kuva tästä:
kesän korkeudelle tunkkainen Kokoushuone. Puhelias Tom rummuttaa jatkuvasti jotain, joka ei edes liity käsillä olevaan aiheeseen. Lounastunnille on seitsemän arvokasta minuuttia. Vatsasi alkaa rapistua. Kello tikittää seinällä on yhtäkkiä kovempaa…
– olemme kaikki olleet siellä.
the endless meeting.,
Jos olet huolissasi siitä, miten kokoukset yrityksesi käytetään, älä huoli, et ole yksin. Tutkimuksen mukaan 1000 toimistotyöntekijää eri puolilla Yhdistynyttä kuningaskuntaa, keskimääräinen työntekijä käyttää lähes 11 tuntia viikossa valmistautumiseen ja osallistumiseen 4,4 kokouksiin, joista 2,6 pidetään tarpeettomina. Tämä tuhlattu aika maksaa Yhdistyneen kuningaskunnan yrityksille huimat 191 miljardia puntaa vuodessa-kuvittele, kuinka paljon se maksaa maailmanlaajuisesti!
on pakko olla parempi keino.
tässä artikkelissa, aiomme näyttää sinulle 8 henkilöstön kokous ideoita, jotka voivat varmistaa, että aika on aina hyvin käytetty!,
Artikkelin Sisältö
1. Agenda
vaikuttaa yksinkertaiselta, eikö?
Ja silti olemme kaikki olleet kokoukseen, jossa asialistalla oli täysin poissa tai, parhaimmillaan, hyvin löysä.
selkeä agenda, joka menee ohi, mitä haluat kattaa, ja tulokset haluat saavuttaa avulla voidaan ohjata kokous oikeaan suuntaan ja varmistaa, että kaikki aika on käytetty hyvin.,
Jos huomaat, että asiat ovat siirtymässä esityslistan, voit tehdä merkinnän keskustella ne asiat toisen kerran, ennen kuin ohjauksen takaisin kohti mitä olet tarkoitus keskustella.
sinun ei myöskään tarvitse viettää liikaa aikaa agendallasi. Pelkkä luodinkärkinen tarkistuslista riittää.
ja on tärkeää varmistaa, että kaikki ovat tietoisia siitä. Projektiin.co palaveri malli on täydellinen luoda tilaa, jossa jokainen voi pysyä ajan tasalla tulevista kokouksista., Voit kutsua tiimin jäseniä, lisätä agendasi ja jopa luoda tehtäviä, jotka voidaan antaa oikeille ihmisille ja joita voidaan käsitellä ennen kokousta tai sen jälkeen.
suurin syyllinen näihin ”agenda-vähemmän” – kokouksiin ovat toistuvat kokoukset. Päivittäin tai viikoittain kiinni ups. Epämääräisesti nimetyt ”myyntitapaamiset” tai ”markkinointitapaamiset”.
nämä tapaamiset saattavat olla äärimmäisen tärkeitä, mutta saatko niistä kaiken irti?
säännöllisten catch up-kokoustenkin kanssa on tärkeää tietää tarkkaan, mistä on kiinni.,
hyvin kartoitettu agenda, joka lähetettiin kaikille edellisenä päivänä, voi tehdä kaiken eron. Sinun tarvitsee vain miettiä, mitä on tapahtunut edellisen tapaamisesi jälkeen, ja puhua siitä erityisesti. Tämä voisi olla viime sosiaalisen median kampanjan käynnistänyt tai roundup uusia asiakkaita myynnin pipeline.
Mitä ikinä keskusteletkin, agenda voi auttaa pitämään asiat lyhyinä ja ajankohtaisina.
