Het nemen van de eerste stappen in de richting van outsourcing kan tijdrovend zijn, maar uitzoeken hoe u uw bedrijf kunt opbouwen met hulp van externe professionals kan leiden tot meer efficiëntie en schaalvoordelen., “Progressieve ondernemers realiseren zich de onstuitbare kracht van outsourcing om aspecten van hun bedrijf die essentieel zijn, maar gewoon niet zinvol voor hen om te gaan met persoonlijk te behandelen,” zegt David Walsh, ondernemer en auteur van Source Control, een e-boek over effectieve small business outsourcing. “Kleine bedrijven, aangevuld met een wereldwijde pool van menselijk kapitaal, kunnen rechtstreeks concurreren met de grootste spelers in hun ruimte, en winnen.”
wanneer
uit te besteden voor elk bedrijf is het juiste moment om uit te besteden anders., Sommige bedrijven hebben in-house personeel om de dagelijkse activiteiten te behandelen, maar kan hulp van buitenaf nodig om nieuwe projecten die niet garanderen dat een andere fulltime werknemer uit te voeren. Wanneer u en uw huidige medewerkers niet in staat zijn om de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf te beheren en het bedrijf naar tevredenheid op te bouwen, kan het tijd zijn om outsourcing te overwegen. Voor Tonya Thomas, voorzitter van de Small Office Assistant, was het juiste moment toen ze besefte dat hoewel ze wilde dat haar bedrijf om te groeien, ze had geen tijd meer in haar dag om die groei na te streven.,
” in het begin voelde ik me alsof ik de enige persoon was die het werk efficiënt kon doen; ik wilde controle over alles, ” zegt Thomas. “Maar ik wilde dat mijn bedrijf zou groeien en om dat te doen moest ik het loslaten en gaan delegeren.”Loslaten loont: het eerste jaar dat ze begon met het gebruik van aannemers om te helpen dragen van haar werklast, Thomas verdubbelde de omzet van haar bedrijf.
voor zeer kleine bedrijven beveelt Sparks outsourcing aan vanaf het allereerste begin. Ze stelt voor om te beginnen met een boekhouder en een virtuele assistent, en het team van daaruit te laten groeien., In haar eigen bedrijf, Sparks nu contracten met een virtuele boekhouder, een webdesigner, een ghost writer, een grafisch ontwerper, een executive assistant en een project manager.
wat te outsourcen
De kans is groot dat u al een aantal zakelijke taken uitbesteedt, zoals payroll administratie of achtergrond en strafrechtelijke controles voor werkgelegenheid. En deze dagen, bijna elke taak kan worden uitbesteed, met zo veel gekwalificeerde professionals verlaten van de corporate wereld om te werken als freelancers of aannemers. Echter, gewoon omdat je een taak kunt uitbesteden betekent niet dat je moet.,
” niet iets uitbesteden alleen omdat je het niet wilt doen,” zegt Jim Lanzalotto, principal bij Scanlon Louis, een marketing en strategisch outsourcing bedrijf. “Soms zijn er dingen die je niet wilt doen, maar ze zijn belangrijk voor je core business.”
voordat u kiest welke taken u kunt uitvoeren, kijkt u goed naar uw bedrijf en bepaalt u uw sterke punten en waarden., “Kleine bedrijven moeten hun kerncompetenties en capaciteiten identificeren en hun eigen R&D, talent management en middelen richten op het zijn de beste in hun industrie op deze,” zegt Marc Resnick, Ph.D., Een small business consultant en directeur van het Institute for Technology Innovation van Florida International University. “Outsourcing elk aspect van zou een grote fout zijn, omdat ze zouden ophouden om iets dat hun eigen klanten niet elders kon krijgen bieden., Dus een klein bedrijf dat zich richt op productontwerp mag niets uitbesteden met betrekking tot het ontwikkelen van zijn interne ontwerptalent of hun ontwerpactiviteiten. Maar ze moeten alle mogelijkheden onderzoeken voor het uitbesteden van tangentiële processen zoals payroll services, IT en ga zo maar door.”
de soorten taken die het best worden uitbesteed, vallen volgens Gregg Landers, director of growth management bij CBIZ MHM, de op acht na grootste boekhoudkundige en zakelijke dienstverlener van het land. Zij omvatten:
- hooggekwalificeerde of uitvoerende deskundigheid., Je hoeft bijvoorbeeld niet het salaris van een CFO te betalen, maar je zou een CFO-Level persoon kunnen hebben om een paar keer per maand te komen om financiële analyse te bieden en ervoor te zorgen dat de boekhouder goed met de boeken omgaat, zegt Landers.
- zeer repetitieve taken. Crediteuren, gegevensinvoer en verzendinventaris kunnen in deze categorie vallen.
