billede dette:
et indelukket mødelokale i højden af sommeren. Snakkesalig Tom droning på og om noget, der er ikke engang relevant for emnet ved hånden. Det er syv dyrebare minutter inde i din frokosttid. Din mave begynder at rumle. Den tikkende af uret på væggen er pludselig højere …
…Vi har alle været der.
den endeløse møde.,
Hvis du er bekymret for, hvordan møderne i din virksomhed bruges, skal du ikke bekymre dig, du er ikke alene. Ifølge en undersøgelse af 1,000 kontorarbejdere i hele Storbritannien bruger den gennemsnitlige medarbejder næsten 11 timer hver uge på at forberede og deltage i 4.4 møder, hvor 2,6 af disse møder anses for unødvendige. Denne spildte tid koster Storbritanniens virksomheder hele 191 milliarder pund om året-forestil dig, hvor meget det koster over hele verden!
Der må være en bedre måde.
i denne artikel vil vi vise dig 8 personalemødeideer, der kan sikre, at din tid altid er godt brugt!,
artikel indhold
1. Indstil en dagsorden
virker enkel, ikke?
og alligevel har vi alle været til et møde, hvor dagsordenen var helt fraværende eller i bedste fald meget løs.
en klar dagsorden, der går over præcis, hvad du vil dække, og de resultater, du gerne vil opnå, kan hjælpe med at styre dit møde i den rigtige retning og sørge for, at alles tid er godt brugt.,
Hvis du opdager, at tingene bevæger sig væk fra din dagsorden, kan du lave en note for at diskutere disse emner en anden gang, før du styrer tilbage til det, du har planlagt at diskutere.
Du behøver heller ikke bruge for meget tid på din dagsorden. Bare en punkteret tjekliste vil gøre.
og det er vigtigt at sikre, at alle er opmærksomme på det. At Project.co team meeting skabelon er perfekt til at skabe et rum, hvor alle kan holde sig ajour om kommende møder., Du kan invitere teammedlemmer, tilføje din dagsorden og endda oprette opgaver, der kan tildeles de rigtige personer og handles før eller efter mødet.
denne største synder af disse ‘dagsorden-mindre’ møder er tilbagevendende møder. De daglige eller ugentlige fangst ups. De vagt navngivne ‘salg ‘ eller’ marketing ‘ møder.
disse møder kan være af største betydning, men får du det yderste ud af dem?
selv med regelmæssige indhentningsmøder er det vigtigt at vide nøjagtigt, hvad du indhenter.,
en godt kortlagt dagsorden sendt til alle dagen før kan gøre hele forskellen. Alt hvad du skal gøre er at tænke over, hvad der er sket siden dit sidste møde og tale om det, specifikt. Dette kunne være en nylig social media kampagne du lanceret eller en roundup af nye kunder i dit salg pipeline. uanset hvad du diskuterer ,kan en dagsorden hjælpe med at holde tingene korte og på sporet.
2. Tildel en note-taker
noget, vi alle kan være skyldige i fra tid til anden, glemmer vores møder, så snart vi forlader lokalet., Vi er allerede afgrænser på mod den næste ting.
Ved at tildele en note-taker, kan du sikre dig, at dine mødereferater skrives ned og deles med teamet. På den måde har alle noget at henvise til. Noterne kan endda bruges til at minde folk om, hvad de skal gøre efter mødet.
selvfølgelig ville du forvente, at alle skriver deres egne noter-og de kan! Men det er også god praksis at have et sæt upartiske noter, der dækker alt, hvad der blev diskuteret på en faktisk måde.,
for at gøre dette skal du tildele en note-taker til at optage mødenotaterne (vi har en skabelon, der er perfekt til dette!). Dette bør være deres vigtigste rolle for mødet, så de ikke bliver distraheret og forsømmer opgaven.,
Her er et hurtigt eksempel på, noter eller minutter til et møde drøftet, at en overgang til fjernarbejde:
Overgangen til fjernarbejde
- Normal arbejdstid vil gælde
- Hvert hold får en morgen-ind-i
- Ledere til at fuldføre en end-of-day rapport, der sammenfatter dagens resultater
- Brug Slap for øjeblikkelig kommunikation
- Brug Zoom til konference opkald og møder
Dette er et meget simpelt eksempel, men det dækker det grundlæggende i, hvad noter eller referater, skal se ud.
3., Tillad’ buffertid ‘
selvom det er vigtigt at sikre, at din tid er godt brugt, er det også vigtigt at være realistisk. Du vil aldrig være i stand til at planlægge et møde helt ned til selve minut, så give mulighed for nogle ‘buffer tid’, når tingene får off track.
buffertid er præcis, hvad det lyder som. Det er en kort tid, der kan bruges som en buffer mellem opgaver, eller i dette tilfælde, møde emner.
det er sandsynligt, at begyndelsen og slutningen af dine møder vil være den mest forstyrrende, mens alle får hilsner og farvel ud af vejen., Så inklusive 5 minutter eller deromkring på hver side til chit-chat som denne kan hjælpe dig med at forudsige den tid, du skal bruge på andre dele af din dagsorden.