2. Määritä note-ottajalle
Jotain me kaikki voimme olla syyllistynyt aika ajoin on unohtaa meidän kokouksia heti, kun poistut huoneesta., Lähestymme jo seuraavaa asiaa.
nuotinottajalla voit varmistaa, että kokouspöytäkirjat merkitään muistiin ja jaetaan joukkueen kanssa. Siten jokaisella on jotain, mihin viitata. Muistiinpanojen avulla voidaan jopa muistuttaa ihmisiä siitä, mitä heidän on tehtävä kokouksen jälkeen.
tietysti kaikkien luulisi kirjoittavan omat muistiinpanonsa – ja he voivat! Mutta se on myös hyvä käytäntö on joukko puolueettomia muistiinpanoja, joka kattaa kaiken, mitä keskusteltiin itse asiassa tavalla.,
Voit tehdä tämän, määritä yksi note-ottajalle tallentaa kokouksen muistiinpanoja (meillä on malli, joka on täydellinen tähän!). Tämän pitäisi olla heidän pääroolinsa kokouksessa, jotta he eivät häiriinny ja laiminlyö tehtävää.,
Tässä on nopea esimerkki siitä, muistiinpanoja tai minuuttia kokous, joka keskusteli siirtyminen kauko toimi:
Siirtyminen kauko-työskentely
- Normaali työaika sovelletaan
- Jokainen joukkue on aamulla check-in
- Johtajat loppuun end-of-day raportti, jossa esitetään yhteenveto päivän saavutukset
- Käytä Löysällä instant viestintä
- Käytä Zoom konferenssi puhelut ja kokoukset
Tämä on erittäin yksinkertainen esimerkki, mutta se kattaa perusasiat, mitä kokouksessa muistiinpanoja tai minuuttia pitäisi näyttää.
3., Anna ’puskuri aikaa’
Vaikka se on tärkeää varmistaa, että aika on hyvin käytetty, se on myös tärkeää olla realistinen. Kokousta ei voi suunnitella aivan minuuttiin asti, joten anna ”puskuriaikaa”, kun asiat menevät raiteiltaan.
Puskuriaika on juuri sitä, miltä se kuulostaa. Se on lyhyt aika, jota voidaan käyttää puskurina tehtävien välillä tai tässä tapauksessa kohtaamisaiheiden välillä.
on todennäköistä, että alussa ja lopussa kokoukset on kaikkein häiritsevä, kun jokainen saa tervehdykset ja hyvästit pois tieltä., Joten, mukaan lukien 5 minuuttia tai niin joko puolella chit-chat kuten tämä voisi auttaa sinua tulee aika sinun täytyy viettää muualla asialistalla.
4. Määritä kokouksen johtaja
Mahdollistaa puskuri aikaa on kaikki hyvin ja hyvä, mutta se on myös tärkeää määrittää kokouksen johtaja varmistaa asioita saada takaisin raiteilleen nopeasti.
loppujen lopuksi et halua viettää puolta kokouksesta puhuen siitä, mitä kaikki söivät eilen illalliselle!
kokousjohtajalle osoittamalla voit varmistaa, että agendaasi noudatetaan ja että aikaa käytetään tehokkaasti.,
eikä tämän tarvitse olla huoneen ylimmän toimihenkilön rooli, kokousjohtajaksi voitaisiin nimittää kuka tahansa.
voisi nimittää henkilö, joka on eniten mukana aihe käsillä, jos esimerkiksi puhut myynti anna yksi myyntitiimin jäsenet johtaa kokousta.
voisi myös olla hienoa ottaa se vuorotellen ja selvittää, kuka henkilö on luonnollisesti paras johtavissa kokouksissa.
5. Lähettää seurata sähköpostin
lisäksi kirjoittaa kokouspöytäkirjat, se auttaa myös lähettää seurata sähköpostin joukkue., Tämän pitäisi toimia muistutuksena siitä, mistä keskusteltiin, ja siihen voi sisältyä myös toimintakohtia eri tiimin jäsenille.
Tässä on esimerkki käyttäen samaa kokouksen aihe käytimme edellä:
Kuten näette, tämä sähköpostiosoite nopeasti yhteenveto tärkeitä kohtia kokous, antaa ihmisten toimia pistettä, ja asettaa päivämäärä seuraavassa kokouksessa. Yksinkertainen, mutta tehokas!,
Lähettää seurata sähköpostin, kuten tämä on hyvä tapa varmistaa, että aika on hyvin käytetty, koska se varmistaa, että toimenpiteet on suoritettu ennen seuraavaa kokousta.
