Il software ERP (Enterprise Resource Planning) è stato originariamente sviluppato per le grandi organizzazioni per gestire l’intera operazione da un’unica console software. Durante i loro primi giorni, hanno richiesto un sacco di server in loco e un sacco di personalizzazione del software individualizzato. Le implementazioni ERP di oggi, tuttavia, sono per lo più fornite come servizi cloud, il che le rende non solo accessibili ma anche attraenti per le piccole e medie imprese (PMI)., In gran parte per questo pubblico, abbiamo esaminato 10 soluzioni software di contabilità generale di livello enterprise di fornitori che sono anche in grado di estendere le loro suite di prodotti a funzionalità ERP complete.
Queste suite sono progettate in modo modulare per la maggior parte, il che significa che sei in grado di acquistare solo le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno. Le suite sono anche rivolte al mercato delle piccole e medie imprese (PMI). In genere, esaminiamo i prodotti destinati alle PMI o alle organizzazioni aziendali., Il designatore delle PMI è meno un’indicazione delle dimensioni che della complessità dell’impresa.
Per fare un investimento in software ERP utile, un’azienda dovrebbe avere bisogno di processi aziendali personalizzati, commercio multinazionale, produzione abbastanza complessa o requisiti complessi della supply chain. È qui che le PMI diventano l’indicatore migliore piuttosto che le PMI., Una PMI può ancora avere all’incirca le stesse dimensioni di una PMI di fascia alta (in genere le PMI cresceranno tra 100 e 1.000 dipendenti), ma è un’azienda con una complessità sufficiente e requisiti di fascia alta che renderanno il passaggio all’ERP un buon investimento.
Che cos’è l’ERP (Enterprise Resource Planning)?,
ERP descrive generalmente una soluzione software modulare che incorpora il lato finanziario del business e quindi aggiunge moduli di app strettamente integrati che affrontano altre aree del business, tra cui business intelligence (BI), customer Relationship management (CRM), Gestione delle risorse materiali (MRP) e gestione della supply Chain (ovvero logistica). MRP include funzionalità come la gestione delle immobilizzazioni, l’inventario Just-in-Time (JIT), i sistemi POS (point-of-sale) e la gestione dei progetti.,
In sostanza, ERP è un approccio sistemico alla gestione dell’intera impresa, non solo delle sue finanze. Integrando tutti questi moduli in un unico insieme coeso, i clienti possono ottenere nuove informazioni e creare nuovi processi che non erano possibili utilizzando strumenti separati.,
Ad esempio, la maggior parte dei sistemi ERP migliora anche la contabilità e la gestione generale aggiungendo funzionalità o capacità per migliorare uno strumento di base del libro paga in un quadro di gestione delle risorse umane (HR) più completo o per espandere la gestione dell’inventario per adattarsi più strettamente al tipo specifico di attività che il cliente
A volte più è meglio
Quando si guarda al portafoglio di sistemi informativi di gestione di un’azienda, a volte non è ovvio che un’app generica potrebbe non essere l’approccio migliore., Un buon esempio di questo è il libro paga. Il libro paga per un’organizzazione di servizi, ad esempio, incorpora il tempo e la fatturazione e, eventualmente, la gestione delle spese; è notevolmente diverso dal libro paga che dovrebbe essere utilizzato per un’organizzazione di cibo e ospitalità, che richiede che l’azienda segua i suggerimenti dei dipendenti. E questo è molto diverso dal libro paga per una società di costruzioni, che spesso richiede più tariffe per lo stesso dipendente a seconda del lavoro che stanno eseguendo (e deve anche riferire a più sindacati).,