4. Tildel en mødeleder
at tillade buffertid er alt sammen godt og godt, men det er også vigtigt at tildele en mødeleder for at sikre, at tingene kommer tilbage på sporet hurtigt.
Når alt kommer til alt ønsker du ikke at tilbringe halvdelen af mødet med at tale om, hvad alle spiste til middag i går aftes!
Ved at tildele en mødeleder kan du sikre dig, at din dagsorden følges, og at tiden bruges effektivt.,
og dette behøver ikke at være rollen som den mest højtstående medarbejder i rummet, nogen kunne udnævnes som mødeleder.
Du kan udpege den person, der er mest involveret i emnet ved hånden, for eksempel, hvis du taler om salg, så lad et af dine salgsteammedlemmer lede mødet.
det kan også være dejligt at tage det i sving og finde ud af, hvilken person der naturligvis er bedst til førende møder.
5. Send en opfølgende e-mail
ud over at skrive ned mødereferater hjælper det også med at sende en opfølgende e-mail til dit team., Dette skulle tjene som en påmindelse om, hvad der blev diskuteret, og kan også indeholde nogle handlingspunkter for forskellige teammedlemmer.
Her er et eksempel på brug af den samme møde emne, vi har brugt ovenfor:
Som du kan se, denne e-mail hurtigt opsummeres de vigtigste punkter fra mødet, giver folk action points, og sæt en dato for det næste møde. Enkel, men effektiv!,
at sende en opfølgende e-mail som denne er en god måde at sikre, at tiden er godt brugt, fordi den sørger for, at handlingspunkterne er afsluttet forud for det næste møde.
uden en opfølgende e-mail kan du få medarbejdere til at glemme, hvad de skulle gøre, og skabe forsinkelser eller flaskehalse i det næste møde.
6. Prøv lynstop
indtil videre har vi diskuteret ideer, der kan forbedre dine aktuelle møder – men hvad med en ny måde at gøre møder sammen på?
Mød lynpropper!
Lynpropper kan hjælpe dit team med at træffe hurtigere beslutninger., Og de er faktisk ret sjove.
alle i rummet får en bunke post-it-noter og opfordres til at skrive ned så mange problemer, problemer eller blot diskussionsemner, som de kan om 4 minutter.
mødelederen skal fungere som moderator her, timing øvelsen og også sikre, at teammedlemmer ikke konfererer.
i slutningen af de fire minutter vises post-it-noterne foran alle (duplikater kan kasseres), og derefter får hvert teammedlem 3 klæbrige prikker., De kan bruge disse klæbrige prikker til at stemme om post-it bemærker, at de føler fremhæve de tre vigtigste spørgsmål eller emner.
De emner, med flest stemmer, er dem, du fokuserer på i mødet.
det er en meget forenklet version af lynpropper, og der er meget mere, du kan gøre for at gøre dette mere af en tidsbestemt og struktureret øvelse. Hvis du har tid, så tjek denne video for at lære mere:
7. Sid ikke ned!,
en anden interessant måde at få mest muligt ud af dine møder er at stå op! Ingen kan lide at stå rundt i lange perioder og så stå op møder er kendt for at være ganske produktive.
Stand up møder er så produktive i virkeligheden, at de faktisk er blevet implementeret i nogle populære projektstyringsmetoder, såsom Scrum. Plus, det giver alle en pause fra at sidde ved deres skriveborde hele dagen!
8., Test din teknologi på forhånd
flere og flere teams arbejder eksternt i disse dage, og hvis det er tilfældet for dit team, hjælper det med at give den konferenceopkaldsteknologi, du bruger, et lille testdrev tidligere på dagen.
det kan være virkelig frustrerende for alle, hvis mødet skulle starte klokken 10, men du venter stadig på, at Skype Business skal do !nloades kl 10:10!
en hurtig test af mødelinket vil tage sekunder, og hvis du opdager fejl, har du gemt alles tid ved at rette dem forud for mødet.,
det hjælper også med at bruge Google Kalender (eller enhver gratis kalenderapp) til at planlægge dine møder. Med Google Kalender, kan du sende e-mail, der indbyder til og finde ud af, hvem der er og ikke er tilgængelig for mødet:
Sidste Tanker
Her på Projektet.co vi er skøre om time management! Vi mener, at det er helt afgørende for at drive en succesfuld virksomhed.
Vi har gjort en indsats for at lave noget, som vi tror kan spare dit hold tid, når det kommer til dit næste møde., Vores’ Team Meeting ‘ – skabelon er designet til at hjælpe dig med at planlægge og forbedre de møder, du har med dit team.
Du kan invitere dit team, forberede dine noter, tilføje filer, indstille handlingspunkter og så meget mere – alt sammen inden for et privat projekt. Klik her for at prøve det gratis.
Leave a Reply