ERP-Software (Enterprise Resource Planning) wurde ursprünglich für große Unternehmen entwickelt, um ihren gesamten Betrieb über eine einzige Softwarekonsole zu verwalten. In ihren frühen Tagen benötigten sie viele Vor-Ort-Server und viele individuelle Softwareanpassungen. Die heutigen ERP-Implementierungen werden jedoch meist als Cloud-Services bereitgestellt, was sie nicht nur zugänglich, sondern auch für kleine bis mittelständische Unternehmen (SMBs) attraktiv macht., Hauptsächlich für dieses Publikum haben wir 10 allgemeine Buchhaltungssoftwarelösungen auf Unternehmensebene von Anbietern überprüft, die auch in der Lage sind, ihre Produktsuiten auf volle ERP-Funktionalität auszudehnen.
Diese Suiten sind größtenteils modular aufgebaut, sodass Sie nur die Funktionen erwerben können, die Ihr Unternehmen benötigt. Die Suiten richten sich auch direkt an den Markt für kleine bis mittelständische Unternehmen (KMU). In der Regel überprüfen wir Produkte, die sich entweder an KMU oder Unternehmensorganisationen richten., Der KMU-Bezeichner ist weniger ein Indikator für die Größe als für die Komplexität des Geschäfts.
Um eine Investition in ERP-Software lohnenswert zu machen, sollte ein Unternehmen benutzerdefinierte Geschäftsprozesse, multinationalen Handel, ziemlich komplexe Fertigung oder komplexe Lieferkettenanforderungen benötigen. Hier werden KMU eher zum besseren Indikator als zu KMU., Ein KMU kann immer noch ungefähr so groß sein wie ein High-End-KMU (Abbildung KMU werden in der Regel zwischen 100 und 1,000 Mitarbeitern wachsen), aber es ist ein Unternehmen mit genügend Komplexität und High-End-Anforderungen, die den Umzug in ERP zu einer guten Investition machen.
Was Ist Enterprise-Resource-Planning (ERP)?,
ERP beschreibt im Allgemeinen eine modulare Softwarelösung, die die finanzielle Seite des Unternehmens einbezieht und dann eng integrierte App-Module hinzufügt, die sich mit anderen Geschäftsbereichen befassen, einschließlich Business Intelligence (BI), Customer Relationship Management (CRM), Material Resource Management (MRP) und Supply Chain Management (dh Logistik). MRP umfasst Funktionen wie das Anlagevermögen Management, Just-in-Time (JIT) Inventar, Point-of-Sale (POS) Systeme und Projektmanagement.,
Im Wesentlichen ist ERP ein systemischer Ansatz zur Verwaltung des gesamten Unternehmens, nicht nur seiner Finanzen. Durch die Integration all dieser Module in ein einziges, zusammenhängendes Ganzes können Kunden neue Erkenntnisse gewinnen und neue Prozesse erstellen, die mit separaten Tools nicht möglich waren.,
Die meisten ERP-Systeme verbessern beispielsweise auch die Buchhaltung und das Gesamtmanagement, indem sie Funktionen oder Funktionen hinzufügen, um ein grundlegendes Gehaltsabrechnungstool zu einem umfassenderen HR-Management-Framework zu erweitern oder die Bestandsverwaltung zu erweitern, um sich stärker an die spezifische Art von Unternehmen anzupassen, die der Kunde betreibt, z. B. Unternehmen, die sich auf Lagerhaltung oder Vertrieb konzentrieren.
Manchmal ist mehr besser
Wenn man sich das Management Information Systems Portfolio eines Unternehmens ansieht, ist es manchmal nicht offensichtlich, dass eine generische App möglicherweise nicht der beste Ansatz ist., Ein gutes Beispiel dafür ist die Gehaltsabrechnung. Die Gehaltsabrechnung für eine Serviceorganisation, zum Beispiel, beinhaltet Zeit und Abrechnung und möglicherweise Kostenmanagement; Es unterscheidet sich erheblich von der Gehaltsabrechnung, die für eine Food and Hospitality-Organisation verwendet werden sollte, was erfordert, dass das Unternehmen Mitarbeitertipps verfolgt. Und das unterscheidet sich stark von der Gehaltsabrechnung für ein Bauunternehmen, für die häufig mehrere Tarife für denselben Mitarbeiter erforderlich sind, je nachdem, welche Arbeit er ausführt (und auch mehreren Gewerkschaften Bericht erstatten muss).,
