El software de planificación de recursos empresariales (ERP) se desarrolló originalmente para que las grandes organizaciones gestionaran toda su operación desde una única consola de software. Durante sus primeros días, requerían un montón de servidores en el sitio y una gran cantidad de personalización de software individualizada. Sin embargo, las implementaciones de ERP de hoy en día se entregan principalmente como servicios en la nube, lo que las hace no solo accesibles sino incluso atractivas para pequeñas y Medianas Empresas (Pymes)., En gran parte para este público, hemos revisado 10 Soluciones de software de contabilidad de libro mayor de nivel empresarial de proveedores que también pueden ampliar sus suites de productos a la funcionalidad completa de ERP.
estas suites están diseñadas de manera modular en su mayor parte, lo que significa que puede comprar solo las características que su empresa necesita. Las suites también están directamente dirigidas al mercado de Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes). Por lo general, revisamos productos que están dirigidos a Pymes u organizaciones empresariales., La designación de PYME es menos una indicación del tamaño que de la complejidad de la empresa.
para que una inversión en software ERP valga la pena, una empresa debe tener una necesidad de procesos de negocio personalizados, comercio multinacional, fabricación bastante compleja o requisitos complejos de la cadena de suministro. Ahí es donde las pymes se convierten en el mejor indicador en lugar de las Pymes., Una PYME todavía puede tener aproximadamente el mismo tamaño que una PYME de gama alta (las Pymes suelen crecer entre 100 y 1.000 empleados), pero es un negocio con suficiente complejidad y requisitos de gama alta que harán que el paso a ERP sea una buena inversión.
¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?,
ERP generalmente describe una solución de software modular que incorpora el lado financiero del negocio y luego agrega módulos de aplicaciones estrechamente integrados que abordan otras áreas del negocio, incluyendo inteligencia de negocios (BI), gestión de relaciones con clientes (CRM), Gestión de recursos de materiales (MRP) y Gestión de la cadena de suministro (es decir, logística). MRP incluye capacidades como gestión de activos fijos, inventario justo a tiempo (JIT), sistemas de punto de Venta (POS) y gestión de proyectos.,
En esencia, ERP es un enfoque sistémico para administrar toda la empresa, no solo sus finanzas. Al integrar todos estos módulos en un todo único y cohesivo, los clientes pueden obtener nuevos conocimientos y crear nuevos procesos que no eran posibles utilizando herramientas separadas.,
por ejemplo, la mayoría de los sistemas ERP también mejoran la contabilidad y la gestión general al agregar características o capacidades para mejorar una herramienta básica de nómina en un marco de gestión de recursos humanos más completo, o para expandir la gestión de inventario para adaptarse más estrechamente al tipo específico de negocio que opera el cliente, como las empresas que se centran en el almacenamiento o la distribución.
a veces más es mejor
cuando se mira la cartera de sistemas de información de gestión de una empresa, a veces no es obvio que una aplicación genérica no sea el mejor enfoque., Un buen ejemplo de esto es la nómina. La nómina para una organización de servicios, por ejemplo, incorpora el tiempo y la facturación y, posiblemente, la gestión de gastos; es considerablemente diferente de la nómina que debe usarse para una organización de alimentos y hospitalidad, que requiere que la empresa realice un seguimiento de las propinas de los empleados. Y eso es muy diferente de la nómina para una empresa de construcción, que a menudo requiere múltiples tarifas para el mismo empleado dependiendo del trabajo que esté realizando (y también tiene que informar a varios sindicatos).,
el inventario es otra área en la que la funcionalidad necesaria difiere según el tipo de negocio. Por ejemplo, el inventario de una empresa manufacturera podría requerir el seguimiento de componentes utilizando códigos de barras para identificar contenedores de piezas, así como el procesamiento de listas de materiales (Bomp), que proporciona una lista de todas las piezas y subconjuntos necesarios para construir un producto en particular, o incluso el Kitting, que consiste en inventariar y rastrear subconjuntos en lugar de piezas discretas.,
el punto es que, debido a que las plataformas ERP son (a) modulares y (b) tan amplias en términos de las situaciones que abordan y las características que proporcionan, el proceso de planificación para elegir la solución ERP adecuada comienza en casa, mucho antes de que realmente hable con un proveedor. Debe comenzar su proceso de selección sentándose con los gerentes de primera línea de todos sus procesos comerciales clave y trazando exactamente cómo su empresa hace negocios. Exactamente cómo sus clientes Web pasan de una transacción con tarjeta de crédito a una caja de envío que llega a su puerta principal?, ¿Cómo se procesan los pagos, se cumplen los pedidos, se administran los almacenes, se mueve el inventario y se hace un seguimiento, y se recogen y entregan los pedidos de envío? ¿Cómo se utiliza toda esta información para proporcionar BI continua para la organización? ¿Qué tipo de información no está recibiendo que realmente necesita? La lista de preguntas apropiadas se profundizará mucho más en el mundo real y se extenderá mucho más allá de las preguntas típicas de TI que se hacen antes de instalar software SMB (como los servidores requeridos, los costos de licencia por asiento, etc.).), aunque esas preguntas también se aplican a la planificación de los recursos institucionales.,
la razón por la que necesita obtener una comprensión integral de cómo su empresa hace negocios es porque los sistemas ERP no solo ejecutan la gama de características de procesos de negocio (como se discutió anteriormente), sino que también proporcionan diversos grados de integración entre sus diversos módulos. Con el software estándar para PYMES, es raro encontrar sinergias directas entre la gestión de almacenes y el marco de recursos humanos, por ejemplo. Pero con un sistema ERP, no solo puede ser posible, sino que también puede ajustar esa integración para que funcione aún más eficazmente para su organización., Para los almacenes especializados que almacenan inventario especializado (como productos químicos peligrosos, por ejemplo), su sistema de recursos humanos puede activar automáticamente sus capacidades de gestión de turnos para asegurarse de que, cuando dichos productos químicos lleguen a un almacén en particular, los empleados adecuados que tengan las habilidades necesarias para manejar esos productos químicos estén allí para recibirlos y almacenarlos.