Ilman seurata sähköpostia, sinulla voisi olla henkilökunnan jäsenet unohtavat, mitä heidän piti tehdä ja luoda viivästyksiä tai pullonkaulat seuraavassa kokouksessa.
6. Kokeile lightning jams
toistaiseksi olemme keskustelleet ideoista, jotka voivat parantaa nykyisiä tapaamisia-mutta miten olisi uusi tapa tehdä kokoukset yhdessä?
Meet lightning jams!
Lightning Hills voi auttaa tiimiäsi tekemään nopeampia päätöksiä., Ja ne ovat itse asiassa aika hauskoja.
Jokainen huone on annettu kasa post-it toteaa ja kutsuttu kirjoittamaan niin paljon ongelmia, kysymyksiä, tai yksinkertaisesti keskustelun aiheita, että he voivat 4 minuuttia.
kokouksen johtajan pitäisi toimia moderaattorina täällä, ajoitus liikunta ja myös varmistaa, että tiimin jäsenet eivät anna.
neljän minuutin lopussa post-it-muistiinpanot näkyvät kaikkien edessä (kaksoiskappaleet voidaan hävittää) ja sen jälkeen jokaiselle joukkueen jäsenelle annetaan 3 tahmeaa pistettä., He voivat käyttää näitä tahmea pisteitä äänestää post-it toteaa, että he tuntevat esiin kolme tärkeintä kysymyksiä tai aiheita.
aiheet eniten ääniä ovat ne, että voit keskittyä kokoukseen.
tämä on hyvin yksinkertaistettu versio salama hilloja ja siellä on paljon enemmän, että voit tehdä enemmän ajoitettu ja jäsennelty liikuntaa. Jos sinulla on aikaa, katso tämä video oppia lisää:
7. Älä istu alas!,
toinen mielenkiintoinen tapa saada kokouksista kaikki irti on stand up! Kukaan ei halua seisoa pitkiä aikoja, joten stand up-kokoukset ovat tunnetusti varsin tuottoisia.
Stand up kokoukset ovat niin tuottavia, että he ovat olleet osaksi joitakin suosittu projektinhallinnan menetelmiä, kuten Scrum.
Plus, Se antaa kaikille taukoa pöydillä istumisesta koko päivän!
8., Testaa tech etukäteen
Enemmän ja enemmän joukkueet ovat etätyöpisteessä näinä päivinä, ja jos näin on teidän joukkue sitten että se auttaa antamaan puhelinkonferenssi tekniikka käytät vähän koeajaa aiemmin päivällä.
Se voi olla turhauttavaa kaikille, jos kokous oli tarkoitus alkaa klo 10, mutta olet vielä odottaa Skype Business ladata klo 10:10!
kokouslinkin pikatesti kestää sekunteja, ja jos havaitset virheitä, olet säästänyt kaikkien aikaa korjaamalla ne ennen kokousta.,
se auttaa myös käyttämään Google-kalenteria (tai mitä tahansa ilmaista kalenterisovellusta) kokousten ajoittamiseen. Google-Kalenterin kanssa, voit lähettää sähköpostia kutsuja ja selvittää, kuka on ja ei ole käytettävissä kokous:
Lopullinen Ajatuksia
Täällä Projekti.yhteistyössä olemme hulluna ajankäytön hallinta! Uskomme, että menestyvän yrityksen johtaminen on ehdottoman tärkeää.
– Olemme nähneet vaivaa tehdä jotain, että voisimme tallentaa joukkue, kun se tulee teidän seuraavassa kokouksessa., Meidän ’palaveri’ template on suunniteltu auttamaan sinua suunnittelemaan ja parantaa kokousten sinulla on teidän joukkue.
voit kutsua tiimisi, valmistella muistiinpanosi, lisätä tiedostoja, asettaa toimintapisteitä ja niin paljon muuta – kaikki yhden yksityisen projektin sisällä. Klikkaa tästä kokeilla sitä ilmaiseksi.
Leave a Reply