L’inventario è un’altra area in cui la funzionalità necessaria differisce a seconda del tipo di attività. Ad esempio, l’inventario di un’azienda manifatturiera potrebbe richiedere il tracciamento dei componenti utilizzando codici a barre per identificare i contenitori delle parti e il BOMP (Bill of Materials Processing) che fornisce un elenco di tutte le parti e sottoassiemi necessari per costruire un particolare prodotto, o anche il Kitting, che consiste nell’inventariare e tracciare sottoassiemi piuttosto che parti discrete.,
Il punto è che, poiché le piattaforme ERP sono (a) modulari e (b) così ampie in termini di situazioni che affrontano e le funzionalità che forniscono, il processo di pianificazione per la scelta della soluzione ERP giusta inizia a casa, molto prima di parlare con un fornitore. È necessario avviare il processo di selezione sedendosi con i manager di prima linea di tutti i processi aziendali chiave e mappando esattamente come la vostra azienda fa business. Esattamente come fanno i vostri clienti web vanno da una transazione con carta di credito a una scatola di spedizione che arriva alla loro porta di casa?, Come vengono elaborati i pagamenti, gli ordini evasi, i magazzini gestiti, l’inventario spostato e monitorato e gli ordini di spedizione ritirati e consegnati? Come vengono utilizzate tutte queste informazioni per fornire BI in corso per l’organizzazione? Che tipo di informazioni non si ottiene che si ha realmente bisogno? L’elenco delle domande appropriate diventerà molto più profondo nel mondo reale e si estenderà ben oltre le tipiche domande IT che vengono poste prima di installare il software SMB (come i server richiesti, i costi di licenza per posto, ecc.), anche se queste domande si applicano ancora anche a ERP.,
Il motivo per cui è necessario ottenere una comprensione completa di come la vostra azienda fa business è perché i sistemi ERP non solo eseguire la gamma di funzioni di processo di business (come discusso in precedenza), ma forniscono anche diversi gradi di integrazione tra i loro vari moduli. Con il software SMB standard, è raro trovare sinergie di funzionalità dirette tra la gestione del magazzino e il framework HR, ad esempio. Ma con un sistema ERP, non solo può essere possibile, ma è anche possibile modificare tale integrazione per lavorare in modo ancora più efficace per la vostra organizzazione., Per magazzini specializzati che memorizzano inventario specializzato (come sostanze chimiche pericolose, per esempio), il sistema HR può calci automaticamente nelle sue capacità di gestione del turno per assicurarsi che, quando tali sostanze chimiche arrivano in un particolare magazzino, i membri dello staff giusti che hanno le competenze necessarie per gestire tali sostanze chimiche sono lì per ricevere e memorizzarli.
Questo è solo un esempio di una miriade di possibilità. Ciò che è possibile per la tua organizzazione dipende interamente dalle capacità della piattaforma ERP e dal modo in cui capisci come funziona davvero la tua azienda.,
Perdere un po’, guadagnare un po ‘
Nella nostra revisione iniziale delle suite software, abbiamo esaminato il lato finanziario, concentrandosi sul libro mastro generale ed esaminando l’usabilità generale, la navigazione e il flusso di lavoro. In questo ciclo, siamo tornati all’offerta di ciascun fornitore e l’abbiamo esaminata per la funzionalità ERP complessiva e la disponibilità di moduli che migliorano gli aspetti di gestione finanziaria del sistema (e lo estendono in altre aree delle operazioni aziendali).
In tal modo, abbiamo apportato alcune modifiche ai fornitori e ai prodotti coperti., Nella serie iniziale di revisioni contabili finanziarie, abbiamo incluso sia Intacct (Visita il sito a Sage Intacct) che Intuit QuickBooks Online Plus. Nessuno di questi ha una vera edizione ERP, quindi li abbiamo esclusi da questo round di recensioni.