Inventar ist ein weiterer Bereich, in dem die benötigte Funktionalität je nach Art des Geschäfts unterschiedlich ist. Zum Beispiel könnte das Inventar für ein produzierendes Unternehmen eine Komponentenverfolgung unter Verwendung von Strichcodes zur Identifizierung von Teilebehältern sowie eine Stückliste (Bill of Materials Processing, BOMP) erfordern, die eine Liste aller Teile und Unterbaugruppen enthält, die zum Erstellen eines bestimmten Produkts erforderlich sind, oder sogar Kitting, das aus dem Inventarisieren und Verfolgen von Unterbaugruppen und nicht aus diskreten Teilen besteht.,
Der Punkt ist, da ERP-Plattformen (a) modular aufgebaut und (b) in Bezug auf die Situationen, die sie ansprechen, und die Funktionen, die sie bieten, so breit sind, beginnt der Planungsprozess für die Auswahl der richtigen ERP—Lösung zu Hause-lange bevor Sie tatsächlich mit einem Anbieter sprechen. Sie müssen Ihren Auswahlprozess beginnen, indem Sie sich mit den Frontmanagern aller Ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse zusammensetzen und genau abbilden, wie Ihr Unternehmen Geschäfte macht. Wie genau gehen Ihre Webkunden von einer Kreditkartentransaktion zu einer Versandbox, die an ihrer Haustür ankommt?, Wie werden Zahlungen verarbeitet, Bestellungen erfüllt, Lager verwaltet, Lagerbestände verschoben und verfolgt sowie Versandaufträge abgeholt und geliefert? Wie werden all diese Informationen verwendet, um eine fortlaufende BI für die Organisation bereitzustellen? Welche Art von Informationen erhalten Sie nicht, die Sie wirklich brauchen? Die Liste der geeigneten Fragen wird in der realen Welt viel tiefer gehen und weit über die typischen IT-Fragen hinausgehen, die vor der Installation von SMB-Software gestellt werden (z. B. erforderliche Server, Lizenzkosten pro Sitzplatz usw.).), obwohl diese Fragen auch für ERP gelten.,
Der Grund, warum Sie ein umfassendes Verständnis dafür erhalten müssen, wie Ihr Unternehmen Geschäfte macht, ist, dass ERP-Systeme nicht nur die Bandbreite der Geschäftsprozessfunktionen ausführen (wie bereits erwähnt), sondern auch unterschiedliche Integrationsgrade zwischen ihren verschiedenen Modulen bieten. Mit Standard-SMB-Software, ist es selten, direkte Feature-Synergien zwischen Lagerverwaltung und dem HR-Framework zu finden, zum Beispiel. Mit einem ERP-System ist dies jedoch nicht nur möglich, sondern Sie können diese Integration auch optimieren, um noch effektiver für Ihr Unternehmen zu arbeiten., Bei Speziallagern, in denen spezialisierte Lagerbestände gespeichert sind (z. B. gefährliche Chemikalien), kann Ihr HR-System automatisch seine Schichtmanagementfunktionen aktivieren, um sicherzustellen, dass bei der Ankunft solcher Chemikalien in einem bestimmten Lager die richtigen Mitarbeiter vorhanden sind, die über die für den Umgang mit diesen Chemikalien erforderlichen Fähigkeiten verfügen Chemikalien sind da, um sie zu erhalten und zu lagern.
Das ist nur ein Beispiel aus unzähligen Möglichkeiten. Was für Ihr Unternehmen möglich ist, hängt vollständig von den Fähigkeiten der ERP-Plattform ab und davon, wie gut Sie verstehen, wie Ihr Unternehmen wirklich läuft.,
Einige verlieren, einige gewinnen
In unserer ersten Überprüfung der Software-Suiten haben wir uns die finanzielle Seite angesehen, uns auf das Hauptbuch konzentriert und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit, Navigation und den Workflow untersucht. In diesem Zyklus haben wir auf das Angebot jedes Anbieters zurückgegriffen und es auf die allgemeine ERP-Funktionalität und die Verfügbarkeit von Modulen untersucht, die die Finanzmanagementaspekte des Systems verbessern (und es auf andere Bereiche des Unternehmensbetriebs ausdehnen).
Dabei haben wir einige Änderungen in den abgedeckten Anbietern und Produkten vorgenommen., In den ersten Finanzbuchhaltungsüberprüfungen haben wir sowohl Intacct (Visit Site at Sage Intacct) als auch Intuit QuickBooks Online Plus aufgenommen. Keiner von beiden hat eine echte ERP-Edition, daher haben wir sie von dieser Überprüfungsrunde ausgeschlossen.
