¿Qué es una solicitud de propuesta (RFP)?
una solicitud de propuesta (RFP) es un documento comercial que anuncia y proporciona detalles sobre un proyecto, así como solicita ofertas de contratistas que ayudarán a completar el proyecto. La mayoría de las organizaciones prefieren usar RFPs, y, en muchos casos, los gobiernos solo usan solicitudes de propuesta., Una solicitud de propuesta para un programa específico puede requerir que la compañía revise las ofertas para examinar su viabilidad, la salud de la compañía ofertante y la capacidad del ofertante para hacer lo que se propone.
conclusiones clave
- Una solicitud de propuesta es un anuncio de financiación de proyectos publicado por una organización para la que las empresas realizan ofertas.
- La RFP describe el proceso de licitación y los términos del contrato y guía cómo se debe formatear la oferta.
- Las RFP son utilizadas principalmente por agencias gubernamentales para obtener la oferta más baja posible.,
- Las RFP permiten a la empresa solicitante obtener múltiples postores.
comprensión de las solicitudes de propuesta (RFP)
las RFP describen el proceso de licitación y los términos del contrato, y proporcionan orientación sobre cómo se deben formatear y presentar las ofertas. Generalmente se reservan para proyectos complejos. Estas solicitudes especifican la naturaleza del proyecto y los criterios de evaluación que indican cómo se clasifican las propuestas. Las solicitudes pueden incluir una declaración de trabajo, describiendo las tareas que debe realizar el postor ganador y un cronograma para proporcionar el trabajo terminado., También incluyen información sobre la organización emisora y su línea de negocio.
las RFP también guían a los licitadores sobre cómo preparar propuestas. Pueden esbozar instrucciones sobre qué información debe incluir el ofertante y el formato deseado.
La propuesta no debe ser excesivamente detallado, como puede obstaculizar el contratista de la creatividad, y no debe de ser tan vaga que el contratista queda perplejo.
la mayoría de las solicitudes de solicitud son presentadas por organismos gubernamentales y otros que participan en el sector público., Por lo general, se les exige que abran la competencia entre las empresas privadas para que el proceso sea justo. Para mantener los costos bajos, estas agencias quieren asegurarse de obtener la oferta más baja y competitiva.
la razón por la que una organización puede presentar una propuesta es para obtener varias ofertas. La organización solicitante puede beneficiarse de múltiples licitantes y perspectivas., Por ejemplo, una empresa que desea cambiar su proceso de presentación de informes de un sistema basado en papel a un sistema basado en computadora puede presentar una solicitud de propuesta de hardware, software y capacitación de usuarios para establecer e integrar el nuevo sistema en la empresa.
requisitos para una solicitud de propuestas
las agencias gubernamentales u otras entidades pueden estar obligadas a emitir solicitudes de propuestas para ofrecer una competencia completa y abierta para reducir el costo de una solución. Aceptar una propuesta que es más sensible a las especificaciones no siempre significa la oferta de menor precio.,
crear hábilmente una solicitud de propuesta puede dictar el éxito o el fracaso de la solución resultante. Si los requisitos especificados son demasiado vagos, el ofertante puede no diseñar e implementar una solución completa para el problema. Si los requisitos son demasiado detallados y restrictivos, la creatividad y la innovación de los ofertantes pueden verse limitadas.
el proceso de RFP comienza con la redacción de una solicitud de propuesta. Los licitantes revisan la solicitud y presentan sugerencias para mejorarla. Después de implementar la retroalimentación, se emite la solicitud final de propuesta., A continuación, los licitadores presentan sus propuestas. El cliente selecciona un pequeño grupo de Licitadores y entra en negociaciones sobre precios y detalles técnicos. El cliente puede pedir a los licitadores restantes que presenten una mejor oferta final antes de adjudicar un contrato. El contrato se presenta a la empresa proporcionando la mejor solución al problema.
ejemplo de una solicitud de propuestas
por ejemplo, la Administración Federal de ferrocarriles emite una solicitud de propuestas para financiar, diseñar, construir, operar y mantener un sistema ferroviario de alta velocidad., Las partes interesadas presentan propuestas que cumplan con los requisitos descritos en el documento. Sobre la base de las propuestas recibidas antes de la fecha límite, el Departamento de transporte establece comisiones para la revisión y el desarrollo de las propuestas. El DOT elige la propuesta que más engloba sus objetivos y contrata a la empresa para llevar a cabo el trabajo.,
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