ERP Pricing and the Cloud
ERP è stato intorno come una categoria di software dalla fine del 1990. In quel tempo, si è evoluto in un certo numero di modi importanti, in particolare che molti sono diventati cloud-enabled. Il vantaggio per i clienti qui si riduce principalmente ai costi e alla scalabilità.,
Poiché i sistemi ERP sono modulari, i sistemi ERP tradizionali spesso richiedevano più server per funzionare pienamente. Potrebbe esserci un server per il modulo finanziario, uno per il database back-end, uno per il sistema di gestione dell’inventario e così via. Ora virare su server ridondanti per l’affidabilità e l’aumento delle prestazioni e si sta presto guardando un prezzo hardware e infrastruttura che può superare il costo del software. Per commercializzare questa tecnologia in modo efficace per i clienti PMI, i fornitori utilizzano il cloud per alimentare le loro soluzioni e il modello Software-as-a-Service (SaaS) per implementarlo.,
Ciò significa che i clienti hanno pochissimi (spesso zero) costi hardware iniziali: tutti i server sono nel cloud. Ciò può comportare un’enorme riduzione del costo totale complessivo di proprietà (TCO) di una soluzione ERP. Ma, come bonus aggiuntivo, questo modello di distribuzione consente anche una scalabilità immediata e altamente conveniente. Se la tua azienda esegue un’operazione di vendita al dettaglio web, potrebbe optare per un modulo di e-commerce nella sua soluzione ERP. Ma durante la stagione delle vacanze, il traffico attraverso il sistema di e-commerce potrebbe picco., In una configurazione dell’infrastruttura tradizionale, l’azienda avrebbe bisogno di acquistare server aggiuntivi e configurarli come cluster ridondanti per gestire l’aumento del traffico. Poi, quando le vacanze sono finite, quei server sarebbero semplicemente essere spento e la società avrebbe dovuto mangiare il costo di un investimento hardware inutilizzato. Tramite il cloud, i clienti possono semplicemente far girare nuovi server nel cloud per gestire questo carico aumentato, pagare per l’uso solo durante il periodo di vacanza e quindi scioglierli una volta che le vacanze sono finite (pagando così solo per ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno).,
Un vantaggio finale del cloud è il costo delle licenze. In un modello locale, la tua azienda pagherebbe una tassa di installazione iniziale e i dollari ” X ” (di solito tra $1.000 e 5 5.000) per utente o posto. Tale licenza si estenderebbe e generalmente durerà fino a quando il software è stato notevolmente aggiornato. In un modello cloud, la tariffa di installazione iniziale non esiste o è in genere molto più piccola e i costi di licenza sono valutati a ” X ” dollari per utente al mese (in genere da $90 per utente al mese fino a $500 per utente al mese)., Per coloro che fanno con attenzione la loro matematica, questo tipo di licenza basata su abbonamento può essere significativamente più economico di un tradizionale on-premise, schema per posto.
Un’area in cui probabilmente non risparmierai denaro rispetto alla distribuzione ERP locale standard è il partner di terze parti. La maggior parte dei fornitori che abbiamo testato richiede (o almeno suggerisce fortemente) che tu acquisti e implementi il loro software utilizzando un partner a valore aggiunto di terze parti., Questa entità gestirà l’acquisto, la distribuzione iniziale e (soprattutto) la configurazione iniziale, che, per alcune di queste piattaforme, può estendersi per diversi mesi fino a un anno intero. Questo perché è il partner che fa il lavoro pratico di personalizzare queste piattaforme in modo che funzionino come devono per la tua particolare attività., Intervistano quei manager aziendali di prima linea (se non l’hai già fatto), fanno codifica personalizzata o scripting per creare connessioni middleware tra i moduli se quelli giusti non esistono fuori dalla scatola, si assicurano che le funzioni giuste siano spente o bloccate; e gestiscono la manutenzione continua, la risoluzione dei problemi e la formazione dei dipendenti. Tutto ciò costa significativi dollari aggiuntivi, che possono certamente eguagliare o addirittura superare il costo del software, a seconda di come si sta pagando per questo., Quindi, assicurarsi che (a) si ha realmente bisogno di un partner di terze parti per impostare il software, e (b) si ottiene una stima accurata di ciò che i loro servizi stanno per costare.
La lezione è chiara: fai i compiti prima di tentare di valutare qualsiasi sistema ERP. È probabile che lavorerai con un rivenditore per gestire l’adattamento tra la tua azienda e il software. Ma meglio si capisce come la vostra azienda opera e dove i potenziali colli di bottiglia e le aree problematiche in un’implementazione sarà, il più agevole il processo andrà., Più fluido è il processo, più efficace sarà l’installazione finale.
Leave a Reply