8 personal möte idéer för att säkerställa tid väl spenderade!

bild här:

ett täppt mötesrum på höjden av sommaren. Pratsam Tom är droning på och om något som inte ens är relevant för ämnet till hands. Det är sju dyrbara minuter till din lunchtimme. Magen börjar mullra. Tickningen av klockan på väggen är plötsligt högre…

…Vi har alla varit där.

det ändlösa mötet.,

om du är orolig för hur mötena i ditt företag spenderas, oroa dig inte, du är inte ensam. Enligt en undersökning av 1 000 kontorsarbetare i Storbritannien spenderar den genomsnittliga arbetstagaren nästan 11 timmar varje vecka och förbereder sig för och deltar i 4.4-möten, med 2,6 av dessa möten som anses onödiga. Denna bortkastad tid kostar Storbritanniens företag en jättestor £191 miljarder per år-tänk bara hur mycket det kostar över hela världen!

det måste finnas ett bättre sätt.

i den här artikeln kommer vi att visa dig 8 personalmötesidéer som kan säkerställa att din tid alltid är väl spenderad!,

1. Ställ in en agenda

verkar enkelt, eller hur?

och ändå har vi alla varit på ett möte där agendan var helt frånvarande eller i bästa fall mycket lös.

en tydlig agenda som går över exakt vad du vill täcka, och de resultat du vill uppnå kan hjälpa till att styra ditt möte i rätt riktning och se till att allas tid är väl spenderad.,

om du upptäcker att saker och ting rör sig bort från din agenda, kan du göra en anteckning för att diskutera dessa punkter en annan gång, innan du styr tillbaka mot vad du har planerat att diskutera.

du behöver inte spendera för mycket tid på din agenda heller. Bara en kulspetsad checklista duger.

och det är viktigt att se till att alla är medvetna om det. Den Project.co team meeting Mall är perfekt för att skapa ett utrymme där alla kan hålla dig uppdaterad om kommande möten., Du kan bjuda in gruppmedlemmar, lägga till din agenda, och även skapa uppgifter som kan tilldelas rätt personer och action före eller efter mötet.

denna största boven för dessa ”agenda-less” möten är återkommande möten. De dagliga eller veckovisa catch ups. De vagt namngivna ”försäljning” eller ”marknadsföring” möten.

dessa möten kan vara av yttersta vikt, men får du ut det mesta av dem?

även med regelbundna möten är det viktigt att veta exakt vad du fångar upp.,

en väl mappad agenda som skickas runt till alla dagen innan kan göra stor skillnad. Allt du behöver göra är att tänka på vad som har hänt sedan ditt senaste möte och prata om det, specifikt. Detta kan vara en ny social mediekampanj du lanserade eller en roundup av nya kunder i din försäljningspipeline.

vad du än diskuterar kan en agenda hjälpa till att hålla saker korta och på rätt spår.

2. Tilldela en anteckning

något vi alla kan vara skyldiga till från tid till annan glömmer våra möten så snart vi lämnar rummet., Vi är redan på väg mot nästa sak.

genom att tilldela en anteckning kan du se till att dina mötesprotokoll skrivs ned och delas med teamet. På så sätt har alla något att hänvisa till. Anteckningarna kan även användas för att påminna människor om vad de är skyldiga att göra efter mötet.

självklart förväntar du dig att alla ska skriva sina egna anteckningar-och de kan! Men det är också bra att ha en uppsättning opartiska anteckningar som täcker allt som diskuterades på ett faktiskt sätt.,

för att göra detta, tilldela en nottagare för att spela in mötesanteckningarna (vi har en mall som är perfekt för detta!). Detta bör vara deras huvudroll för mötet så att de inte blir distraherade och försummar uppgiften.,

här är ett snabbt exempel på anteckningar eller minuter för ett möte som diskuterade en övergång till fjärrarbete:

övergång till fjärrarbete

• Normal arbetstid kommer att gälla
• varje lag kommer att ha en morgon incheckning
• chefer för att slutföra en end-of-day rapport som sammanfattar dagens prestationer
• använd Slack för omedelbar kommunikation
• Använd Zoom för konferenssamtal och möten

det här är ett mycket enkelt exempel, men det täcker grunderna för vad mötesanteckningar eller minuter ska se ut.

3., Tillåt ” bufferttid ”

Även om det är viktigt att se till att din tid är väl spenderad, är det också viktigt att vara realistisk. Du kommer aldrig att kunna planera ett möte ända ner till mycket minut, så tillåt lite ”bufferttid” när saker går av spår.