ERP Pricing and the Cloud
ERP gibt es seit den späten 1990er Jahren als Softwarekategorie. In dieser Zeit hat es sich auf eine Reihe wichtiger Arten weiterentwickelt, vor allem, dass viele Cloud-fähig geworden sind. Der Vorteil für die Kunden liegt hier vor allem in Kosten und Skalierbarkeit.,
Da ERP-Systeme modular aufgebaut sind, erforderten traditionelle ERP-Systeme häufig mehrere Server, um vollständig zu funktionieren. Es kann einen Server für das Finanzmodul, einen für die Back-End-Datenbank, einen für das Bestandsmanagementsystem usw. geben. Jetzt Tack auf redundanten Servern für Zuverlässigkeit und erhöhte Leistung und Sie sind bald auf der Suche nach einem Hardware – und Infrastruktur-Preisschild, das die Kosten der Software übersteigen kann. Um diese Technologie effektiv für KMU-Kunden zu vermarkten, nutzen Anbieter die Cloud, um ihre Lösungen und das Software-as-a-Service-Modell (SaaS) für die Bereitstellung bereitzustellen.,
Das bedeutet, dass Kunden sehr wenig (oft Null) Hardwarekosten im Voraus haben—alle Server befinden sich in der Cloud. Das kann eine enorme Reduzierung der Gesamtbetriebskosten (TCO) einer ERP-Lösung sein. Als zusätzlichen Bonus ermöglicht dieses Bereitstellungsmodell jedoch auch eine sofortige und äußerst kostengünstige Skalierbarkeit. Wenn Ihr Unternehmen einen Web-Retail-Betrieb ausführt, kann es sich für ein E-Commerce-Modul in seiner ERP-Lösung entscheiden. Aber während der Ferienzeit, Verkehr durch das E-Commerce-System könnte Spitze., In einer herkömmlichen Infrastruktureinrichtung müsste dieses Unternehmen zusätzliche Server erwerben und als redundante Cluster konfigurieren, um diesen erhöhten Datenverkehr zu bewältigen. Dann, wenn die Feiertage vorbei sind, würden diese Server einfach abgeschaltet und das Unternehmen müsste die Kosten für eine nicht verwendete Hardware-Investition aufbringen. Über die Cloud können Kunden einfach neue Server in der Cloud einrichten, um diese erhöhte Belastung zu bewältigen, nur während der Ferienzeit für die Nutzung bezahlen und sie dann nach Ablauf der Feiertage auflösen (und so nur für das bezahlen, was sie brauchen, wenn sie es brauchen).,
Ein endgültiger Cloud-Vorteil sind die Lizenzkosten. In einem lokalen Modell würde Ihr Unternehmen für eine Ersteinrichtungsgebühr und die „X“ – Dollar (normalerweise zwischen 1,000 und 5,000 US-Dollar) pro Benutzer oder Sitzplatz bezahlen. Diese Lizenz würde verlängert und in der Regel dauern, bis die Software erheblich aktualisiert wurde. In einem Cloud-Modell ist die anfängliche Einrichtungsgebühr entweder nicht vorhanden oder in der Regel viel geringer, und die Lizenzkosten werden mit „X“ – Dollar pro Benutzer und Monat bewertet (normalerweise zwischen 90 USD pro Benutzer und Monat und 500 USD pro Benutzer pro Monat)., Für diejenigen, die sorgfältig rechnen, kann diese Art der abonnementbasierten Lizenzierung erheblich billiger sein als ein herkömmliches lokales System pro Sitzplatz.
Ein Bereich, in dem Sie über die standardmäßige lokale ERP-Bereitstellung wahrscheinlich kein Geld sparen, ist der Partner eines Drittanbieters. Die meisten Anbieter, die wir getestet haben, verlangen (oder schlagen zumindest nachdrücklich vor), dass Sie ihre Software mithilfe eines Value-Add-Partners eines Drittanbieters kaufen und implementieren., Diese Entität verwaltet den Kauf, die Erstbereitstellung und (vor allem) die Erstkonfiguration, die sich für einige dieser Plattformen über mehrere Monate bis zu einem vollen Jahr erstrecken kann. Das ist, weil es der Partner ist, der die praktische Arbeit der Anpassung dieser Plattformen tut, so dass sie arbeiten, wie sie für Ihr Unternehmen benötigen., Sie interviewen diese Front-Line-Business-Manager (wenn Sie es noch nicht getan haben), sie tun benutzerdefinierte Codierung oder Scripting Middleware-Verbindungen zwischen Modulen zu bauen, wenn die richtigen nicht aus der Box existieren, stellen sie sicher, dass die richtigen Funktionen ausgeschaltet oder gesperrt sind; und sie behandeln laufende Wartung, Fehlerbehebung und Mitarbeiterschulungen. All das kostet erhebliche zusätzliche Dollar, die sicherlich gleich oder sogar die Kosten der Software übersteigen können, je nachdem, wie Sie dafür bezahlen., Stellen Sie also sicher, dass (a) Sie wirklich einen Drittanbieter-Partner benötigen, um Ihre Software einzurichten, und (b) Sie eine genaue Schätzung dessen erhalten, was ihre Dienste Sie kosten werden.
Die Lektion ist klar: Machen Sie Ihre Hausaufgaben, bevor Sie versuchen, ein ERP-System zu bewerten. Wahrscheinlich arbeiten Sie mit einem Wiederverkäufer zusammen, um die Anpassung zwischen Ihrem Unternehmen und der Software zu verwalten. Je besser Sie jedoch verstehen, wie Ihr Unternehmen arbeitet und wo die potenziellen Engpässe und Problembereiche in einer Implementierung liegen, desto reibungsloser verläuft der Prozess., Je reibungsloser der Prozess ist, desto effektiver ist die endgültige Installation.
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