- gespecialiseerde kennis. “Een voorbeeld kan zijn de IT-ondersteuning voor uw boekhoudsysteem of uw netwerk,” Landers zegt., “Je kan niet in staat zijn om zich te veroorloven of behoefte aan een fulltime it-persoon, en het is gemakkelijker om te veranderen naar een uitbestede provider met de juiste vaardigheden als uw IT-behoeften veranderen.”
gerelateerd: 8 geweldige Time-Tracking Apps voor Freelancers
het vinden van de juiste Contractors
voordat u de teugels overhandigt, zorg ervoor dat u met de juiste partner werkt. Hoewel technologie het veel gemakkelijker maakt dan ooit was om capabele, betrouwbare outsource providers te vinden, is het selectieproces nog steeds van vitaal belang., Een goede startplaats is uw eigen netwerk; Vraag andere ondernemers of uw accountant, advocaat, of bankier of zij kunnen aanbevelen een provider die de diensten die u nodig hebt. Online netwerken zoals LinkedIn en Twitter maken het gemakkelijk om uw persoonlijke netwerken uit te breiden en om aanbevelingen te vragen.
bij gebrek aan een goede aanbeveling van een vriend of kennis, zijn er andere opties. Thomas located outsource providers door het plaatsen van advertenties op een work-at-home website en door het indienen van aanvragen voor voorstellen aan professionele beroepsorganisaties., Lanzalotto zegt dat terwijl de lokale kamers van Koophandel meestal niet kan aanbevelen een provider boven een andere, een beroepsvereniging of handelsgroep zal vaak aanbevelen de juiste partner voor uw behoeften.
een aantal online diensten zoals oDesk, BidModo en eLance dienen als virtuele marktplaatsen voor aannemers en ondernemers om verbinding te maken en werkrelaties aan te gaan. Jack Groetzinger, medeoprichter van SeatGeek.,com, een in Manhattan gevestigd bedrijf dat ticketprijzen voorspelt voor sport-en muziekevenementen, werkt regelmatig samen met aannemers via oDesk om foto ‘ s te verzamelen en ticketprijsgegevens te verzamelen. Samen met een fulltime staf van zeven mensen werkt SeatGeek nu met aannemers verspreid van de Filippijnen tot Pine Bluff, Ark. en Aurora, Colo. Bij het inhuren van freelancers, Groetzinger zegt dat hij besteedt de meeste aandacht aan de feedback die ze hebben ontvangen van andere werkgevers.,
” het vinden van de juiste leverancier betekent toegang hebben tot de juiste informatie over de potentiële contractanten, ” zegt Zack Fuentes, CEO van BidModo. Outsourcing sites meestal kunt u zien hoe eerdere klanten beoordeeld potentiële leveranciers werk, evenals gedetailleerde profielen van de leveranciers.
of u nu een webgebaseerde Marktplaats, een persoonlijke verwijzing of een gepersonaliseerde matchmaking consultant gebruikt, de sleutel tot het identificeren van de juiste aannemer is om precies te weten wat u zoekt.,
“identificeer eerst precies welke prestatiemetingen belangrijk zijn voor elke taak die wil uitbesteden,” zegt Resnick. “Sommige outsourcing providers richten zich op snelheid ten koste van kwaliteit of vice versa. Dit is prima zolang er een goede match is tussen wat de kleine bedrijven willen en wat de specialisaties in. Maar veel kleine bedrijven realiseren zich niet dat er grote verschillen zijn tussen outsourcing providers en selecteer de verkeerde. Een open en duidelijk gesprek met potentiële contractanten over deze belangrijke prestatiemetingen is essentieel.,”
gerelateerd: 10 Online factureringsdiensten voor eigenaren van kleine bedrijven
waardoor het werkt
nadat u een provider hebt gevonden, is uw werk nog niet voorbij. Zelfs nadat je referenties hebt gecontroleerd, “wees niet bang om een beetje extra tijd te besteden aan het maken van een specifiek contract dat precies aangeeft welke prestaties worden verwacht,” zegt Resnick. “Gebruik prikkels om de outsourcer te motiveren om zich te concentreren op wat voor u het belangrijkst is in plaats van hun eigen voorkeuren of hun aannames over wat u wilt.,”
Communiceer duidelijk uw verwachtingen en de stappen die in de taak zijn opgenomen; neem nooit aan dat aannemers denken wat u denkt. “Als er een probleem is , ben ik vaak de schuldige, omdat mijn instructies misschien niet duidelijk genoeg zijn geweest”, zegt Jeremy Belcher, eigenaar van FoxyMelody.com, die talrijke aannemers heeft ingehuurd via eLance. “Het is heel belangrijk dat de eisen en verwachtingen in het begin worden uiteengezet, en dat er niets aan de veronderstelling wordt overgelaten.,”
zelfs wanneer u duidelijk uw verwachtingen,” er zal een leercurve aan de kant van de provider, ” voegt Belcher toe. “Hou vol. De provider zal beter worden, en u zult de vrijheid hebben om zich te concentreren op belangrijkere taken.”
uw uiteindelijke verantwoordelijkheid als een succesvolle outsourcer is om een stap terug te doen, afstand te doen van de controle, en laat uw nieuwe teamleden om het werk dat u hen hebt ingehuurd om te doen. “Je hebt een zekere mate van vertrouwen nodig”, zegt Resnick., “Als je gaat micromanage al uw outsourcing, de besparingen in het beheer aandacht en tijd dat is het hele punt van outsourcing verloren.”