Bufferttid är precis vad det låter som. Det är en kort tid som kan användas som en buffert mellan uppgifter, eller i detta fall mötesämnen.

det är troligt att början och slutet av dina möten kommer att vara den mest störande, medan alla får hälsningar och farväl ur vägen., Så inklusive 5 minuter eller så endera sidan för chit-chat så här kan hjälpa dig att förutse den tid du har att spendera på andra delar av din agenda.

4. Tilldela en mötesledare

att tillåta bufferttid är bra och bra, men det är också viktigt att tilldela en mötesledare för att säkerställa att saker och ting snabbt kommer tillbaka på rätt spår.

När allt kommer omkring vill du inte spendera hälften av mötet och prata om vad alla åt till middag igår kväll!

genom att tilldela en mötesledare kan du se till att din dagordning följs och att tiden används effektivt.,

och detta behöver inte vara rollen som den högsta personalen i rummet, vem som helst kan utses som mötesledare.

Du kan utse den person som är mest involverad i ämnet till hands, till exempel, om du pratar om försäljning låt en av dina säljare leda mötet.

det kan också vara bra att turas om och ta reda på vilken person som är naturligt bäst vid ledande möten.

5. Skicka ett uppföljningsmeddelande

förutom att skriva ner mötesprotokoll hjälper det också att skicka ett uppföljningsmeddelande till ditt team., Detta bör fungera som en påminnelse om vad som diskuterades och kan också innehålla några åtgärdspunkter för olika gruppmedlemmar.

här är ett exempel med samma mötesämne som vi använde ovan:

som du kan se sammanfattar det här e-postmeddelandet snabbt de viktiga punkterna i mötet, ger människor åtgärdspunkter och anger ett datum för nästa möte. Enkelt, men ändå effektivt!,

skicka en uppföljning e-post som detta är ett bra sätt att säkerställa att tiden är väl spenderas eftersom det ser till att åtgärdspunkterna är klar före nästa möte.

utan en uppföljning e-post, kan du få anställda glömmer vad de skulle göra och skapa förseningar eller flaskhalsar i nästa möte.

6. Prova lightning jams

hittills har vi diskuterat idéer som kan förbättra dina nuvarande möten – men vad sägs om ett nytt sätt att göra möten tillsammans?

Möt lightning jams!

Lightning jams kan hjälpa ditt team att fatta snabbare beslut., Och de är faktiskt ganska roliga.

alla i rummet ges en hög med post-it anteckningar och uppmanas att skriva ner så många problem, frågor, eller helt enkelt diskussionsämnen som de kan i 4 minuter.

mötesledaren bör fungera som moderator här, timing av övningen och även se till att gruppmedlemmar inte ger.

i slutet av de fyra minuterna visas post-it-anteckningarna framför alla (dubbletter kan kasseras) och sedan ges varje gruppmedlem 3 klibbiga prickar., De kan använda dessa klibbiga prickar för att rösta på post – it konstaterar att de känner markera de tre viktigaste frågorna eller ämnen.

ämnena med flest röster är de som du fokuserar på för mötet.

det är en mycket förenklad version av lightning jams och det finns mycket mer som du kan göra för att göra detta mer av en tidsinställd och strukturerad övning. Om du har tid, kolla in den här videon för att lära dig mer:

7. Sitt inte ner!,

ett annat intressant sätt att få ut det mesta av dina möten är att stå upp! Ingen gillar att stå runt under långa perioder och så stå upp möten är kända för att vara ganska produktiv.

Stand up-möten är så produktiva att de faktiskt har implementerats i några populära projektledningsmetoder, till exempel Scrum.

Plus, det ger alla en paus från att sitta vid sina skrivbord hela dagen!

8., Testa din teknik i förväg

fler och fler lag arbetar på distans dessa dagar, och om så är fallet för ditt team då det hjälper till att ge konferenssamtal teknik du använder lite provkörning tidigare på dagen.

det kan vara riktigt frustrerande för alla om mötet skulle börja klockan 10:00, men du väntar fortfarande på att Skype Business ska ladda ner klockan 10: 10!

ett snabbt test av möteslänken tar några sekunder, och om du upptäcker några fel har du sparat allas tid genom att fixa dem före mötet.,

det hjälper också till att använda Google Kalender (eller någon gratis kalenderapp) för att schemalägga dina möten. Med Google Kalender kan du skicka e-postinbjudningar och ta reda på vem som är och inte är tillgänglig för mötet:

slutliga tankar

här på Google Kalender kan du skicka e-postinbjudningar och ta reda på vem som är och inte är tillgänglig för mötet: