens sida, ” Belcher tillägger. ”Håll ut. Leverantören kommer att bli bättre, och du kommer att ha frihet att fokusera på viktigare uppgifter.”
ditt slutliga ansvar som en framgångsrik outsourcer är att gå tillbaka, avstå från kontroll och låta dina nya teammedlemmar göra det jobb du har anställt dem att göra. ”Du behöver lite förtroende”, säger Resnick., ”Om du ska micromanage alla dina outsourcing, besparingar i ledningen uppmärksamhet och tid som är hela poängen med outsourcing går förlorad.”
om du är van att göra allt själv, överväg att delegera hanteringen av outsourcing relationer till en annan medlem i ditt ledningsgrupp, ett drag som kan hjälpa dig att släppa taget, enligt Resnick.
”det handlar mindre om Logistik och helt om tänkesätt”, tillägger Walsh. ”Många ägare är stolta över att ha världen på sina axlar och hela deras organisation begravd i deras sinne., Att veta ditt företag är kritiskt, men att hålla dig oumbärlig är hänsynslös och oskalbar. Inse att ta bort dig själv från låg nivå verksamhet är den smartaste investeringen du kan göra på lång sikt framgång för ditt företag.”
vägning av kostnaderna mot fördelarna
räkna kostnaden
så vad kan du förvänta dig att betala en entreprenör för att du kan stiga över dagliga uppgifter och bygga ett bättre företag? Det beror på vilken typ av arbete du köper, kompetensnivå och plats för din leverantör, och dina egna preferenser.,
till exempel säger Seatgeeks Groetzinger att genom online-anställningsplatser kan du hitta entreprenörer i utvecklingsländer som kommer att arbeta för mindre än $1 per timme. Medan USA-baserade entreprenörer sannolikt kommer att kräva högre avgifter, kan de vara lägre på landsbygden än i storstäder där levnadskostnaderna är större.
”’du får vad du betalar för’ är sant, vart du än går i världen, säger Walsh. ”Betala alltid någon vad de är värda, oavsett plats men redovisa och utnyttja valutaskillnader som ofta fungerar till din fördel. värde utfall över timmar., Om du inte får det resultat du behöver, det spelar ingen roll hur mycket tid din entreprenör tillbringade längs vägen. Tänk på tydliga uppgiftsbaserade avtal medan du utvärderar nya leverantörer och övergång till en fast kostnad hållare när du är säker på sin förmåga att konsekvent leverera.”
inför utmaningarna
medan outsourcing kan ge stora fördelar för ett litet företag, det är inte utan utmaningar. Om du väljer att arbeta med offshore-leverantörer kan språkbarriärer och tidszoner vara svåra att hantera., Walsh säger dock att fokus på att göra din egen kommunikation tydlig kan hjälpa till att övervinna förvirring för dem som inte är modersmål. Och ”tidszoner skapar mer möjligheter än besvär, eftersom du kan förlänga dina produktiva timmar genom att överlämna uppgifter till någon under arbetsdagen”, säger Walsh. ”Tilldela en uppgift på natten, och vaken för att hitta den komplett och väntar på dig.”
precis som när du anställer en ny anställd, finns det säkerhetsrisker i samband med att du överlämnar uppgifter till en outsourcad leverantör., ”Utmaningen är att outsourca funktionalitet säkert, på ett sätt som inte sätter anställdas personliga information eller kunddata i fara”, säger Jonathan Gossels, VD för SystemExperts, ett säkerhets-och compliance Consulting-företag.
om entreprenörer hanterar kreditkortsuppgifter, rekommenderar Gossels att granska sitt betalkort Industry Data Security Standard Compliance statement; om de hanterar hälso-eller nyttoinformation, granska deras HIPAA compliance statement. För en allmän känsla av entreprenörens säkerhetspolicy och-praxis, granska deras ISO 27002-överensstämmelse.,
”det viktigaste steget som en företagsägare kan ta för att skydda sina data är att endast ge den outsourcade tjänsteleverantören den absoluta minsta data som krävs för att Leverantören ska kunna göra sitt arbete”, säger Gossels.
den lilla Kontorsassistentens Thomas upptäckte vikten av att skydda klientdata när en av hennes kontrakterade virtuella assistenter stal en klient från Thomas för sin egen virtuella assistent verksamhet., Nu, snarare än att arbeta direkt med kunder, kommunicerar Thomas entreprenörer med dem anonymt genom företagets online-system och Thomas själv fungerar som den enda kundkontakten.
skörda fördelarna
även om det finns risker, outsourcing i slutändan erbjuder företagare stora fördelar. Processen gör att du kan bygga ett team av skickliga yrkesmän utan att lägga på bekostnad av heltidsanställda, och för att undvika att fastna med uppgifter som kan slutföras utan din uppmärksamhet, säger Sparks., Det är en prisvärd, beprövad strategi för att odla ditt företag utan att låta det ta över ditt liv.
”att lämna arbete tvingar dig att objektivt, hänsynslöst och systematiskt överväga dina aktiviteter och de åtgärder som vidtagits för att utföra dem”, säger Walsh. ”Att definiera en process spolar ut ineffektivitet.”
Leave a Reply