eso es solo un ejemplo de un sinfín de posibilidades. Lo que es posible para su organización depende completamente de las capacidades de la plataforma ERP y de lo bien que entienda cómo funciona realmente su negocio.,
perder algo, ganar algo
en nuestra revisión inicial de las suites de software, miramos el lado financiero, concentrándonos en el Libro Mayor general y examinando la usabilidad general, la navegación y el flujo de trabajo. En este ciclo, volvimos a la oferta de cada proveedor y examinamos la funcionalidad general de ERP y la disponibilidad de módulos que mejoran los aspectos de gestión financiera del sistema (y lo extienden a otras áreas de las operaciones empresariales).
al hacerlo, hicimos algunos cambios en los proveedores y productos cubiertos., En el conjunto inicial de revisiones de contabilidad financiera, incluimos tanto Intacct (visite el sitio en Sage Intacct) como Intuit QuickBooks Online Plus. Ninguno de estos tiene una verdadera edición ERP, por lo que los excluimos de esta ronda de revisiones.
ERP Pricing and The Cloud
ERP ha existido como una categoría de software desde finales de la década de 1990. El beneficio para los clientes aquí se reduce principalmente al costo y la escalabilidad.,
debido a que los sistemas ERP son modulares, los sistemas ERP tradicionales a menudo requerían múltiples servidores para funcionar completamente. Puede haber un servidor para el módulo financiero, uno para la base de datos de back-end, uno para el sistema de gestión de inventario, y así sucesivamente. Ahora agregue servidores redundantes para obtener confiabilidad y un mayor rendimiento y pronto verá un precio de hardware e infraestructura que puede exceder el costo del software. Para comercializar esta tecnología de manera efectiva a los clientes de las PYMES, los proveedores están utilizando la nube para impulsar sus soluciones y el modelo de Software como servicio (SaaS) para implementarlo.,
eso significa que los clientes tienen muy pocos (a menudo cero) costos de hardware iniciales: todos los servidores están en la nube. Esto puede suponer una enorme reducción del coste total de propiedad (TCO) de una solución ERP. Pero, como ventaja adicional, este modelo de implementación también permite una escalabilidad inmediata y altamente rentable. Si su negocio ejecuta una operación de venta minorista web, puede optar por un módulo de comercio electrónico en su solución ERP. Pero durante la temporada de vacaciones, el tráfico a través del sistema de comercio electrónico podría aumentar., En una configuración de infraestructura tradicional, esa empresa tendría que comprar servidores adicionales y configurarlos como clústeres redundantes para manejar ese aumento de tráfico. Luego, cuando terminen las vacaciones, esos servidores simplemente se apagarán y la compañía tendrá que consumir el costo de una inversión de hardware no utilizada. A través de la nube, los clientes pueden simplemente girar nuevos servidores en la nube para manejar esta carga aumentada, pagar por el uso solo durante el período de vacaciones y luego disolverlos una vez que las vacaciones hayan terminado (pagando así solo por lo que necesitan cuando lo necesitan).,
un beneficio final en la nube es el costo de las licencias. En un modelo local, su empresa pagaría una tarifa de configuración inicial y los «X» dólares (generalmente entre $1,000 y 5 5,000) por usuario o asiento. Esa licencia se extendería y generalmente duraría hasta que el software se actualizara significativamente. En un modelo en la nube, la tarifa de configuración inicial no existe o suele ser mucho menor, y los costos de licencia se evalúan en «X» dólares por usuario al mes (generalmente desde 9 90 por usuario al mes hasta 5 500 por usuario al mes)., Para aquellos que hacen sus cálculos cuidadosamente, este tipo de licencias basadas en suscripción puede ser significativamente más barato que un esquema tradicional en las instalaciones por asiento.
un área en la que probablemente no ahorrará dinero con respecto a la implementación estándar de ERP en las instalaciones es el Socio de terceros. La mayoría de los proveedores que probamos requieren (o al menos sugieren firmemente) que compre e implemente su software mediante el uso de un socio de valor agregado de terceros., Esta entidad gestionará la compra, el despliegue inicial y (lo más importante) la configuración inicial, que, para algunas de estas plataformas, puede abarcar varios meses hasta un año completo. Esto se debe a que es el socio quien hace el trabajo práctico de personalizar estas plataformas para que funcionen según lo necesiten para su negocio en particular., Entrevistan a los gerentes de negocios de primera línea (si aún no lo ha hecho), hacen codificación personalizada o scripting para construir conexiones de middleware entre módulos si los correctos no existen de inmediato, se aseguran de que las funciones correctas estén desactivadas o bloqueadas; y se encargan del mantenimiento continuo, la solución de problemas y la capacitación de los empleados. Todo eso cuesta dólares adicionales significativos, que ciertamente pueden igualar o incluso exceder el costo del software, dependiendo de cómo lo esté pagando., Por lo tanto, asegúrese de que (a) realmente necesita un socio externo para configurar su software y (b) obtenga una estimación precisa de lo que le costarán sus servicios.
la lección es clara: Haga su tarea antes de intentar evaluar cualquier sistema ERP. Es probable que trabaje con un distribuidor para administrar el ajuste entre su empresa y el software. Pero cuanto mejor entienda cómo opera su empresa y dónde estarán los posibles cuellos de botella y las áreas problemáticas en una implementación, más fluido será el proceso., Cuanto más suave sea el proceso, más efectiva será la instalación final.
Leave a Reply