Als u gewend bent om alles zelf te doen, overweeg dan het delegeren van het beheer van outsourcing relaties aan een ander lid van uw management team, een stap die u kan helpen los te laten, volgens Resnick.
” het gaat minder om logistiek en helemaal om mindset, ” voegt Walsh toe. “Veel eigenaren zijn er trots op dat de wereld op hun schouders ligt en hun hele organisatie in hun geest begraven ligt., Het kennen van uw bedrijf is cruciaal, maar het houden van jezelf onmisbaar is roekeloos en on-schaalbaar. Realiseer je dat het verwijderen van jezelf uit low-level operaties is de slimste investering die u kunt maken in het succes op lange termijn van uw bedrijf.”
het wegen van de kosten versus de baten
Het tellen van de kosten
dus wat kunt u verwachten om een contractant te betalen voor het toestaan dat u boven de dagelijkse taken uitstijgt en een beter bedrijf opbouwt? Het hangt af van het type werk dat u koopt, het vaardigheidsniveau en de locatie van uw provider, en uw eigen voorkeuren.,
bijvoorbeeld, de Groetzinger van SeatGeek zegt dat je via online huursites aannemers in ontwikkelingslanden kunt vinden die voor minder dan $1 per uur werken. Terwijl de in de VS gevestigde aannemers waarschijnlijk hogere kosten zullen vereisen, kunnen ze lager zijn op het platteland dan in grootstedelijke steden waar de kosten van levensonderhoud hoger zijn.
“‘ je krijgt waar je voor betaalt ‘is waar, waar je ook heen gaat in de wereld,” zegt Walsh. “Betaal altijd iemand wat ze waard zijn, ongeacht de locatie, maar goed voor en gebruik te maken van valutaverschillen die vaak in uw voordeel werken. waarde uitkomsten over uren., Als u niet het resultaat dat u nodig hebt, het maakt niet uit hoeveel tijd uw aannemer besteed langs de weg. Overweeg verschillende op taken gebaseerde overeenkomsten terwijl u nieuwe providers evalueert, en de overgang naar een vaste-kosten retainer zodra u vertrouwen hebt in hun vermogen om consequent te leveren.”
omgaan met de uitdagingen
hoewel outsourcing grote voordelen kan opleveren voor een klein bedrijf, is het niet zonder uitdagingen. Als u ervoor kiest om met offshore providers te werken, kunnen taalbarrières en tijdzones moeilijk te behandelen zijn., Walsh zegt echter dat het focussen op het duidelijk maken van je eigen communicatie kan helpen bij het overwinnen van verwarring voor degenen die niet Engels als moedertaal spreken. En” tijdzones creëren meer kansen dan ongemak, omdat je je productieve uren kunt verlengen door taken tijdens je werkdag aan iemand over te dragen”, zegt Walsh. “Wijs een taak’ s nachts, en wakker om het te vinden voltooid en te wachten op u.”
net als wanneer u een nieuwe werknemer in dienst neemt, zijn er veiligheidsrisico ‘ s bij het overdragen van taken aan een uitbestede provider., “De uitdaging is om functionaliteit veilig uit te besteden, op een manier die persoonlijke informatie of klantgegevens van werknemers niet in gevaar brengt”, zegt Jonathan Gossels, president van SystemExperts, een consultancybedrijf voor beveiliging en compliance.
als contractanten creditcardgegevens verwerken, raadt Gossels aan om hun standaardverklaring voor gegevensbeveiliging in de Betaalkaartindustrie te herzien; als ze informatie over gezondheid of voordelen verwerken, lees dan hun HIPAA-nalevingsverklaring. Voor een algemeen inzicht in het beveiligingsbeleid en de praktijken van de aannemer, moet u de ISO 27002 compliance statement bekijken.,
” De belangrijkste stap die een ondernemer kan nemen om zijn gegevens te beschermen is om alleen de uitbestede dienstverlener te voorzien van het absolute minimum aan gegevens die nodig zijn voor de provider om zijn werk te doen, ” zegt Gossels.
Thomas van de Small Office Assistant ontdekte het belang van het beschermen van klantgegevens toen een van haar gecontracteerde virtuele assistenten een klant van Thomas stal voor haar eigen virtuele assistent bedrijf., In plaats van rechtstreeks met klanten te werken, communiceren Thomas’ aannemers anoniem met hen via het online systeem van het bedrijf en Thomas zelf dient als het enige klantcontact.hoewel er risico ‘ s zijn, biedt outsourcing uiteindelijk grote voordelen voor ondernemers. Het proces stelt u in staat om een team van ervaren professionals op te bouwen zonder de kosten van fulltime medewerkers toe te voegen, en om te voorkomen dat verzanden met taken die kunnen worden voltooid zonder uw aandacht, Sparks zegt., Het is een betaalbare, bewezen strategie om uw bedrijf te laten groeien zonder dat het uw leven overneemt.
” het overdragen van werk dwingt je om objectief, meedogenloos en systematisch je activiteiten te overwegen en de stappen die genomen zijn om ze uit te voeren”, zegt Walsh. “Het definiëren van een proces spoelt inefficiëntie weg.”
Leave a Reply